Eine Betriebsfeier zu planen kann eine Herausforderung sein, besonders bei größeren Veranstaltungen. Es gibt viele Punkte bei der Vorbereitung zu beachten, damit es ein für alle gelungenes Event wird. Solltest Du Deine erste Betriebsfeier planen oder bereits einige Firmenveranstaltungen durchgeführt haben - es gibt immer etwas zu verbessern. Deshalb haben wir Dir die häufigsten Fehler zusammengestellt und wie Du diese vermeidest.

Konzeption & Vorbereitung

Schon bei der Konzeption der Betriebsfeier kannst Du die Weichen stellen, um spätere Probleme zu vermeiden. Wende lieber etwas mehr Zeit auf bei der Planung (oder lass Dir von EventexpertInnen dabei helfen), denn später lassen sich Fehler schwieriger ausbügeln.

Zu den Fehlern in der ersten Planungsphase gehören:

• Mangelnde Zielsetzung: Keine klare Vorstellung davon, was mit der Feier erreicht werden soll (Teamstärkung, Anerkennung, einfach Spaß?). Wichtig ist hierbei auch, ob es eine reine Betriebsfeier mit Mitarbeitenden und deren Familien wird oder ob auch Partnerfirmen oder Kunden eingeladen werden.
• Falscher Termin: Die Veranstaltung auf einen ungünstigen Tag legen (z.B. während der Ferienzeit oder eines wichtigen Projekts). Überprüfe vorher, wann viele Mitarbeitende im Urlaub sind, gleiche den Termin einmal mit den Roadmaps der wichtigsten Projekte und dem internen Geburtstagskalender der Mitarbeitenden ab.
• Unzureichendes Budget: Fehlkalkulation des Budgets, wodurch Du entweder zu viel oder zu wenig Geld für wichtige Elemente wie Essen, Unterhaltung oder Dekoration ausgibst.
• Keine Berücksichtigung der Interessen der Mitarbeitenden: Planung ohne Rücksicht auf die Vorlieben und Interessen der Mitarbeitenden, was zu geringer Teilnahme führt. Wenn Du frei in Thema und Programm bist, kann zum Beispiel eine Umfrage helfen, die Vorlieben herauszufinden.
• Unpassender Dresscode: Kein klarer oder zu strenger Dresscode, der zu Verwirrung oder Unwohlsein bei den Gästen führt. Im besten Fall gibt die Einladung Gästen einen Hinweis, welche Art von Garderobe erwartet wird oder ob es eine völlig freie Kleiderwahl gibt.

Schlechte Zeitplanung

Mit einer guten Zeitplanung steht und fällt die Atmosphäre auf der Betriebsfeier. Zu den Fehlern gehören vor allem:

• Zu straffe Zeitplanung: Ein zu volles Programm kann dazu führen, dass Gäste sich gehetzt fühlen. Ausreichend Pausen sind wichtig, um alle Programmpunkte genießen zu können. Auch für das Essen sollte genügend Zeit eingeplant werden.
• Schlechtes Timing der Programmpunkte: Wenn Reden oder Programmpunkte zu früh oder zu spät kommen und die Stimmung der Feier stören. Beachte dabei auch, dass Gäste möglicherweise nicht ganz pünktlich sind oder früher die Betriebsfeier verlassen müssen.

Die wichtigsten Punkte bei der Konzeption - so machst Du es richtig

Die Konzeption und Planung einer Betriebsfeier erfordert eine sorgfältige Vorbereitung, um sicherzustellen, dass das Event sowohl den Unternehmenszielen als auch den Erwartungen der Mitarbeitenden gerecht wird. Hier sind die wichtigsten Punkte, auf die es ankommt:

1. Ziele und Zweck der Feier definieren

Was ist der Anlass? Handelt es sich um ein Jubiläum, einen Teamerfolg, Weihnachten oder eine andere besondere Gelegenheit?

Welches sind die Ziele? Soll die Betriebsfeier die Mitarbeiterbindung stärken, ein bestimmtes Projekt feiern oder einfach als Dankeschön für das Team dienen? Ein klar definiertes Ziel erleichtert die weitere Planung.

2. Budgetplanung

Finanzieller Rahmen: Wie viel Budget steht zur Verfügung? Das Budget beeinflusst sämtliche Entscheidungen, von der Location über das Catering bis hin zur Unterhaltung.

Prioritäten setzen: Was ist wichtiger – eine außergewöhnliche Location oder hochwertiges Catering? Eventuell gibt es Sponsorings oder Kooperationen, die das Budget entlasten.

3. Teilnehmerzahl und Gästeliste

Anzahl der Gäste: Wie viele Personen sollen eingeladen werden? Nur Mitarbeitende oder auch Partner und Familienangehörige?

Zielgruppen: Gibt es unterschiedliche Gruppen, für die spezielle Aktivitäten oder Programme angeboten werden müssen? Ein Beispiel hierfür ist Unterhaltung für die jungen Gäste wie ein Zauberer oder ein Kinderschminken.

4. Datum und Uhrzeit

Geeigneter Termin: Welcher Termin passt für die meisten Mitarbeitenden? Gibt es Feiertage, Urlaubszeiten oder wichtige Unternehmensereignisse, die berücksichtigt werden müssen?

Tageszeit: Wird es ein ganztägiges Event, eine Abendveranstaltung oder eine Kombination aus beidem?

5. Logistik und Organisation

Anreise: Ist die Location gut erreichbar? Gibt es genügend Parkmöglichkeiten oder soll ein Shuttle-Service organisiert werden?

Technik: Muss eine Bühne, ein Mikrofon oder eine Soundanlage aufgebaut werden? Eventuell auch eine Lichtshow oder Präsentationstechnik?

6. Einladungen und Kommunikation

Einladung: Die Einladung sollte rechtzeitig und professionell erfolgen, um den Gästen die Möglichkeit zu geben, den Termin einzuplanen. Digitale Einladungen sind oft eine zeitsparende Alternative.

Kommunikation: Bleiben die Gäste über Programmänderungen informiert, und gibt es Ansprechpartner bei Fragen?

7. Sicherheitsaspekte

Versicherung: Ist die Veranstaltung ausreichend versichert (Haftpflicht etc.)?

Notfallplanung: Gibt es einen Plan für medizinische Notfälle?

Location

Der Veranstaltungsort für die Betriebsfeier nimmt einen großen Einfluss auf das Gelingen des Events und sollte daher sorgfältig ausgewählt werden. Vermeide diese Fehler:

• Schlechter Veranstaltungsort: Wahl eines ungeeigneten Ortes, der zu klein, zu groß oder schwer zu erreichen ist.
• Nicht ausreichende Sitzgelegenheiten: Zu wenige Sitzplätze oder ungeeignete Sitzordnungen, die die Gäste ermüden oder isolieren.
• Schlechte Logistikplanung: Probleme beim Parken oder dem Transport der Gäste zum Veranstaltungsort.

So wählst du eine passende Location für die Betriebsfeier

Achte bei der Auswahl eines Veranstaltungsorts auf diese Punkte, um späteren Problemen vorzubeugen:

Anzahl der Gäste

Der Ort muss ausreichend Platz bieten, um alle Mitarbeitenden und andere Gäste bequem unterzubringen, aber auch nicht zu groß sein, damit sich die Gäste verloren fühlen. Überlege, ob Du eine Tanzfläche, eine Bühne für Reden oder Platz für Spiele brauchst.

Erreichbarkeit und Lage

Der Ort sollte für alle Mitarbeiter gut erreichbar sein, idealerweise in der Nähe des Unternehmens oder mit guter Verkehrsanbindung. Prüfe auch, ob es ausreichend Parkmöglichkeiten gibt und ob der Ort gut mit Bus oder Bahn erreichbar ist.

Budget

Achte darauf, dass der Veranstaltungsort in Dein Budget für die Betriebsfeier passt. Beachte dabei auch versteckte Kosten wie Miete für Technik, Dekoration, Reinigung oder Sicherheitsdienste.

Übrigens: Manche Veranstaltungsorte bieten Pakete an, die Essen, Getränke, Technik oder Personal beinhalten, was Zeit und Geld sparen kann.

Art der Betriebsfeier

Soll es ein formelles oder informelles Setting sein? Eine entspannte Feier passt besser zu einem rustikalen Restaurant oder Biergarten, während eine elegante Gala einen edlen Saal oder ein Hotel erfordert.

Wenn deine Feier ein bestimmtes Thema hat, wähle einen Ort, der das unterstützt. Zum Beispiel könnte eine Sommerfeier im Freien oder eine Feier mit Weihnachtsmotto in einem stilvollen Raum mit festlicher Dekoration stattfinden.

Atmosphäre und Ambiente

Der Ort sollte die gewünschte Atmosphäre widerspiegeln. Für eine entspannte Betriebsfeier eignen sich z.B. gemütliche, ungezwungene Locations. Für formelle Anlässe ist ein eleganter, stilvoller Rahmen erforderlich.

Manche Orte haben bereits eine festgelegte Ästhetik, die nicht viel Dekoration benötigt. Andere müssen erst durch Dekoration den richtigen Stil bekommen. Kläre im Voraus, was erlaubt ist.

Verfügbarkeit

Viele beliebte Locations sind schnell ausgebucht, besonders zu Hauptzeiten wie Weihnachten oder Sommer. Daher ist es wichtig, frühzeitig zu buchen. Kläre außerdem, ob der Veranstaltungsort flexible Start- und Endzeiten bietet oder bestimmte Einschränkungen hat.

Catering-Optionen

Prüfe, ob der Veranstaltungsort ein eigenes Catering anbietet oder ob du externes Catering organisieren musst. Stelle sicher, dass der Caterer in der Lage ist, auf unterschiedliche Bedürfnisse wie vegetarische, vegane oder allergiefreie Optionen einzugehen.

Technische Ausstattung

Wenn Reden oder Präsentationen geplant sind, sollte der Veranstaltungsort über eine gute technische Ausstattung verfügen (Mikrofon, Lautsprecher, Projektoren). Gerade bei größeren Firmenfeiern können auch WLAN und ausreichend Stromanschlüsse für Laptops, Präsentationen oder Spiele wichtig sein.

Wetterabhängigkeit

Wenn du eine Outdoor-Feier planst, stelle sicher, dass es eine wetterfeste Alternative oder Überdachungen gibt. Unvorhersehbares Wetter kann den Ablauf schnell beeinträchtigen.Denke an das Klima und die Jahreszeit. Im Sommer ist ein kühler Ort oder ein Ort im Freien angenehm, während es im Winter eher warm und gemütlich sein sollte.

Referenzen und Bewertungen

Schau dir Erfahrungsberichte von anderen Veranstaltern an oder frage Bekannte und KollegInnen nach ihren Erfahrungen. So bekommst du einen Eindruck davon, wie gut der Service und die Organisation sind. Für wichtige Betriebsfeiern ist auch ein Besuch vor Ort sinnvoll.

Catering

Zu wenig Essen und Getränke oder zu wenig Abwechslung im Catering sorgen dafür, dass Gäste hungrig bleiben oder nichts Passendes finden. Zu den größten Fehlern bei der Planung des Caterings gehört es, Ernährungsgewohnheiten oder Allergien nicht zu berücksichtigen.

So planst Du das Catering richtig

Stell Dir vorab diese Fragen: Welche Art Essen passt zum Stil der Veranstaltung? In lockere Atmosphäre passen Fingerfood und alle anderen Arten von kalten und warmen Buffets, im Freien auch ein Foodtruck. Bei formellen Anlässen ist ein gesetztes Menü eine gute Wahl. Du musst außerdem festlegen, ob es Alkohol geben soll.

Kläre vorab, welcher Anteil der Speisen koscher, halal, vegan, vegetarisch, glutenfrei oder laktosefrei sein muss, damit alle Gäste etwas Passendes zu Essen und Trinken finden.

Einen ausführlichen Ratgeber findest Du in unserem Blogpost “Catering planen”.

Unterhaltungsprogramm

Damit sich die Mitarbeitenden und Gäste durch das Programm auch wirklich unterhalten und nicht gestört fühlen, solltest Du diese Fehler vermeiden:

• Zu laute oder unpassende Musik: Musik, die zu laut ist oder nicht zum Geschmack der Mehrheit passt.
• Fehlende Planung für Reden oder Danksagungen: Keine oder schlecht geplante Reden, was die emotionale Verbindung schwächen kann.
• Zu langes Programm: Wenn die Feier zu lange dauert, verlieren die Gäste das Interesse und es tritt Ermüdung ein.
• Fehlende Berücksichtigung aller Gäste: Nehmen Familien an der Betriebsfeier teil, können sich Kinder schnell langweilen, wenn es für sie kein Programm gibt.

Unterhaltungsprogramm auswählen

So planst Du ein Programm, das für alle Unterhaltung bietet:

Die Wahl des passenden Unterhaltungsprogramms für eine Betriebsfeier ist entscheidend, um die Stimmung zu heben und den Gästen ein unvergessliches Erlebnis zu bieten. Hier sind die wichtigsten Schritte, wie du das passende Unterhaltungsprogramm findest und buchst:

Ziele und Rahmen der Feier definieren

Überlege, wer die Teilnehmer sind – sind es überwiegend jüngere oder ältere Mitarbeiter? Gibt es unterschiedliche Abteilungen mit verschiedenen Interessen? Achte darauf, dass die Unterhaltung alle anspricht.

Je nach Anlass (Weihnachtsfeier, Jubiläum, Teamevent) kann die Unterhaltung variieren. Bei einer lockeren Sommerfeier passt eine andere Art von Programm als bei einem festlichen Gala-Dinner. Je nachdem, ob es eine formelle oder informelle Feier ist, passt ein Comedy-Auftritt, eine Live-Band oder ein DJ eventuell besser.

Budget festlegen

Wie viel Budget steht für das Unterhaltungsprogramm zur Verfügung? Einige Acts, wie berühmte KünstlerInnen oder aufwendige Showeinlagen, können kostspieliger sein. Plane das Unterhaltungsbudget im Verhältnis zum Gesamtbudget der Feier.

Berücksichtige zusätzliche Kosten wie Technik, Bühnenaufbau oder die Anreise der KünstlerInnen, falls sie von außerhalb kommen.

Passende Art der Unterhaltung wählen

Einige beliebte Optionen sind:

• Musik: Live-Bands, DJs oder Solokünstler sind eine beliebte Wahl. Eine Live-Band schafft eine besondere Atmosphäre, während ein DJ flexibler in der Musikauswahl sein kann.
• Comedy und Kabarett: Ein professioneller Comedian kann die Gäste unterhalten und für gute Laune sorgen. Dabei ist wichtig, den Humor dem Publikum anzupassen, damit niemand sich unwohl fühlt. Scherze, die Lasten marginalisierter Gruppen (zum Beispiel Schwarzer, behinderter oder queerer Menschen) gehen, sollten zum Beispiel tabu sein, um niemanden auszuschließen.
• Magier oder Zauberer: Magie-Shows, besonders in kleinen Gruppen oder als Tischzauberei, können ein Highlight der Veranstaltung sein.
• Teambuilding-Aktivitäten: Für eine Betriebsfeier, bei der der Teamgedanke im Vordergrund steht, eignen sich auch interaktive Programme wie Quizshows, Escape Rooms oder Teambuilding-Spiele.
• Künstlerische Acts: Artistik, Akrobatik oder Tanzvorführungen können einen Wow-Effekt erzeugen und eine spektakuläre Atmosphäre schaffen.
• Moderation: Bei größeren Veranstaltungen kann ein professioneller Moderator helfen, das Programm strukturiert durchzuführen und für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.

Recherche nach Künstlern und Dienstleistern

Es gibt verschiedene Websites und Agenturen, die spezialisierte Künstler, Musiker und Entertainer für Firmenfeiern vermitteln. Beispiele hierfür sind Plattformen oder Künstleragenturen.

Frage KollegInnen oder andere Unternehmen nach Empfehlungen. Persönliche Erfahrungen können helfen, die besten Acts zu finden. Achte auch auf Bewertungen und Referenzen der Künstler oder Dienstleister. Seriöse Künstler haben oft Videos, Fotos oder Rezensionen von früheren Auftritten, die einen guten Einblick geben.

Verfügbarkeit und Details klären

Stelle sicher, dass KünstlerIn oder Team am gewünschten Datum verfügbar sind. Je nach Beliebtheit des Acts kann es notwendig sein, frühzeitig zu buchen.

Kläre, welche technische Ausstattung benötigt wird. Einige Acts bringen ihre eigene Technik mit, andere benötigen vom Veranstalter Mikrofone, Lautsprecher, Lichttechnik oder sogar eine Bühne.

Berücksichtige den Platzbedarf der Unterhaltung. Eine Akrobatik-Show benötigt mehr Platz als ein DJ oder ein Comedian, der nur ein Mikrofon braucht.

Künstler buchen

Sobald du dich für einen Künstler entschieden hast, schließe einen schriftlichen Vertrag ab, in dem alle Details festgehalten werden: Datum, Uhrzeit, Programmdauer, Kosten, Technikanforderungen und eventuelle Sonderwünsche.

Kläre im Voraus, wie die Zahlung erfolgt – oftmals wird eine Anzahlung fällig, der Restbetrag wird nach der Veranstaltung gezahlt. Achte darauf, dass die Stornierungsbedingungen klar geregelt sind. So bist du abgesichert, falls der Künstler absagen muss oder es zu unvorhergesehenen Problemen kommt.

Programm in den Ablauf integrieren

Achte darauf, dass das Unterhaltungsprogramm in den Ablaufplan der Feier passt. Wird die Show während des Essens stattfinden oder zu einem späteren Zeitpunkt? Ein klar strukturierter Zeitplan hilft, das Event flüssig zu gestalten.

Plane Pausen oder Übergänge ein, um den Ablauf locker und unterhaltsam zu gestalten, ohne dass es zu Hektik kommt.

Innovative Ideen für interaktive Events findest Du in diesem Blogpost.

Mangelnde Nachbereitung

Diese Betriebsfeier wird sicherlich nicht die letzte sein, die in eurem Unternehmen geplant wird. Zu den häufigen Fehlern gehört es, die gewonnenen Erkenntnisse nicht für das nächste Event zu nutzen und die Feier nicht nachzubereiten. Konkret bedeutet das vor allem:

• Kein Feedback einzuholen, um Verbesserungen für zukünftige Feiern vorzunehmen.
• Fehlende Anerkennung für Helfer: Nicht das Team oder die Mitarbeitenden zu würdigen, die geholfen haben, die Feier zu organisieren. Dies kann zu Demotivation führen.
• Die Erfahrungen mit Dienstleistern und Location nicht festzuhalten: war der Veranstaltungsort passend, das Catering ausreichend, kam das Unterhaltungsprogramm gut an?

Worauf du bei der Nachbereitung achten solltest

Achte bei der Nachbereitung für eine Betriebsfeier vor allem auf diese Punkte:

• Mitarbeiterbefragung: Hole Dir Rückmeldungen von den Teilnehmenden ein, um zu erfahren, was gut angekommen ist und was verbessert werden könnte. Dies kann per Umfrage (z. B. online) oder durch persönliche Gespräche erfolgen.
• Fragen stellen: Was hat den Gästen besonders gefallen? Wie war das Catering, die Location, das Programm? Was könnte bei zukünftigen Feiern besser organisiert werden?
• Dank an die Teilnehmenden: Bedanke Dich zeitnah bei den Mitarbeitenden und Gästen für ihre Teilnahme. Dies kann per E-Mail, über das Intranet oder durch eine kleine Aufmerksamkeit (z. B. ein Fotoalbum oder ein kleines Geschenk) geschehen.
• Dank an Dienstleister: Bedanke Dich auch bei allen Dienstleistern, die zum Erfolg der Feier beigetragen haben, wie Caterer, Musiker, Technikdienstleister usw. Dies stärkt die Beziehung für zukünftige Events.
• Rechnungen überprüfen: Stelle sicher, dass alle Rechnungen von Caterern, Technikern, der Location etc. vollständig und korrekt sind.
• Budget prüfen: Vergleiche das ursprüngliche Budget mit den tatsächlichen Kosten, um zu analysieren, ob es Abweichungen gab und warum. Dies hilft, das Budget für zukünftige Feiern realistischer zu planen.
• Erfolg und Verbesserungen: Halte fest, was bei der Feier besonders erfolgreich war und wo Verbesserungsbedarf besteht. Diese Informationen sind wertvoll für die Planung zukünftiger Veranstaltungen.
• Dienstleister bewerten: Erstelle eine Liste mit bewährten Dienstleistern, auf die Du bei zukünftigen Events zurückgreifen kannst, und notiere eventuelle Probleme oder besonders gute Leistungen.
• Fotos und Videos: Teile Fotos und Videos von der Feier mit den Mitarbeitenden (z. B. über das Intranet oder einen Cloud-Ordner). Dies verstärkt die positive Erinnerung an die Feier.
• Event-Rückblick: Falls möglich, erstelle einen kurzen Rückblick auf die Feier, der besondere Momente und Höhepunkte zusammenfasst. Dies kann auch helfen, den Teamgeist zu stärken.
• Neue Kontakte vertiefen: Wenn externe Gäste oder Partner dabei waren, nutze die Nachbereitung, um Kontakt zu halten und die Zusammenarbeit zu intensivieren.
• Lessons Learned: Halte fest, was für die nächste Betriebsfeier anders oder besser gemacht werden kann. Diese Erkenntnisse können in einem Team Meeting besprochen und für zukünftige Events festgehalten werden.
• Restbestände verwalten: Falls nach der Feier Lebensmittel, Getränke oder Deko übrig sind, kläre, wie diese sinnvoll weiterverwendet oder gespendet werden können.

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