Preboarding - Die Bindung vor Arbeitsbeginn stärken

Wusstest Du, dass 30% der befragten Unternehmen Kündigungen zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag erhalten haben? Die Phase des Preboardings ist besonders wichtig, damit der Arbeitnehmer mit gutem Gefühl bei seinem neuen Arbeitgeber starten kann. Damit bei deiner Preboarding-Phase im Unternehmen nichts schief geht, haben wir ein paar Tipps zusammengestellt.

Was ist Preboarding?

Preboarding ist die erste Phase des mehrschrittigen Onboarding-Prozesses. Sie startet nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und endet nach dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. In dieser Zeit kann ein Unternehmen schon eine Bindung mit dem neuen Mitarbeitenden aufbauen, z.B. durch das Versenden eines Begrüßungspakets, das Vernetzen auf Social Media Kanälen oder das Einladen zu einem Teamevent vor Arbeitsbeginn.

Preboarding Ideen

Beispielsweise steht ein Firmenevent vor Beginn des Arbeitsverhältnisses an. Eine Möglichkeit wäre es, sie/ihn dazu einzuladen, um vorab seine/ihre neuen Kolleg:innen kennenlernen zu können. Des Weiteren sollte die Zeit vor dem Arbeitsbeginn dazu genutzt werden, alle Formalitäten zu regeln, d.h. Dokumente einzureichen und zu unterzeichnen. Dadurch kann sich am ersten Arbeitstag auf andere Dinge fokussiert werden und der Start ist für beide Seiten entspannter. 

Die Preboarding Phase endet mit der Vorbereitung des Arbeitsplatzes des Arbeitnehmers. Zudem sollten dem Mitarbeiter die Büroräumlichkeiten sowie die Kollegen vorgestellt werden. Nach diesen Schritten startet die Onboarding Phase.

Preboarding Maßnahmen

• Mitarbeiter bekommen vor dem ersten Arbeitstag ein Welcome Package

→ bspw. mit Unternehmensbroschüre, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, firmeninternen Freizeitangeboten uvm.

• Begrüßungsschreiben von der HR Abteilung/ Video von der Geschäftsführung (allgemein gültig oder individuell)

• Einladung zu Teamevents vor dem Start im UN

• Vernetzung auf den Social Media Kanälen vor Start ins UN

• Vorsprung bei den Verwaltungsaufgaben - bei notwendigen Tools anmelden lassen usw.

• Fragen beantworten, bevor sie gestellt werden müssen (Arbeitszeit, Kleiderordnung, Parken, Anfahrt, Essen, Pausen, Ansprechpartner)

• Organigramm zur Unterstützung

Preboarding Checkliste

• Mail an neuen Arbeitnehmer schicken sowie an aktuelle Arbeitnehmer

• alle Formalitäten regeln (Unterzeichnung des Arbeitsvertrags, Einreichen von Unterlagen, sind wichtige Dokumente und Informationen vorhanden (bspw. Lohnsteuerkarte, Krankenversicherung, Bankverbindung etc.)

Preboarding Phase

• Vorbereiten des Arbeitsplatzes des Arbeitnehmers

• Herzliches Willkommen im Office und Office-Tour

• Gegenseitiges Vorstellen unter den Arbeitnehmern und Arbeitgebern

→ Onboarding Prozess startet (Meet the Teams und CEO)

Was passiert nach dem Preboarding?

Nach einem erfolgreichen Preboarding startet die Phase des Onboardings. Diese dauert, je nach Unternehmen und Komplexität der Stelle, ein bis sechs Monate. Der Fokus in dieser Phase liegt auf der Einarbeitung und Integration des Mitarbeiters in das Unternehmen. Der Onboarding Prozess geht nach Ende der Phase ohne Weiteres in die Phase des Postboardings über. In dieser wird sich auf den kontinuierlichen Lernprozess im Unternehmen, der Schaffung einer Kultur sowie auf mögliche Anpassungen von Aufgabenfeldern konzentriert.

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