Spätestens seit 2020/2021 sind Webkonferenzen und Online Meetings für viele Menschen Alltag geworden, die neue Art zu arbeiten und sich auszutauschen wird sich auch 2024 und darüber hinaus in vielen Unternehmen halten. Es ist nur eingeschränkt möglich, sich mit anderen zu treffen, um sich und andere zu schützen, lassen viele Unternehmen ihre Angestellten im Home Office arbeiten. An die Stelle von In-Person-Events und Telefonkonferenzen sind Videokonferenzen getreten. Das Internet und leistungsstarke Tools machen es möglich, sich mit jedem zu jeder Zeit auszutauschen, unabhängig vom Arbeitsort.

Zahlreiche Memes zeugen davon, dass das virtuelle Format nicht immer erfolgreich umgesetzt wird. Videocall-Marathons und virtuelle Konferenzen mit zu langen ermüdenden Sessions oder nicht funktionierender Technik sind vielen ein Graus. Online Konferenzen und Meetings sind jedoch eine große Chance und können mit der richtigen Planung und unter Beachtung einiger Tipps sehr viel Mehrwert schaffen und ebenso produktiv sein wie traditionelle Events. Wir geben Dir Tipps, wie Du erfolgreiche virtuelle Konferenzen und Meetings planen und durchführen kannst.

Was ist eine Webkonferenz?

Ein Online Meeting ist grundsätzlich nichts anderes als ein Treffen in virtueller Form, das in unterschiedlichen Konstellationen, aus unterschiedlichen Gründen und mit unterschiedlichen Teilnehmerzahlen und Dauern stattfinden kann. Von der 10-minütigen Projektbesprechung im kleinen Team über Präsentationen vor dem Kunden bis hin zu Videokonferenzen mit einer großen Anzahl an Teilnehmenden ist die Bandbreite an Einsatzmöglichkeiten sehr groß.

Was ist aber im Unterschied dazu eine Webkonferenz? Online finden sich zwei unterschiedliche Definitionen:

1. Eine Webkonferenz und ein Online Meeting sind das Gleiche, die Begriffe werden synonym verwendet. Die Teilnehmenden sind meistens über ein Projekt oder die Zugehörigkeit zu einem Unternehmen miteinander verbunden.
2. Die Betonung liegt auf dem Begriff Konferenz; wie bei einem Kongress (bzw. auf Englisch Summit) gibt es verschiedene Speaker, die Inhalte präsentieren, vielleicht werden Workshops abgehalten. Wer sich anmeldet bzw. ein Ticket kauft, kann an der Konferenz teilnehmen.

Beide Interpretationen haben ihre Berechtigung, in diesem Artikel berücksichtigen wir Faktoren, die weitgehend auf beide Varianten zutreffend sind. Der Fokus liegt jedoch auf dem Online Meeting.

Wie funktioniert eine virtuelle Konferenz?

Eine Online Konferenz benötigt in erster Linie eine Software, über die sich alle Teilnehmenden miteinander verbinden und sich gegenseitig hören und ggf. auch sehen können. Die Voraussetzungen sind daher eine leistungsfähige Internetverbindung sowie ein internetfähiges Endgerät (Desktop-Rechner, Laptop, Tablet oder Smartphone) mit Mikrofon; für eine Videokonferenz muss außerdem eine Webcam vorhanden sein. Die Teilnahme erfolgt entweder durch Login oder durch Aufruf eines Links.

Abhängig von der verwendeten Software können die Teilnehmenden sich gegenseitig sehen und hören oder erhalten nur Zugriff zu den Präsentationen der Speaker. Meistens gibt es eine Chatfunktion, über die Fragen gestellt und sich mit anderen ausgetauscht werden kann. Viele Tools bringen außerdem die Möglichkeit mit, die virtuelle Konferenz bzw. das Meeting aufzuzeichnen und zu speichern.

Vor- und Nachteile des Online Meetings

Zu Zeiten des Social Distancing sind Online Meetings in vielen Unternehmen ein unverzichtbarer Bestandteil des täglichen Arbeitslebens. Doch auch wenn Treffen in Person möglich sind, haben virtuelle Meetings ihre Berechtigung. 1:1 können sie keine Vor-Ort-Events ersetzen, denn sie bringen ihre eigenen Vorteile und Nachteile mit. Einige davon sind:

Vorteile

• Vor allem die offiziellen und größeren Online Events aller Art sparen Kosten und Ressourcen, denn es entfallen diverse Posten, beispielsweise eine mögliche Miete für Räumlichkeiten oder Reisekosten, eventuelles Servicepersonal und Equipment.
• Virtuelle Meetings ermöglichen es auch Remote Teams sich ohne größeren Aufwand zu treffen. Die Teilnahme an Webkonferenzen ist deutlich flexibler möglich und mit weniger logistischem und zeitlichem Aufwand verbunden.
• Die Kosten ändern sich kaum mit der Dauer der Konferenz, denn es gibt keine Raummiete oder Übernachtungskosten, die bezahlt werden müssen.
• Du kannst virtuelle Konferenzen deutlich kurzfristiger planen und durchführen, denn sie benötigen nicht viel Vorlaufzeit durch die Buchung von Locations oder eine Anreise, die sich die Teilnehmenden einplanen und für die sie sich Zeit freihalten müssen.

Nachteile

• Andere Teilnehmer nur über einen Bildschirm zu sehen, ist ermüdend und weniger persönlich. Der so wichtige Augenkontakt entfällt, damit ist die Interaktion eine andere. Natürlich ist es trotzdem möglich, auch Online Meetings eine persönliche Note zu geben und die nüchterne Atmosphäre einer virtuellen Konferenz aufzulockern (beispielsweise durch die Wahl eines besonderen Hintergrundes oder Spiele, die sich auch online durchführen lassen).
• Es ist inzwischen bekannt, dass die Aufmerksamkeitsspanne bei reinen Online Events deutlich kürzer ist. Das bedeutet, dass mehr Pausen eingeplant werden müssen und die Interaktion der Teilnehmer gut geplant werden möchte, um diese sowohl bei Laune als auch wach zu halten.
• Das Problem der unterschiedlichen Zeitzonen und die Schwierigkeit einen gemeinsamen Termin zu finden, kennen alle Unternehmen, die Mitarbeiter auf verschiedenen Kontinenten beschäftigen. Immerhin ermöglicht das Online Meeting es überhaupt, ein gemeinsames Event oder eine Besprechung wahrzunehmen.
• Virtuelle Konferenzen sind auf eine Vielzahl an Faktoren angewiesen, damit die Technik einwandfrei funktioniert. Vor Ort hast Du im Allgemeinen mehr Kontrolle darüber und kannst die Funktionstüchtigkeit besser testen. Bei allen Referenten und Teilnehmern der Online Konferenz müssen Hardware, Software und Internetverbindung funktionieren.

8 Tipps, damit Deine Online Konferenz ein Erfolg wird

Einschläfernde oder anstrengende virtuelle Meetings und Konferenzen kennt fast jeder, der regelmäßig an Online Treffen teilnehmen muss. Mit der richtigen Planung und unter Beachtung der Besonderheiten des virtuellen Formats muss das nicht sein. Auch online lassen sich Events durchführen, die Spaß machen, effektiv sind und den Teilnehmenden positiv in Erinnerung bleiben. Mit unseren acht Tipps bist Du gut vorbereitet und kannst schon bei der Planung die wichtigsten Punkte berücksichtigen.

1. Lege das Thema und Ziel Deiner Webkonferenz klar fest

Jedes Online Meeting und jede virtuelle Konferenz sollte aus einem bestimmten Grund stattfinden. Geht es um einfache Teamcalls, ergibt sich der Anlass meistens von selbst. Um den Fokus nicht zu verlieren, sollte es pro Termin möglichst nur ein Thema geben. Plant lieber mehrere Meetings und legt für jedes ein festes, genau umrissenes Thema sowie ein Ziel fest. Geht es um den Fortschritt in einem bestimmten Projekt, werden Ergebnisse besprochen oder Entscheidungen getroffen? Sollen die Teilnehmenden sich weiterbilden oder ihre Erfahrungen austauschen?

Für die Webkonferenz im Sinne eines Kongresses gibt es im Allgemeinen ein Oberthema, auf das sich alle Sessions und einzelnen Präsentationen oder Workshops beziehen. Nur durch einen klaren Fokus stellst Du sicher, dass Interessenten entscheiden können, ob sich die Anmeldung für sie lohnt oder nicht.

Ebenso wichtig ist es, das interne Ziel festzulegen – bei einer Konferenz, an der Kunden, Geschäftspartner oder vollkommen Unternehmensfremde teilnehmen, bieten sich beispielsweise diese Ziele an:

• Stärkung der Beziehung zu Kunden oder Geschäftspartnern
• Akquise von Neukunden
• PR-Ziele: Erhöhung der Unternehmensbekanntheit durch Presseberichte

2. Stelle eine feste Agenda für Dein virtuelles Meeting und Deine Konferenz auf

Konferenzen haben fast immer eine streng festgelegte Agenda mit einem genau durch geplanten Ablauf. Verschicke die Agenda vorher an alle Teilnehmenden und Speaker, damit diese sich vorbereiten und ihre Zeit entsprechend einplanen können, abhängig davon, welche Sessions und Themen sie interessieren oder wann sie als Speaker zur Verfügung stehen müssen.

Auch Online Meetings im kleineren Kreis profitieren erheblich davon, wenn es eine Agenda gibt sowie einen festen zeitlichen Rahmen. Lege die Punkte fest, die besprochen, geklärt oder präsentiert werden müssen und plane entsprechend Zeit ein. Potenziell strittige Themen, die von den Teilnehmenden diskutiert werden müssen, nehmen erfahrungsgemäß mehr Zeit in Anspruch als Ergebnisse, die präsentiert werden müssen, um Aufgaben zu verteilen.

Auch hier ist es sehr sinnvoll, die Agenda rechtzeitig an die Teilnehmenden zu verschicken, insbesondere dann, wenn sich einige von ihnen vorab vorbereiten müssen, beispielsweise Zahlen und Daten heraussuchen, Ergebnisse fertigstellen oder sich Gedanken über bestimmte Themen machen.

3. Bestimme die Verantwortlichen und ihre Aufgaben

In kleinen Online Meetings brauchst Du vermutlich keine Moderation, virtuelle Treffen größerer Gruppen können jedoch schnell unstrukturiert werden. Die Moderation sorgt dafür, durch die Agenda zu führen und vielleicht auch das Wort zu erteilen, damit alle Gehör finden und niemand durcheinander redet.

Ebenso sinnvoll ist es, jemanden fest zu bestimmen, der oder die Protokoll führt, die wichtigsten Ergebnisse und Entscheidungen schriftlich festhält und anschließend an alle Teilnehmenden verschickt. Natürlich werden sich auch andere Notizen machen, meistens sind diese Art Mitschriften jedoch unvollständig und beinhalten nur die Punkte, die für die jeweilige Person selbst relevant sind. Ein offizielles Protokoll verhindert, dass die subjektive Erinnerung der Teilnehmenden unterschiedliche Ergebnisse sieht sowie, dass Punkte in Vergessenheit geraten.

Für virtuelle Konferenzen im großen Kreis mit Speakern und Workshops kann gerade bei einer großen Teilnehmeranzahl sinnvoll sein, jemanden zu benennen, der oder die den Chat im Auge behält und Fragen und Anmerkungen festhält. Speaker haben im Allgemeinen nicht die notwendige Aufmerksamkeit, um einen aktiven Chat zu verfolgen.

4. Technische Voraussetzungen: entscheide Dich für ein leistungsstarkes Online Conferencing Tool

Wie oben bereits angesprochen, steht und fällt der Erfolg einer Online Konferenz mit einem funktionierenden technischen Setup. Die Hardware und die Internetverbindung sind die eine Seite, die andere Seite sind der Leistungsumfang und die Zuverlässigkeit des verwendeten Tools. Für die unternehmensinterne Kommunikation haben viele Teams bereits ein festes Tool, das eingesetzt wird (beispielsweise Skype, Google Hangout, Zoom oder Microsoft Teams), für einen größeren Rahmen lohnt ein genauerer Blick auf die Anforderungen an das Tool.

Einige Fragen, die Du Dir vorab bei der Auswahl eines Online Conferencing Tools stellen solltest:

• Ist das Tool auf eine bestimmte Teilnehmeranzahl begrenzt?
• Ist die Dauer der Sessions/Calls begrenzt?
• Sollen alle Teilnehmenden zu sehen und zu hören sein oder nicht?
• Sind Screen Sharing und Präsentationen geplant?
• Wird ein Chat benötigt?
• Soll die Konferenz aufgezeichnet werden? Wo werden die Recordings gespeichert? Lokal oder online verfügbar?
• Welche weiteren Funktionen werden benötigt?

5. Bereite die Inhalte und Abläufe der Webkonferenz gut vor.

Nachdem Du die Agenda erstellt und allen Teilnehmenden zugesendet hast, solltest Du die Abläufe, die möglichen Übergänge zwischen einzelnen Sessions/Themen und die Inhalte selbst gut vorbereiten. Wenn Du selbst etwas präsentierst oder die Moderation übernimmst, hast Du direkt Einfluss darauf, wie Du diese Inhalte gestaltest.

Denk daran, dass lange Monologe gerade in einem Online Format sehr ermüdend sind und nicht alle Teilnehmenden eine optimale Internetverbindung haben. Umso wichtiger ist es, langsam zu sprechen, nicht zu viele Inhalte auf einmal zu präsentieren und am besten visuelle Anreize zu bieten, um Informationen anschaulicher zu machen. Anstatt beispielsweise Zahlen nur vorzustellen, könntest Du Deinen Bildschirm teilen und diese Daten grafisch aufbereiten oder Dich direkt in die entsprechenden Tools einzuloggen.

Dieser Punkt ist für virtuelle Konferenzen mit externen Teilnehmenden noch wichtiger. Hochwertige Inhalte mit Mehrwert, die ansprechend präsentiert werden und konkrete Handlungsempfehlungen geben, werden positiv bewertet, und die Teilnehmenden melden sich vielleicht auch zur nächsten Konferenz wieder an.

Online Meetings mit Kunden sollten möglichst effektiv die wichtigsten Ergebnisse und Inhalt zusammenfassen und auf zu viel unnötiges Beiwerk verzichten. Small Talk ist für die zwischenmenschlichen Beziehungen auch im virtuellen Format wichtig, sollte jedoch deutlich reduziert werden, um die Aufmerksamkeit auf die wesentlichen Inhalte zu lenken.

6. Sorge für Interaktion der Teilnehmenden

Stundenlang zuhören ist sehr anstrengend, spätestens nach einer Stunde leidet die Konzentration erheblich und die Aufnahmefähigkeit sinkt rapide. Unabhängig davon, ob Teilnehmende zu Entscheidungen beitragen müssen oder in einem Workshop etwas lernen sollen, überlege Dir, wie du sie regelmäßig mit einbeziehen kannst. Vorträge und Präsentationen sollten immer wieder durch Fragen oder Mitmachmöglichkeiten unterbrochen werden.

In einem informellen Umfeld kann dies ein Spiel zum Aufwärmen und als „Ice Breaker“ bedeuten oder vielleicht ein gemeinsames Aufstehen und Dehnen, in einem formelleren Kontakt sind Umfragen eine gute Möglichkeit. Ermuntere die Teilnehmenden regelmäßig Fragen zu stellen oder stell ihnen selbst Fragen, die sie im Chat beantworten.

Manche Tools bringen die Emoji-Funktion mit, sodass während der Sessions Reaktionen gesendet werden können. Vielleicht gibt es auch eine Pause, in der dank der vorher zugesendeten Goodie Box gemeinsam Snacks gegessen oder eine Mahlzeit eingenommen werden kann. Größere Konferenzen bieten vielleicht in der Pause als Auflockerung musikalische Unterhaltung.

7. Biete auch in Online Meetings und Konferenzen etwas Besonderes und Unerwartetes

Je mehr Meetings und Konferenzen wir virtuell besuchen, umso mehr ermüden uns die immer gleichen Abläufe und Programmpunkte. Besonders wenn Du eine Online Konferenz mit externen Teilnehmenden oder einem großen Kreis an potenziellen Neukunden durchführst, solltest Du Dir überlegen, wie Du in Erinnerung bleiben kannst. Die Teilnehmenden sollen mit einem positiven Gefühl aus dem Meeting oder der Konferenz gehen und sich vielleicht sogar auf das nächste Event freuen.

Drei Ideen hierfür:

• Kannst Du ein Unterhaltungsprogramm für die Einstimmung oder die Pause organisieren?
• Vielleicht hast Du die Möglichkeit, allen Teilnehmenden vorab eine Kleinigkeit zuzuschicken, um neben dem virtuellen Erlebnis etwas „Greifbares“ zu bieten? Dies könnten Snacks oder eine kleine Mahlzeit sein (um dem Catering-Erlebnis auf einem In-Person-Event möglichst nahe zu kommen), vielleicht ein kleines Werbegeschenk oder ein hochwertiger Ausdruck des Programms oder Worksheets zu den Sessions.
• Vielleicht kannst Du die große Gruppe in kleinere Gruppen unterteilen, die in ihren eigenen virtuellen Conference Rooms im kleinen Kreis Kontakte knüpfen können (der Networking-Aspekt auf Vor-Ort-Konferenzen und -Messen ist schließlich eine der Motivationen für viele Teilnehmende).

8. Denke an die Nachbereitung des Events

Wenig verschenkt so viel Potenzial, als wenn Teilnehmende das Online Meeting oder die Webkonferenz direkt danach schon wieder vergessen haben.

Das virtuelle Projektmeeting sollte mindestens in Form eines schriftlichen Protokolls und der nächsten Schritte mit Zuständigkeiten und Deadlines an alle geschickt werden. Dies vermeidet unnötige Nachfragen und Verzögerungen oder Wiederholungen im nächsten Meeting.

Nach Ende der Online Konferenz solltest Du allen für ihre Teilnahme danken, die wichtigsten Ereignisse zusammenfassen, eventuelle Links zu Recordings teilen und Teilnehmenden eine Möglichkeit bieten, Kontakt aufzunehmen. Vielleicht gibt es auch einen nächsten Schritt – ein Ziel, das Du Dir vor dem Event gesetzt hast. Für Dienstleister könnte dies die Akquise von neuen Kunden sein (ermuntere in der Nachricht dazu, ein unverbindliches Gespräch mit dem Vertrieb zu führen), für Software-Hersteller ein Testzugang für ein Tool oder eine Demoversion. Hersteller von physischen Produkten könnten einen zeitlich begrenzten Discount als „Konferenz-Rabatt“ versenden.

Es gibt viele Möglichkeiten, in erster Linie geht es darum, den Kontakt zu den Teilnehmenden aufrechtzuerhalten und ihnen auch nach der Webkonferenz ein positives Gefühl zu geben.

Virtuelle Konferenzen & Meetings planen

Planst Du gerade eine digitale Konferenz oder ein Online Meeting in größerem Umfang und möchtest den Teilnehmenden etwas Besonderes bieten? Wenn Du Dir Unterstützung bei der Vorbereitung, der Programmauswahl und der Auswahl von Künstlern und Goodie Boxen wünschst, stehen Dir unsere Event Experten gern zur Seite. heycater! verfügt nicht nur über Erfahrung in der Planung von In-Person-Events sondern hat auch bereits zahlreiche Kunden in der Umsetzung von virtuellen Eventformaten begleitet.

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