Sommerfest organisieren: So planst du die perfekte Sommerfeier für deine Firma
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Während die Erinnerungen an die Weihnachtsfeier langsam verblassen und der Frühling nach und nach seine Fühler ausstreckt, sehnen wir uns nach lauen Sommernächten und unvergesslichen Sommerfesten. Damit auch du dich schon jetzt vorfreuen kannst und dein Firmen-Event im Sommer ein voller Erfolg wird, haben wir hier viele hilfreiche Tipps rund um die Planung und Organisation deines Sommerfestes zusammengestellt. Egal ob du auf der Suche nach einem klassischen Grill-Catering bist, eine ausgefallene Event-Location für den Sommer suchst oder noch auf der Suche nach den richtigen Ideen für deine Sommerfeier bist - Das heycater! Team ist für dich da! Neu: Mit unserem Sommerfest-Planer kannst du dir Inspiration für Mottos, Locations und Catering für deine Feier holen und dir ein Sommerfest nach deinen Wünschen zusammenstellen.

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Tipps zur Organisation deines Firmen-Sommerfestes

Phase 1: Definiere die Eckdaten für dein Sommerfest

#1 Beginne rechtzeitig mit der Planung:

Um dir den schönsten Veranstaltungsort, das beste Catering und auch deinen Wunschtermin sichern zu können, ist es wichtig, dein Sommerfest rechtzeitig zu planen. Da viele Unternehmen bereits vier Monate vor der Feier Locations und Caterer anfragen, empfiehlt es sich, ebenfalls möglichst früh mit der Planung zu beginnen. Auch bei kurzfristigen Anfragen sind unsere heycater!-Experten natürlich gerne für dich da und können dir dank ihres Überblicks über noch freie Kapazitäten und Termine schnell dabei helfen, etwas Passendes zu finden.

#2 Bestimme die Anzahl der Gäste:

Überlege dir, wer zum Sommerfest eingeladen wird: Ist das Event nur für Mitarbeiter gedacht? Darf eine Begleitung mitgebracht werden? Sollen eventuell sogar Geschäftspartner und Kunden eingeladen werden? Beachte, dass die Auswahl deiner Gäste Auswirkungen auf das Budget sowie auf die Größe der Location, das Programm und das Catering hat.

#3 Finde den richtigen Termin:

Achte dabei besonders auf Spitzenzeiten innerhalb des Unternehmens oder auf Ferienzeiten. Für viele Mitarbeiter ist es hilfreich, vorab über das Sommerfest mit einer “Save-the-Date”-E-Mail informiert zu werden. Je nach Mitarbeiterzahl kannst du auch eine Doodle-Umfrage starten, um einen geeigneten Termin zu finden. Idealerweise wählst du zusätzlich zu deinem Wunschtermin zwei bis drei Alternativtermine, bevor du deine Dienstleister anfragst. In diesem Schritt solltest du dir auch überlegen, zu welcher Uhrzeit die Firmenfeier stattfinden, wie lange das Event dauern und wie der grobe Ablauf sein soll.

#4 Lege das Budget fest:

Sobald du weißt, wie viele Personen zu deinem Firmen-Sommerfest kommen werden und wie lange es etwa dauern soll, kannst du im nächsten Schritt das Budget für deine Feier definieren. Idealerweise überlegst du hier, welcher Betrag dir pro Person zur Verfügung steht und kalkulierst entsprechend das Gesamtbudget. Kleiner Hinweis: Bis zu einer Höhe von bis zu 110 € je Arbeitnehmer bleiben Aufwendungen für Betriebsfeiern steuerfrei

Phase 2: Starte mit der Organisation deines Sommerfests

#5 Wähle ein passendes Thema:

Die Rahmenbedingungen für dein Sommerfest sind festgelegt - jetzt geht es endlich an die Organisation! Um dein Event garantiert unvergesslich zu machen, bietet es sich an, im ersten Schritt ein Thema zu wählen, das sich durch die gesamte Veranstaltung zieht. Dies kann entweder ein Motto wie beispielsweise “The Great Gatsby”, “Midsommar” oder “Beach Party” oder auch einfach eine kulinarische Art wie Grill-Catering oder Street Food inklusive Food Truck sein. Übrigens: Ab hier kümmert sich das heycater! Team gerne um die Organisation deines Sommerfestes und schlägt dir verschiedene Mottos und Themen, passende Locations und köstliche Menüs vor. Zur unverbindlichen Anfrage geht es hier >>

#6 Suche eine Location für dein Sommerfest

Die Auswahl an Locations für Firmen-Sommerfeste ist groß: Vom lichtdurchfluteten Loft mit Dachterrasse über Beach Clubs, Restaurants im Grünen bis hin zu Partyschiffen sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Wichtig ist, dass die Location all deinen Gästen Platz bietet, aber zugleich nicht zu groß ist und daher leer wirkt. Da das Sommerwetter in Deutschland leider nicht immer ganz verlässlich ist, bietet es sich zudem an, eine Schlecht-Wetter-Alternative zu bedenken. Auch hier stehen dir die erfahrenen Event-Experten von heycater! gerne zur Seite: Wir schlagen dir verschiedene Veranstaltungsorte vor, erklären dir ihre Besonderheiten und besuchen mit dir deine favorisierten Locations, damit du dir einen Eindruck der Räumlichkeiten und der Umgebung verschaffen kannst. Sollte dir die Location zusagen, reservieren wir sie gern verbindlich für dich und kümmern uns um alles Weitere.

#7 Finde das passende Catering:

Köstliches Essen und leckere Drinks sind das Highlight jedes Firmen-Sommerfests. Von Fingerfood über Marktstände bis hin zu Grill-Catering oder Food Trucks stehen dir verschiedenste Möglichkeiten offen, um deine Gäste zu begeistern. Auch hier hilft dir das heycater! Team gerne: Wir wählen aus unseren mehr als 200 Caterern die passenden für dich aus und stellen dir individuelle Menüs zusammen, die genau deinen Wünschen entsprechen und zu Motto und Location passen. Dabei berücksichtigen wir gerne alle Besonderheiten deiner Gäste und bieten gerne auch vegetarische, vegane oder glutenfreie Speisen mit an. Alle Angebote sind komplett transparent, sodass du die Preise der verschiedenen Caterer ganz leicht vergleichen kannst. Hier geht es zum Anfrageformular für Business Catering >>

#8 Kümmere dich um die Details:

Wenn die Location und das Catering feststehen, geht es im nächsten Schritt um Rahmenprogramm und Dekoration. Benötigst du einen DJ oder eine Fotobox, um deine Gäste zu unterhalten? Planst du besondere Überraschungseffekte? Welche Dekorationselemente unterstützen das Thema deiner Veranstaltung? Gibt es besondere Vorschriften seitens der Location? Hast du einen Lageplan erstellt und weißt, was wo platziert werden soll? Brauchst du technisches Equipment? Auch hier hat unser Event-Team aus seiner langjährigen Erfahrung viele Ideen und Tipps parat, die deiner Sommerfeier das besondere Etwas verleihen.

#9 Sorge für Vorfreude:

Einige Wochen vor der Veranstaltung sollten die Gäste ihre Einladungen mit allen wichtigen Informationen erhalten.

#10 Stelle sicher, dass alles wie geplant funktioniert:

Sprich dich mit dem Caterer, der Location und weiteren Dienstleistern ab und briefe alle Beteiligten rechtzeitig, sodass dein Sommerfest wie geplant abläuft. Stelle sicher, dass du alle Besonderheiten bedacht hast: Kann die Anlieferung von Catering und Dekoration reibungslos erfolgen? Zu welchen Zeiten ist welcher Dienstleister vor Ort? Gerne kannst du die gesamte Planung deines Sommerfestes und damit die Koordination aller Dienstleister natürlich auch einfach in unsere Hände legen und wir kümmern uns für dich um alles.

#11 Genieße das Sommerfest!

Geschafft! Der große Tag ist gekommen und die Sommerfeier kann beginnen. Das heycater! Team wünscht dir viel Spaß und ein gelungenes Sommerfest!

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