Wie Du das perfekte Catering für Dein Unternehmen planst

Neben den geladenen Gästen und dem Unterhaltungsprogramm besitzt das Catering bei einem Firmenevent den höchsten Stellenwert. Mit dem Anspruch, den Mitarbeitern oder den Gästen ein hervorragendes Essen in ausgezeichneter Qualität bieten zu können, erfordert die Planung einerseits ein gutes Organisationstalent und andererseits einen sehr guten Caterer. Sowohl bei der Planung als auch beim Finden des perfekten Caterers können wir von heycater! behilflich sein!

Welche Form des Caterings passt zum Event?

Für das Gelingen eines Events ist das Catering von besonders hoher Relevanz. Für viele Menschen steht und fällt eine Feierlichkeit mit dem Essen. Ist dieses kreativ, außergewöhnlich und geschmackvoll, kann über andere Dinge locker hinweggesehen werden. Deshalb ist es besonders wichtig, welche Form des Caterings zum Event passt und welche Angebote vorhanden sind.

Das Spektrum an Catering-Angeboten ist vielseitig und abwechslungsreich. Der klassische Business Lunch im Unternehmen eignet sich mehr für einen kleinen Rahmen, ebenso wie Frühstückscatering für eine Abteilung oder eine gewisse Anzahl von Mitarbeiter beziehungsweise Gästen.

Für größere Feierlichkeiten kommen Fingerfood, ein BBQ oder ein klassisches Buffet in Frage. Diese lassen sich individuell in verschiedenen Geschmacksrichtungen zusammenstellen, inklusive veganer und vegetarischer Varianten.

Wer etwas Besonderes auf die Beine stellen möchte, entscheidet sich für einen kleinen Streetfood-Markt mit kleinen Buden oder Foodtrucks mit unterschiedlichsten Essensangeboten. Etwas gehobener Natur sind Fine Dining oder Cocktailabende, die organisiert werden können.

Sollte eine Pandemie wieder einmal für Einschränkungen sorgen, sind selbst Home Office Pakete für Mitarbeiter bei verschiedenen Caterern buchbar.

Catering im Detail planen

Sind das Datum, die Location und die Cateringvariante ausgewählt, geht es in die Detailplanung des Caterings. Dazu sind folgende Aspekte von Bedeutung:

• Anzahl der Gäste: Natürlich muss das Catering für eine bestimmte Anzahl von Gästen geplant werden. Bei einem Buffet herrscht mehr Spielraum für die individuelle Größe, während es bei den festgelegten Gerichten exakte Übereinstimmungen geben muss.

• Foodart: Die Cateringform gibt schon ein wenig die Richtung vor, dennoch gibt es zahlreiche Abwandlungen. Liegt der Fokus auf regionale Gerichte oder werden thematisch passende Speisen (Weihnachten) serviert oder gibt es eine internationale Ausrichtung?

• Vegetarische & vegane Speisen: Der Anteil von Veganer und Vegetariern im Unternehmen wächst kontinuierlich, deshalb ist im Vorfeld eine Abfrage notwendig, wie viele Gerichte mit entsprechend berücksichtigten Kriterien serviert werden sollen.

• Unverträglichkeiten: Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, möglichen Unverträglichen die notwendige Aufmerksamkeit zu schenken. Der Caterer kann im Vorfeld eine entsprechende Liste teilen, in denen die Inhaltsstoffe aufgeführt sind.

• Wertigkeit und Innovation: Ob als Menü oder beim Buffet – das Catering kann einer gewissen Wertigkeit zugeordnet werden. Einfache Gerichte und Speisen sind bekannt und erfreuen sich großer Beliebtheit, während bei innovativen und kreativen Mahlzeiten etwas Überzeugung gefragt ist. Im Zusammenspiel mit dem Budget muss hier eine Entscheidung für das Event getroffen werden.

• Getränke: Die Getränke sind neben dem Essen der zweite Wohlfühlfaktor bei der kulinarischen Versorgung. Aperitif, Erfrischungsgetränke, Fruchtsäfte, Bier, Wein, Bargetränke, Kaffee – die Auswahl ist riesig und sollte passend zum Event & Motto gewählt werden werden.

• Personal: Welches Personal ist für die Umsetzung vor Ort notwendig? In der Regel kann einer Caterer das Küchenpersonal und die Servicekräfte mit organisieren, darüber hinaus sind individuelle Anforderungen notwendig. Selbst Sicherheitskräfte, Hostessen, Personal für die Garderobe, der DJ und viele mehr müssen für das Event eingeplant werden.

• Equipment: Je nach Location ist weiteres Equipment zum Gelingen des Events notwendig. Tisch und Stühle, Dekoration, Küchengeräte, Geschirr/ Besteck sowie Gläser und Tassen gehören zur Organisation.

Angebote einholen mit heycater

Sind das Budget und die Rahmenbedingungen klar, auch für welche Form des Caterings ihr euch entschieden habt, dann gilt es, passende Angebote einzuholen. Mit heycater! kannst Du in Deiner Stadt den passenden Caterer für Dein Event finden.

Dabei musst Du lediglich deine Stadt auswählen, legst die Anzahl der Personen und das Budget pro Person fest und schon liefert Dir heycater! eine riesige Auswahl an Caterern, die für Dein Event in Frage kommen.

Testessen vereinbaren

Möchtest Du vollkommen auf Nummer sicher gehen, vereinbare mit dem Caterer ein Testessen. Dies ist vielerorts möglich, um einerseits einen Einblick in die Zubereitung zu gewinnen und andererseits den Geschmack auf die Probe zu stellen. Da wir mit ausgewählten Caterern zusammenarbeiten, werden deine Erwartungen hoffentlich noch übertroffen.

Die wichtigsten Eckpunkte für die Eventplanung

Damit das Event oder das Firmencatering zu keinem Fiasko wird, sind grundsätzliche Eckdaten bereits im Vorfeld zu klären. Neben der Planung des Caterings gibt es wichtige Eckpunkte für das gesamte Event. Die Berücksichtigung folgender Aspekte helfen Dir dabei, ein unvergessliches Event und Catering auf die Beine zu stellen:

• Ziel des Events: Was wird gefeiert oder wozu soll das Catering dienen? (Weihnachtsfeier, Konferenz, Jubiläum)

• Datum: Das Festlegen eines Datums ist für die Planung unerlässlich, dennoch sollte es mindestens einen Ausweichtermin geben, falls bestimmte Komponenten nicht ineinandergreifen.

• Räumlichkeiten und Ort: Die Räumlichkeiten spielen eine zentrale Rolle in der Planung. Nur mit der richtigen Locations passend zum Ziel des Events gelingt die Umsetzung. Die Räumlichkeiten sollten am festgelegten Datum und idealerweise auch am Ausweichtermin reservierbar sein.

• Motto: Benötigt das Event ein Motto oder ein bestimmtes Thema? Bei Weihnachten ist die Ausrichtung relativ klar, aber auch Kostüm- oder Halloweenpartys finden bei Mitarbeitern großen Anklang.

• Konzept & Budget: Mit der Geschäftsführung sind das Budget und das Konzept für das Event abzuklären, damit die Rahmenbedingungen geschaffen werden können.

• Terminplanung & Aufgabenverteilung: Ist der Rahmen geschaffen, müssen die verschiedenen Aufgaben verteilt und mit den jeweiligen Termine für die Organisation festgelegt werden.

• Technik, Mobiliar & Unterhaltung: Zum Event gehören die notwendige Technik und das Mobiliar, die teilweise von der Location, aber auch von Caterern gestellt werden kann. Zudem müssen Absprachen hinsichtlich der Unterhaltung getroffen werden. (DJ, Band)

• Anreise/Abreise planen: Damit das Event gelingt, ist es vorteilhaft, schon rechtzeitig die Anreise beziehungsweise Abreise der Teilnehmer/ Gäste zu planen. Die Parkplätze und gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln ist von großer Bedeutung.

• Gäste & Einladungen: Wer soll am Event teilnehmen und wie erfolgt die Einladung der Gäste? Die klassische Mail oder förmlicher mit Einladungskarten – dahingehend muss eine Entscheidung getroffen werden.

Mit heycater Dein Catering planen

Heycater bietet Dir nicht nur eine große Auswahl der besten Caterer in Deiner Stadt. Wir unterstützen Dich auch bei der gesamten Planung für Dein Firmenevent. Ob Du die alljährliche Weihnachtsfeier planst oder ein großes Firmenjubiläum für Mitarbeiter und Kunden – von der passenden Location über ein unterhaltsames individuelles Programm bis hin zu Personal und Catering stehen Dir unsere Event-Experten zur Seite.

Mit unserer jahrelangen Erfahrung halten wir Konzeptideen für Dich bereit, die genau zum Anlass, zur Jahreszeit und Deinem Unternehmen passen. Deinen Gästen wird dieses Business Event noch lange in Erinnerung bleiben. Möchtest Du Beispiele für Events sehen, die wir bereits für unsere Kunden ausgerichtet haben? Sieh Dir die Galerie an und verschaff Dir einen Eindruck von den unterschiedlichen Themen und Anlässen, beispielsweise einen Weihnachtsmarkt oder eine Vintage Circus Party. Auch für Dein Event finden wir die passende Lösung.

Nimm jetzt Kontakt zu uns auf und die Planung des nächsten Firmenevents wird ein Kinderspiel!