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Ein gelungenes Firmenevent planen: Alles, was Du wissen musst

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Von Ideen für Programm und Locations bis zu Tipps für die logistische Organisation, hier erfährst Du alles, was Du für die Planung eines Firmenevents brauchst.

Du bist damit betraut worden, das nächste Firmenevent zu planen und Dir schwirrt der Kopf? So viele Anforderungen möchten miteinander vereinbart werden, es gilt ein Budget zu berücksichtigen, und es sollen möglichst alle teilnehmen können und das Event in guter Erinnerung behalten. Vielleicht planst du zum ersten Mal eine Firmenfeier oder möchtest die Fehler der letzten Weihnachtsfeier nicht wiederholen.

Bei der Eventplanung gibt es vieles zu beachten, von der optimalen Terminauswahl über ein unterhaltsames Programm bis hin zu individuellen Anforderungen an das Catering. Der Aufwand und die Voraussetzungen hängen nicht zuletzt von der Größe des Unternehmens ab. Für größere Firmenevents solltest Du Dir daher ein Team zusammenstellen und Dir im Kollegenkreis Unterstützung suchen.

Natürlich kann auch bei der besten Planung einiges schief gehen: Locations sind ausgebucht oder sagen ab, das Wetter ist schlecht, zu viele Kollegen sind krank oder das Event kollidiert mit der Urlaubsplanung. Fehler und Probleme lassen sich nie vollkommen ausschließen, doch mit unseren Tipps planst Du Euer Firmenevent strukturiert und möglichst stressfrei.

Warum Firmenevents für das Teambuilding so wichtig sind

Zufriedene Mitarbeiter, die gern zur Arbeit kommen, sind effektiver und tragen mehr zum Erfolg eines Unternehmens bei. Diese Tatsache ist allgemein bekannt und schlägt sich in zahlreichen Teambuilding Angeboten nieder. Auch das Thema effektive Teamarbeit kann über die Produktivität und den Erfolg entscheiden. Reibungslose effiziente Kommunikation und funktionierendes Teamwork sind jedoch kein Selbstläufer. Nicht alle Kollegen verstehen sich gut, nicht alle Chefs werden akzeptiert oder können sich durchsetzen und ein Team leiten.

Teamevents ermöglichen es, die Kollegen in einem anderen Umfeld kennenzulernen, sie stärken das Gemeinschaftsgefühl und die Identifikation der Angestellten mit dem Unternehmen. Durch die lockere Atmosphäre treten Hierarchien in den Hintergrund, es entsteht abteilungsübergreifende Kommunikation zwischen Mitarbeitern, die vielleicht normalerweise nichts miteinander zu tun haben. Besonders hilfreich sind Events, die nicht nur das gemeinsame Essen und Feiern umfassen, sondern einen besonderen Fokus auf den Teambuilding Aspekt legen. Gemeinsame Erfolge und ein harmloser Wettbewerbscharakter können die Zusammenarbeit verbessern. Indem eine Konfliktsituation simuliert wird, können sich Mitarbeiter außerdem darin üben, Probleme zu lösen. Für Chefs dagegen ist ein solches Szenario besonders interessant, denn sie zeigen ihnen, welche Mitarbeiter über Führungsqualitäten verfügen.

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Für das Unternehmensimage können Teamevents ebenfalls förderlich sein. Werden Fotos der Weihnachtsfeier, des Sommerfestes oder der gemeinsam bestandenen Challenge auf dem Betriebsausflug auf den Social Media Kanälen und auf der Website geteilt, zeigt dies zukünftigen Mitarbeitern, dass im Unternehmen ein guter Teamgeist herrscht. Das Unternehmen kann sich als attraktiver Arbeitgeber präsentieren.

Übrigens: Nicht nur die Beziehungen der Mitarbeiter untereinander können durch ein Firmenevent verbessert werden. Auch das Vertrauen von Kunden oder die Kooperation mit Geschäftspartnern kann durch gemeinsame Aktivitäten außerhalb des normalen Arbeitsumfelds gestärkt werden. Events zeigen Wertschätzung für die eingeladenen Gäste und sorgen für einen Austausch in lockerer Atmosphäre.

Ideen für das Firmenevent: Mottos und Themen

Bevor es an die konkrete Planung des Firmenevents geht: Welche Art von Event soll es sein? Planst Du eine klassische Teamfeier in einem Restaurant oder auf der Bowlingbahn oder suchst Du nach einer ausgefalleneren Idee? Die Zeiten, in denen alle Teamevents nur aus Essen und Trinken bestanden, sind lange vorbei. Inzwischen setzen immer mehr Unternehmen auf Individualität. Das Event soll allen Beteiligten lange in Erinnerung bleiben, zum Team und zum Unternehmen passen.

Bei der Ideenfindung solltest Du die folgenden Fragen beantworten:

  • Was ist der Anlass? Wird ein besonderer Mitarbeiter geehrt, ein Firmenjubiläum gefeiert, eine Umstrukturierung bekannt gegeben, ein neues Produkt vorgestellt, ein Erfolg gefeiert oder die jährliche Firmen-Weihnachtsfeier oder das Sommerfest veranstaltet?

  • Wird es eine reine firmeninterne Veranstaltung oder werden Geschäftspartner und Kunden eingeladen?

  • Soll der Teambuilding Aspekt im Vordergrund stehen? Oder gibt es ein anderes Ziel der Firmenveranstaltung? Sollen Mitarbeiter etwas Fachliches daraus mitnehmen?

  • Was ist das Format des Events? Wird es ein Incentive, eine Konferenz oder ein Abendessen?

  • Soll es ein Motto geben? Beispielsweise eine Maskenparty, eine bestimmte Epoche (20er, 50er, 70er, 80er, 90er), bestimmte Filme (James Bond), Feiertage (Halloween, Ostern, Walpurgisnacht, Fasching) oder eine geografische Ausrichtung (Karibik, Australien, Irland, usw.).

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Im Folgenden findest Du eine Auswahl an Ideen für die wichtigsten Anlässe, für unterschiedliche Teamgrößen und Jahreszeiten.

Winter-Ideen für die betriebliche Weihnachtsfeier

Die Weihnachtsfeier ist das klassische Firmenevent. Selbst Unternehmen, die sonst wenig auf Teambuilding setzen, veranstalten im Allgemeinen einmal im Jahr eine Weihnachtsfeier. In der kalten Jahreszeit wird die Firmenveranstaltung wahrscheinlich vollständig oder zumindest zu einem großen Teil in geschlossenen Räumen stattfinden. Bei entsprechender Vorbereitung und Vorwarnung der Mitarbeiter kann jedoch auch ein Outdoor Event sehr stimmungsvoll sein.

Was würde besser zum Thema Weihnachten passen als ein Weihnachtsmarkt? Du hast zwei Möglichkeiten:

1. Ihr besucht gemeinsam einen Weihnachtsmarkt in Eurer Stadt. Wenn die herkömmlichen Märkte euch nicht besonders genug sind: in vielen Städten gibt es Märkte mit einem Thema oder besonderer Ausrichtung: Beispielsweise ein Weihnachtsmarkt mit Kunsthandwerk. Für die Firmen-Weihnachtsfeier bietet sich auch das stilvolle Ambiente eines historischen Weihnachtsmarktes vor geschichtsträchtiger Kulisse an. In Berlin beispielsweise gibt es verschiedenste Märkte zur Auswahl, etwa den skandinavischen Weihnachtsmarkt.

2. Ihr veranstaltet einen eigenen mobilen Weihnachtsmarkt. Die Anzahl an Ständen ist hierbei natürlich begrenzt, dafür habt Ihr den Markt für Euch und die Atmosphäre ist persönlicher. Eine individuelle Note erhält der Markt vor allem dann, wenn Mitarbeiter in die Vorbereitungen mit einbezogen werden, beispielsweise durch ein gemeinsames Plätzchenbacken oder Basteln vorab.

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Alternativ zum Weihnachtsmarkt bietet sich die kalte Jahreszeit für eine Vielzahl weiterer Events und Mottos an. Abhängig von der Entscheidung müssen bestimmte Locations oder Unterhaltungsprogramme zeitig gebucht werden:

  • Schiffstour: mit Blick auf die beleuchtete Stadt oder eine Lichterfahrt. Vielleicht sogar mit einem bestimmten Motto und besonderen kulinarischen Angebot an Bord.

  • Casino, beispielsweise im James Bond Motto

  • Eine Zaubershow, Theater oder Kabarett

  • Die Veranstaltung einer eigenen Quizshow, zum Thema Weihnachten oder mit unternehmensspezifischen Fragen

  • Eine Indoor-Ralley als Alternative zur Stadt-Rallye

  • Escape Game, in kleineren Teams oder aufgeteilt in Gruppen

  • Wine Tasting (für den Fall, dass keine Familien/Kinder an der Unternehmensfeier teilnehmen)

  • Der Besuch einer Karaoke-Bar

Natürlich ist auch der Besuch eines besonderen Restaurants möglich. Wenn Du in Berlin arbeitest, warst Du schon einmal im Restaurant, in dem die Kanzlerin isst? Vielleicht gibt es ein Restaurant mit einer Kochshow oder einer besonderen Küche, die den meisten Mitarbeitern unbekannt ist. Ein Dunkelrestaurant ist eine weitere ungewöhnliche Alternative.

Ideen für die Firmen-Sommerparty oder das Grill-Event

Auf dem Thermometer klettern die Temperaturen in die Höhe, die Sonne scheint und niemand möchte gern mehr Zeit als nötig drinnen verbringen. Wenn Du die Firmen-Sommerparty organisieren möchtest, gilt vor allem eins: sie sollte im Freien stattfinden. Die Details für das sommerliche Teamfest hängen vor allem von der Anzahl der Gäste und dem Budget ab, sowie davon, ob Familien mit eingeladen werden und ob alle Mitarbeiter sich sportlich betätigen möchten und können.

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Die folgenden Ideen eignen sich gut für ein Firmenevent im Sommer:

  • Soll ein Teil der Feier ein sportliches Event sein, hast Du eine große Auswahl an Möglichkeiten: beispielsweise ein Tischtennis-Tunier oder Kickertunier, Minigolf oder das angesagte Cross Golf, Bogenschießen, Beach Volleyball, Schnitzeljagd, Kanufahren, Rafting oder Quad fahren.

  • Findet das Event am Wasser statt, ist eine Möglichkeit der gemeinsame Floßbau mit anschließender Floßfahrt.

  • Alternativ und mit weniger eigenem Einsatz entspannt eine Schiffsfahrt, beispielsweise auf einer Motoryacht oder in kleinerem Rahmen auf einem gemieteten Floß.

  • Soll es vor allem um Entspannung und Urlaubsgefühl gehen, kannst Du das Event im Rahmen eines Tags am Meer planen, beispielsweise als Beachparty.

  • Familienfreundlich und in lockerer informeller Atmosphäre gibt eine Gartenparty mit Grillfest die Möglichkeit des gemeinsamen Essens und des Austauschs im Grünen.

  • Steht gerade ein sportliches Event wie die Fußball-WM an? Vielleicht lässt sich das Ereignis in das Firmenevent integrieren, beispielsweise über eine Location, die über Fernseher verfügt oder eine große Leinwand.

Soll das Sommerfest unter ein bestimmtes Motto gestellt werden, sind grundsätzlich der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Gut zum Sommer passen beispielsweise die Mottos Karibik, Wilder Westen, Mittelalter oder in entsprechenden WM- oder EM-Sommern das Motto Fußball. In diesem Blogpost findest Du weitere Ideen und Mottos für das Sommerfest.

Was tun bei schlechtem Wetter?

Abhängig davon, wo das Firmenevent geplant wird, ist es wahrscheinlich, dass es am entsprechenden Tag sonnig und warm ist. Das Wetter lässt sich jedoch nicht voraussagen und so solltest Du immer einen Alternativplan in der Schublade haben. Gibt es eine Ausweichmöglichkeit, wenn es regnet oder Gewitter angesagt ist? Es ist besser, das Event findet in kleinerem Umfang in einem Restaurant oder Club statt als dass es ganz abgesagt werden muss.

Ideen für den Betriebsausflug

Ein Betriebsausflug unabhängig von festen Anlässen oder Feiertagen ist eine gute Möglichkeit, gemeinsam mit dem Team dem Firmenalltag zu entfliehen und etwas Neues zu erleben. Die erste Entscheidung hierbei ist: Soll der Ausflug mit einer sportlichen Aktivität verbunden werden oder geht es darum, einen besonderen Ort zu entdecken?

Gerade für Unternehmen, deren Angestellten den Großteil des Tages am Schreibtisch verbinden, sind Teamevents mit körperlichen Aktivitäten häufig eine willkommene Abwechslung. Natürlich sollte auf die unterschiedlichen Fitnesslevel Rücksicht genommen werden. Für sportliche Teams bietet sich zum Beispiel ein Kletterpark an oder ein Drachenbootrennen. Sehr reizvoll kann es auch sein, eine neue Fähigkeit gemeinsam zu erlernen, beispielsweise das Bogenschießen oder Segeln. Eine gemeinsame Fahrradtour ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, sich sportlich zu betätigen und dabei miteinander ins Gespräch zu kommen.

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Ist Sport als Option nicht erwünscht oder möglich, beispielsweise wenn auf ältere Kollegen oder Mitarbeiter mit körperlichen Einschränkungen Rücksicht genommen wird, könnte ein Kochkurs oder Cocktail Kurs eine gute Alternative sein. Bei dem beliebten Teambuilding Event Floßbau können sich alle mit ihren unterschiedlichen Fähigkeiten beteiligen. Eine Stadtrallye, allgemein oder mit einem bestimmten Motto, bietet Abwechslung und ermöglicht es, die eigene Stadt mit neuen Augen zu erkunden.

Alternativ bietet sich der Besuch eines bedeutsamen Ortes an, der mit dem Unternehmen oder der Branche in Zusammenhang steht. Vielleicht gibt es in Deiner Stadt ein besonderes Museum oder eine historische Stätte. Aber natürlich ist auch ein Ausflug in einen schönen Biergarten oder eine Bootsfahrt möglich.

Firmenjubiläen und weitere Anlässe

Geht es nicht nur um lockeres Beisammensein und die Stärkung des Teams, müssen weitere Punkte berücksichtigt werden.

  • Was ist der konkrete Anlass des Events?

  • Was ist das Ziel? Geht es darum, ein Produkt bekannt zu machen, Geschäftspartnern die Wertschätzung auszudrücken, neue Kontakte zu knüpfen oder sollen im Team konkrete Ergebnisse erarbeitet werden? Sollen sich die Mitarbeiter weiterbilden?

  • Ist die Firmenveranstaltung freiwillig oder verpflichtend für die Angestellten? Findet das Event in der Arbeitszeit statt, ist es nicht ungewöhnlich, dass alle Mitarbeiter daran teilnehmen müssen.

  • Ist es ein kostenfreies Firmenevent oder werden Tickets verkauft, beispielsweise bei einer Fachkonferenz?

Die Anlässe für Firmenevents sind so vielseitig, dass sich eine fast unendliche Anzahl an Möglichkeiten ergibt. Viele Ideen lassen sich aus den Beispielen für Weihnachtsfeier und Sommerfest ableiten. Soll es etwas festlicher und eindrucksvoller zugehen, kann ein Feuerwerk ein guter Abschluss eines Events sein, beispielsweise zu einem großen Firmenjubiläum. Es könnten Gastredner eingeladen werden, die den Werdegang des Unternehmens mitverfolgt haben, oder ehemalige Geschäftsführer, die bereits im Ruhestand sind, als Ehrengast eingeladen werden.

Wichtig ist in erster Linie, dass das Programm einen Bezug zum Unternehmen hat und dem Anlass entspricht. Für offizielle Anlässe beispielsweise eignen sich sportliche Aktivitäten eher weniger, ein Programm mit festem Ablauf sorgt dafür, dass Gäste vorab wissen, was sie erwartet. Besondere Highlights motivieren zudem externe Gäste wie Kunden, Medienvertreter oder Geschäftspartner am Event teilzunehmen.

1. Budget- und Terminplanung für Dein Firmenevent

Der erste Schritt bei der Planung Deines Firmenevents ist immer die Terminfindung. Folgende Fragen solltest Du Dir stellen, um einen geeigneten Termin festzulegen:

  • Ist das Event zwangsläufig an einen bestimmten Tag geknüpft? (In den meisten Fällen wird das nicht der Fall sein.)

  • Wie sieht die Urlaubsplanung der meisten Mitarbeiter aus? Ferienzeiten solltest Du vermeiden, damit möglichst viele Gäste teilnehmen können.

  • Welche Feiertage gibt es? Rund um Feiertage nehmen viele Angestellte Brückentage oder nutzen die kurzen Wochen, um zu verreisen und dabei weniger Urlaubstage zu verbrauchen.

  • Gibt es Großereignisse am selben Termin? Das können Sportereignisse sein oder musikalische Großveranstaltungen, die möglicherweise von Mitarbeitern besucht werden.

  • Hat ein Mitarbeiter an diesem Tag Geburtstag? In größeren Unternehmen ist es nicht immer möglich diesen Punkt zu berücksichtigen, in kleinen Teams sollte jedoch darauf geachtet werden, dass es keine Überschneidungen zwischen Geburtstagen und Teamevent gibt.

Hast Du einen möglichen Termin festgelegt, überlege Dir am besten einen Ersatztermin, falls der erste Termin nicht wahrgenommen werden kann.

Der nächste Schritt ist die grobe Budgetplanung. Wie viel steht Dir zur Verfügung? Hast Du ein festes Budget vorgegeben bekommen oder bist Du freier und kannst Vorschläge machen? Denk daran, alle Kosten rund um das Event zu berücksichtigen.

Darunter fallen, je nach Anlass:

  • Location (Miete und ggf. weitere Kosten)

  • Catering (falls dies nicht in der Location inbegriffen ist)

  • Programm (Sollen Künstler auftreten oder müssen Speaker bezahlt werden?)

  • Personal (sofern nicht von der Location bereitgestellt)

  • Technik (Stellt die Location die Technik bereit oder musst Du Dich um Licht, Sound und andere Anforderungen kümmern und die passende Technik dafür mieten?)

  • Inventar & Dekoration (sofern Du nur einen Raum mietest, brauchst Du möglicherweise Tische, Stühle, Blumen- und Tischschmuck, eventuell auch Kerzenleuchter oder ähnliches)

  • Druck der Einladungen (sofern diese nicht per E-Mail verschickt werden)

  • Personalkosten für die Planung (nicht zu vergessen sind auch die internen Ressourcen, die benötigt werden, wenn Personal für die Planung oder Vorbereitung des Firmenevents freigestellt werden muss)

  • Marketingmaterial für Messen, Präsentationen oder Fachkongresse

Der Großteil der Kosten wird vom Veranstaltungsort bestimmt, eine rechtzeitige Buchung bringt Klarheit darüber, wie viel Budget hierfür benötigt wird. Du behältst die Übersicht, wenn Du einen Kostenplan erstellst, der alle möglichen Kosten beinhaltet. Dies ist auch wichtig, wenn das Event steuerlich absetzbar sein soll.

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Plane auf jeden Fall Spielraum für unvorhergesehene Kosten ein und denk daran, dass es sowohl fixe als auch variable Kosten gibt. Die Kosten für das Catering beispielsweise hängen von der Anzahl der Gäste ab, die Raummiete dagegen ist im Allgemeinen ein fixer Betrag. Manchmal sind Vorauszahlungen fällig, beispielsweise bei der Reservierung einer Location, plane dies am besten von Anfang an mit ein und stelle sicher, dass das Budget rechtzeitig zur Verfügung steht.

2. Mitarbeiter und Gäste zum Firmenevent einladen

Die erste grobe Budgetplanung steht, die tatsächlichen Kosten hängen allerdings auch von der Anzahl der Gäste ab. Um einen Überblick über die benötigte Größe der Location und das Budget pro Person zu erhalten, solltest Du so früh wie möglich klären, wer zum Event kommen kann und möchte.

Wer sollte und wer muss eingeladen werden?

Zu jedem Firmenevent sollte jeder fest angestellte Mitarbeiter eingeladen werden, das versteht sich sicherlich von selbst. Eine andere Frage ist, wie weit der Kreis der Eingeladenen ausgeweitet werden sollte? Minijobber und Aushilfen, Praktikanten, Werkstudenten und Freelancer sind nicht Vollzeit angestellt oder nur über Verträge mit dem Unternehmen verbunden, allerdings ist es für das Zusammengehörigkeitsgefühl ratsam, wirklich das komplette Team einzuladen, unabhängig von Vertrag und Arbeitsstunden pro Woche.

Letztendlich tragen alle zum Gelingen im Unternehmen bei, die Zusammenarbeit über alle Ebenen hin zu verbessern und die Identifikation mit dem Unternehmen für alle Mitarbeiter zu stärken, zahlt sich aus. Um das Firmenevent von der Steuer abzusetzen, ist es übrigens wichtig, dass alle angestellten Mitarbeiter eingeladen wurden. Frag hierzu im Zweifel einen Steuerberater.

Die nächste Frage, die sich stellt: Soll die Familie mit eingeladen werden? Die Antwort auf diese Frage kann erhebliche Auswirkungen auf das Budget haben, wenn zahlreiche Angestellte „+1“ zum Firmenfest kommen, oder sogar die Kinder dabei sind. Bei der Programmplanung müssen Kinder berücksichtigt werden. Es ist nicht unüblich, Feiern auf die Mitarbeiter zu beschränken, es kann jedoch eine nette Geste sein und das Vertrauensverhältnis verbessern, wenn auch die Familien mit einbezogen werden.

Eine ähnliche Überlegung gilt für Kunden und Geschäftspartner: Für Firmenjubiläen oder Präsentationen eines Produktes beispielsweise ist es selbstverständlich, dass die Einladungsliste nicht nur interne Gäste umfasst, für Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern etwas ist das seltener der Fall, allerdings nicht unüblich.

Wann sollten die Einladungen verschickt werden?

Um rechtzeitig eine Location buchen und das Programm zusammenstellen zu können, solltest Du frühzeitig wissen, wer zum Event kommen wird. Gerade in einer hektischen Zeit wie Dezember müssen sich Mitarbeiter den Termin freihalten. Auch wenn das Programm noch nicht bekannt ist: Verschicke vorab ein „Save the Date“ mit dem Datum. In der eigentlichen Einladung werden dann erst Ort und Programm bekannt gegeben.

Das „Save the Date“ sollte mindestens 2 bis 3 Monate vor dem Firmenevent verschickt werden. Denk daran, in der Vorab-Einladung mitzuteilen, bis wann Du eine Zusage oder Absage benötigst. Besonders bei großen Veranstaltungen sollten diese Informationen schriftlich festgehalten werden, um sicherzustellen, dass alle Gäste eingeladen wurden und einen Überblick darüber zu behalten, wer teilnehmen wird: wer hat zugesagt, wer kommt mit Partner oder Familie, sind eventuelle Allergien oder besondere Ernährungsformen zu berücksichtigen, usw.

Wie sollte die Einladung zum Firmenevent verschickt werden?

In modernen Unternehmen mit junger Belegschaft ist eine formlose Einladung per E-Mail nicht ungewöhnlich. Werden jedoch Kunden oder Geschäftspartner eingeladen oder geht es um einen besonderen feierlichen Anlass wie ein Firmenjubiläum, ist der Postweg die bessere Alternative.

Was muss in der Einladung stehen?

Im Save-the-Date sind vor allem diese Informationen wichtig:

  • Datum des Firmenevents

  • Deadline für die Zusage oder Absage

  • Sind Partner und Familie mit eingeladen?

In der tatsächlichen Einladung sind es vor allem diese Informationen:

  • Datum, Ort und Uhrzeit

  • Erinnerung daran, ob die Einladung die Familie mit einbezieht

  • Eventuellen Dresscode (Abendgarderobe, Faschings-Verkleidung. usw.) oder sinnvolle Bekleidung (beispielsweise warme Kleidung bei einem Outdoor-Event, praktische Kleidung usw.)

  • Grobes Programm

3. Location für die Firmenfeier buchen

Da die Location den Rahmen für Dein Firmenevent bildet und einen Großteil des Budgets verbrauchen wird, sollte sie sorgfältig ausgesucht werden. Bei der Auswahl solltest Du vor allem auf diese Punkte achten:

  • Erreichbarkeit (Auto und öffentliche Verkehrsmittel)

  • Kapazität

  • Ausstattung/Infrastruktur (Catering, Personal, Mobiliar, Dekoration Technik/Internet)Eventuelles Programm

  • Preis (Fixkosten für Miete und ggf. zusätzliche Kosten für Catering und Getränke)

Berücksichtige auf jeden Fall die Jahreszeit: Bietet die Location für das Sommerfest die Möglichkeit sich überwiegend im Freien aufzuhalten? Ist das Ambiente der Weihnachtsfeier angemessen?

Einige grundsätzliche Fragen grenzen die Art der Location vorab ein: Soll das Firmenevent nur aus Essen und Beisammensein bestehen, oder soll es ein Kulturprogramm geben? Falls die Mitarbeiter mit ihren Familien eingeladen werden: Sind Kinder bei der Feier dabei, die unterhalten werden möchten? Sofern die Location eine Möglichkeit zur Kinderbetreuung bietet, erspart Dir dies, ein separates Programm für die Kinder zu organisieren.

Für große Events solltest Du die Location unbedingt vorab besichtigen, um Dir einen Eindruck zu verschaffen. Beliebte Veranstaltungsorte für Firmenevents sind beispielsweise Restaurants, (Tagungs)Hotels, Theater, Schiffe oder Clubs sowie Konferenzräume. In Hotels oder Restaurants sowie Konferenzräumen gibt es meist schon die passende Infrastruktur. Außerdem bieten Hotels bei Bedarf Übernachtungsmöglichkeiten. Ein großer Pluspunkt besonders für größere Events. Geht es um sportliche Aktivitäten und außergewöhnliche Locations sind jedoch Restaurants oder Hotels nicht die beste Wahl.

Für die wichtigsten Anlässe findest Du im Folgenden beispielhaft Ideen für passende Locations.

Weihnachtsfeier Locations

Mit Weihnachten verbindet man in erster Linie eines: Gemütlichkeit. Im Spätnovember oder Dezember können die Temperaturen sinken und so finden Weihnachtsfeiern meistens in geschlossenen Räumen stattfinden. Mit einem eleganten, festlich geschmückten Restaurant oder Hotel kannst Du nichts falsch machen, aber auch Event Locations sind eine gute Wahl. Traditionell ist Bowling eine der beliebtesten Aktivitäten zur Weihnachtsfeier, wird jedoch zunehmend durch Trends wie Eisstockschießen oder Escape Games abgelöst.

Soll es etwas ruhiger zugehen, gibt es vielleicht in der Nähe eine Dinnershow (beispielsweise ein Krimidiner), ein Theater oder Kabarett, das Ihr gemeinsam zur Weihnachtsfeier besuchen könnt. Ein besonderes Highlight ist eine Schiffstour, oder Du schaust Dich nach Locations um, die den Hüttenzauber einfangen und die Gemütlichkeit einer Berghütte in die Stadt holen. Doch es muss nicht immer eine externe Location sein. Hat Euer Unternehmen mehr Platz zur Verfügung, beispielsweise einen großen Hof? Ein eigener kleiner mobiler Weihnachtsmarkt entspricht dem feierlichen Anlass und bleibt lange in Erinnerung. Natürlich dürfen Glühwein und Stände mit weihnachtlichen Leckereien nicht fehlen. In den Büroräumen könnte eine eigene Gameshow stattfinden, vielleicht auch eine weihnachtliche Tombola, deren Erlös einem guten Zweck zukommt.

Sommerparty Locations

Im Sommer verbringt man gern Zeit im Freien. Verfügt das Unternehmen über einen großen Hof oder ein Firmengelände, auf dem sich Tische, Stühle und vielleicht sogar eine Bühne aufstellen lassen? Für kleinere Teams stellt vielleicht der Chef oder einer der Mitarbeiter den eigenen Garten zur Verfügung. Für Familienfeste eignet sich auch ein Park. Bei all diesen Optionen fehlen jedoch das notwendige Equipment und Personal und muss dazu gebucht werden (Zelte, Tische, Stühle, Catering, möglicherweise sanitäre Anlagen). Der Vorteil ist, dass solche Locations auch für die jungen Gäste Beschäftigungsmöglichkeiten mitbringen. Für Kinder gibt es im Park vielleicht schon einen Spielplatz, auf dem eigenen Hof lässt sich vielleicht eine Hüpfburg aufstellen oder ein Clown oder Zauberer engagieren.

Suchst Du eine Location, die nicht nur im Freien ist, sondern sogar am Wasser liegt? Bei gutem Essen und Getränken Boote beobachten, die Atmosphäre eines Sees oder Flusses oder sogar ein Firmenevent mit Blick auf das Meer schaffen eine entspannte Atmosphäre und Urlaubsfeeling. Manchmal kannst Du eine Werft für Events mieten, alternativ kannst Du nach Restaurantschiffen oder Restaurants mit großer Terrasse am Wasser suchen. Oder das Sommerfest findet gleich auf dem Wasser statt, in Form einer Bootstour.

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Stell Dir die Frage: Soll das Firmenevent im Grünen stattfinden oder passt eine urbane Atmosphäre besser zum Anlass und Unternehmen? Ein Restaurant oder Loft mit Dachterrasse und Blick auf die Skyline oder ein Biergarten sorgen für eine lockere Atmosphäre. Soll es etwas traditioneller zugehen, sieh Dich nach historischen Kulissen um, beispielsweise einem Schloss oder einer Burg.

Locations für andere Anlässe

Es gibt eine Vielzahl anderer Anlässe für Firmenevents mit unzähligen möglichen Locations. Für offizielle Anlässe wie beispielsweise ein Investorentreffen oder eine Firmenpräsentation ist ein Konferenzraum oder ein edles Restaurant passend. Kleinere Teamevents in lockerer Atmosphäre könnten in einem Partyraum oder Club stattfinden. Abhängig von Alter und Musikgeschmack des Teams bieten vor allem Großstädte wie Berlin, Hamburg oder Frankfurt eine Vielzahl trendiger Locations.

Soll es etwas Ausgefalleneres sein? Erkundige Dich, ob die Sehenswürdigkeiten in der Nähe ein angeschlossenes Restaurant haben, das Du mieten kannst. In einem Fernsehturm mit Blick über die Stadt oder in einem Botanischen Garten umgeben von Grün rückt der Büroalltag in weite Ferne. Etwas moderner sind Locations wie ehemalige Schwimmbäder oder Industriegebäude, die zu Clubs oder Eventhallen umfunktioniert wurden.

Bedenke jedoch immer bei Deiner Wahl: Wenn Du nur einen leeren Raum für Deine Firmenveranstaltung mietest, kommen Aufwand und Kosten für die Miete von Mobiliar und die Technik sowie Catering und Personalkosten für Musik, Kellner, Barkeeper usw. dazu.

4. Event-Catering und Programm für das Firmenevent planen

Sofern Deine gebuchte Location kein Catering und Programm mitbringt, ist der nächste Schritt, für einen unvergesslichen Abend der Gäste zu sorgen. Recherchiere verschiedene Dienstleister und hole Dir Angebote ein, oder nutze Vergleichsplattformen oder Eventplaner, die Dir diese Arbeit abnehmen. Bei heycater! stellst du uns eine Anfrage und teilst uns mit, für welche Anzahl an Gästen Du Catering benötigst, an welche Art von Eventcatering Du gedacht hast und welche Essensgewohnheiten es zu berücksichtigen gilt. Anschließend erhältst Du ein unverbindliches Angebot von uns. Wir unterstützen Dich auch gern bei der gesamten Eventplanung.

Catering buchen

Grundsätzlich hast Du die Wahl zwischen drei verschiedenen Möglichkeiten:

  • Festes Menü: Alle Gäste bekommen dasselbe Essen oder haben die Wahl zwischen einer begrenzten Anzahl verschiedener Menüs. Der Nachteil: Individuelle Ernährungsformen oder Geschmäcker können nicht berücksichtigt werden.

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  • Buffet: Von einer Auswahl verschiedener Speisen sucht sich jeder Gast das passende heraus. Ein Buffet ist weniger elegant als ein Menü, dafür allerdings flexibler und vielseitiger. Ein weiterer Nachteil: Es gibt keinen klar definierten Essenszeitraum, wenn sich praktisch unbegrenzt Gäste vom Buffet bedienen können. Gibt es ein festes Programm, kann dieser Punkt zum Problem werden und den Ablauf wird schlecht planbar.

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  • Speisekarte: Der Kompromiss aus Menü und Buffet. Die Gäste wählen sich aus einer Speisekarte selbst ihr Wunschessen aus. Besonders bei kleineren Firmenevents eine gute Wahl, denn die Atmosphäre ist festlicher, der Ablauf allerdings strukturierter als bei einem Buffet. Die frische Zubereitung der Speisen kann Zeit in Anspruch nehmen, daher ist diese Option bei größeren Runden weniger zu empfehlen.

Für viele Arten von Events ist ein Buffet eine gute Wahl. Die Auswahl aus verschiedenen Speisen und Anrichtungsmöglichkeiten ist riesig und bietet für jeden Geschmack und jeden Anlass etwas Passendes. Ob klassische belegte Brötchen, elegante Petit Fours oder Flying Fingerfood, ob kaltes oder warmes Buffet, Antipasti, asiatisch inspirierte Speisen oder traditionell deutsche Küche – überleg Dir, was zum Anlass und Motto am besten passt.

Bei heycater! findest Du eine große Auswahl an Caterern, die von uns nach strengen Qualitätskriterien geprüft und aufgenommen wurden. Beispielsweise kannst Du über uns Eventcatering für Berlin, Hamburg oder München buchen.

Eventprogramm zusammenstellen

Hast Du eine Eventlocation gebucht, musst Du Dir wahrscheinlich um das Programm keine Gedanken machen, denn die Location organisiert alles für Dich und der Ablauf ist vorgegeben. Wenn Du dagegen bisher nur einen Raum und das Catering organisiert hast oder das Event sogar in euren eigenen Firmenräumen stattfindet, stellt sich die Frage, wie die Gäste den Abend über ihre Zeit verbringen sollen. Gutes Essen und interessante Gespräche können sicherlich genug Spaß bringen, vielleicht möchtest Du aber den Gästen etwas Abwechslung auf der Firmenfeier bieten.

Soll es ein Unterhaltungsprogramm geben? Als musikalische Begleitung könnte eine Liveband oder ein DJ gebucht werden. Stell Dir die Frage: Soll die Musik nur Hintergrund sein oder soll sie zum Tanzen einladen? Gute Bands und DJs sind gefragt, buche sie also rechtzeitig. Neben der Musik können weitere Künstler gebucht werden, beispielsweise Artisten, Zauberer oder Feuerspucker. Soll das Publikum mit einbezogen werden, können Spiele oder ein Quiz organisiert werden. (Moderiert ein Mitarbeiter diese Aktionen oder soll jemand externes dazu eingeladen werden?)

Für offiziellere Firmenevents gibt es sicherlich eine Rede zur Eröffnung, eventuell Präsentationen von Mitarbeitern oder externen Speakern. Sofern Du Experten einladen möchtest, solltest Du diese rechtzeitig kontaktieren und Dir ihre Zusage einholen. Wenn es ein festes Rahmenprogramm zum Event gibt, solltest Du auf jeden Fall eine Agenda erstellen, die Du der finalen Einladung beilegst, damit jeder Gast darüber informiert ist, was geplant ist.

5. Detailplanung: logistische Organisation und mehr

Sind die Location und ggf. das Programm und Catering gebucht, solltest Du Dich mit den Details beschäftigen, die für ein gelungenes Event wichtig sind. Das Wichtigste: Die An- und Abreise zum Event. Liegt die Location für alle gut erreichbar? Fahren die Mitarbeiter und Gäste individuell zum Firmenevent oder soll es eine gemeinsame Anreise geben? Hast Du externe Gäste oder Speaker eingeladen, musst Du für diese die Anfahrt organisieren, beispielsweise durch einen Mitarbeiter als Chauffeur oder ein Taxi.

Werden Unterkünfte für Gäste oder Speaker benötigt? Findet das Event in einem Hotel statt, hast Du die benötigten Zimmer sicherlich schon bei der Buchung mitberücksichtigt. Alternativ sieh dich in der Nähe der Event Location nach Übernachtungsmöglichkeiten um.

Organisierst Du eine formelle Firmenveranstaltung, vielleicht sogar eine kostenpflichtige Konferenz oder Tagung, wird Material wie Banner und eine mögliche Beschilderung benötigt, vielleicht auch Werbematerial. Gibt es eine Sitzordnung, für die Tischkarten gedruckt werden müssen? Soll die Veranstaltung beworben werden, ist auch eine Event-Website eine gute Idee. Denk außerdem daran, mit der Marketing- und PR-Abteilung die Bewerbung des Events abzustimmen (dies natürlich im besten Fall schon frühzeitig).

Steht die notwendige Technik für das Firmenevent zur Verfügung oder muss etwas bereitgestellt, erworben oder gemietet werden? Du musst eventuell den Transport der Technik an den Veranstaltungsort organisieren. Denk auch an Sicherheitsanforderungen, besonders bei großen Veranstaltungen und besprich Dich dazu am besten mit der Location.

Steht die Dekoration in der Eventlocation bereit oder müssen Blumen oder Tischschmuck zusätzlich organisiert werden? Besonders bei offiziellen Anlässen sollen sicherlich professionelle Fotos, vielleicht auch Videos aufgenommen werden. Gibt es im Unternehmen keinen Mitarbeiter mit entsprechendem Know-How, muss ein externer Fotograf gebucht werden.

Sollen die Mitarbeiter und andere Gäste kleine Geschenke erhalten? Beispielsweise Werbegeschenke mit dem Firmenlogo, einen Kino- oder Einkaufsgutschein oder Ähnliches. Sind die Familien mit eingeladen, freuen sich die Kinder über Süßigkeiten oder andere kleine Überraschungen.

6. Nachbereitung und Abrechnung

Das Firmenevent hat stattgefunden, noch sind die vielen Eindrücke gut in Erinnerung, das Team tauscht Erfahrungen aus. Haben externe Gäste am Event teilgenommen, solltest Du ihnen für ihre Teilnahme danken. Hierfür genügt in den meisten Fällen eine E-Mail, in der Du vielleicht schon das eine oder andere Erinnerungsfoto anhängst. Auch die Mitarbeiter freuen sich bestimmt über eine Auswahl der schönsten Bilder vom gemeinsamen Nachmittag oder Abend.

Jetzt ist auch der Zeitpunkt, die Gäste um Feedback zum Event bitten. Hierfür kannst Du eine einfache Online-Umfrage oder ein Formular erstellen, das Du anschließend auswertest und die Ergebnisse für die Planung des nächsten Events nutzt. Wie hat den Gästen die Location gefallen, hat das Catering alle Bedürfnisse erfüllt, kam das Programm gut an, was lief gut und was könnte verbessert werden?

Erst nach dem Firmenevent können sämtliche Kosten aufgestellt werden. Dies ist besonders wichtig, wenn das Event von der Steuer abgesetzt werden soll. Dies ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich, allerdings müssen dafür alle Mitarbeiter eingeladen werden. Außerdem gibt es bestimmte Grenzen von Kosten pro Person (oder pro Mitarbeiter + Familie). Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, sind übrigens praktisch alle Ausgaben steuerlich absetzbar, von der Miete der Location über das Catering, Geschenke für die Mitarbeiter oder mögliche Personalkosten. Hierbei werden allerdings nur die tatsächlich anwesenden Personen gerechnet, nicht die eingeladenen. Informiere Dich hierzu am besten beim Steuerberater oder besprich Dich mit der Buchhaltung, welche Informationen für die korrekte Abrechnung benötigt werden.

Brauchst Du Unterstützung bei der Planung Deines Firmenevents?

Heycater bietet Dir nicht nur eine große Auswahl der besten Caterer in Deiner Stadt. Wir unterstützen Dich auch bei der gesamten Planung für Dein Firmenevent. Ob Du die alljährliche Weihnachtsfeier planst oder ein großes Firmenjubiläum für Mitarbeiter und Kunden – von der passenden Location über ein unterhaltsames individuelles Programm bis hin zu Personal und Catering stehen Dir unsere Event-Experten zur Seite.

Mit unserer jahrelangen Erfahrung halten wir Konzeptideen für Dich bereit, die genau zum Anlass, zur Jahreszeit und Deinem Unternehmen passen. Deinen Gästen wird dieses Business Event noch lange in Erinnerung bleiben. Möchtest Du Beispiele für Events sehen, die wir bereits für unsere Kunden ausgerichtet haben? Sieh Dir die Galerie an und verschaff Dir einen Eindruck von den unterschiedlichen Themen und Anlässen, beispielsweise einen Weihnachtsmarkt oder eine Vintage Circus Party. Auch für Dein Event finden wir die passende Lösung.

Nimm jetzt Kontakt zu uns auf und die Planung des nächsten Firmenevents wird ein Kinderspiel!

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