Change Management: Definition & Methoden

Um für die Zukunft gewappnet zu sein, sind Unternehmen stetig im Wandel. Vor allem unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten ist ein Umbruch oder eine Neustrukturierung von hoher Bedeutung. Der Schlüssel zum Erfolg ist ein erfolgreiches Change Management (Veränderungsmanagement), um den erforderlichen Prozessen eine Struktur zu verleihen und Verhaltensweisen entscheidend zu verändern. An dem Punkt der strategischen Neuausrichtung können Change-Projekte scheitern, weil die neue Unternehmenskultur nicht angenommen wird, Regeln missachtet werden oder neue Technologien nicht funktionieren. Dementsprechend groß sind die Herausforderungen und Aufgaben im Rahmen des Change Managements. Wir haben die wichtigsten Aspekte zu diesem Thema zusammengetragen, um dich bei der Neuausrichtung innerhalb deiner Firma zu unterstützen.

Change Management Definition: Was ist Change Management?

Beim Change Management, das auch als Veränderungsmanagement bezeichnet wird, bildet der Prozess zur Umsetzung von Veränderungen innerhalb eines Unternehmens die zentrale Aufgabe der Verantwortlichen. Da dieser Wandel von erheblicher Bedeutung für alle Beteiligten ist, gilt es vor allem die Mitarbeiter kompetent auf den anstehenden Wechsel vorzubereiten, sie zu begleiten und im Idealfall dafür zu begeistern.

In der Realität sieht es so aus, dass nicht alle betroffenen Mitarbeiter den Veränderungen am Arbeitsplatz offen gegenüberstehen. Diesen Umstand gilt es zu akzeptieren und mit in die Planung aufzunehmen. Entscheidend für das Gelingen der Neustrukturierung ist der offene Umgang mit Bedenken und die Möglichkeit, diese offen kommunizieren zu können. Dadurch fühlen sich Führungskräfte und Mitarbeiter nicht ausgeschlossen und nehmen die anstehende Veränderung idealerweise als Gewinn für das Unternehmen wahr.

Hilfreich in diesem Zusammenhang sind die verschiedenen Methoden, die angewandt werden können, sowie die unterschiedlichen Phasen des Change Managements. Aufgaben und Maßnahmen werden zunächst sorgfältig geplant und anschließend umgesetzt . Nach dem Abschluss einer Phase kann diese bewertet oder Erfolg gemessen werden.

Was können Ziele oder Anlässe für ein Change Management sein?

• Digitalisierung der Geschäftsprozesse: Die fortschreitende Digitalisierung hat mittlerweile fast alle Branchen erreicht. Selbst traditionell oder handwerklich ausgeprägte Unternehmen können sich der Digitalisierung nicht verschließen, um beispielsweise neue Aufträge zu erhalten oder neue Mitarbeiter für die Firma zu gewinnen. Geschäftliche Abschlüsse, die Mitarbeiterverwaltung oder die Auftragsverwaltung können weitere Gründe für die Anwendung des Change Managements sein.

• Internationalisierung: Um für die Zukunft gewappnet zu sein, müssen immer mehr Unternehmen neue Märkte erschließen und die Internationalisierung vorantreiben. Der Wandel betrifft dabei nicht nur digitale Prozesse, vielmehr müssen neue Personalstrukturen geschaffen und alte aufgebrochen werden.

• Einführung von agilem Projektmanagement: Flexibel auf Veränderungen und Anforderungen reagieren zu können, erfordert ein agiles Projektmanagement. Die Umstrukturierung von Teams und die Einführung neuer Arbeitsstrukturen sind mit erheblichen Eingriffen in den bisherigen Workflows verbunden.

• Einführung neuer IT-Systeme: Mit dem wachsenden Anspruch und neuen Herausforderungen kann die Installation neuer IT-Systeme oder von Software notwendig sein. Deren Einführung erfordert die Erweiterung des Kenntnisstandes der Mitarbeiter oder die Neueinstellung von Experten für diese Segmente.

• Nachhaltigkeit oder Corporate Social Responsibility: Nicht nur wirtschaftliche Aspekte können das Ziel von Change Management sein. Mit dem Fokus auf Nachhaltigkeit oder der Corporate Social Responsibility mit wertvollen Beiträgen zur Gesellschaft kann eine Neuausrichtung innerhalb des Unternehmens vorgenommen werden.

• Personalumbau & Kostendruck: Nicht immer sind es Ziele, die auf eine Neuausrichtung hinauslaufen. Der Personalabbau durch eine Überbesetzung oder durch die Digitalisierung kann ebenso ein Grund sein wie der wachsende Kostendruck durch den Einfluss der Inflation oder Angebote durch die Konkurrenz.

Phasen der Mitarbeiterwahrnehmung von Change Management

Die besten Pläne und Vorhaben können nicht umgesetzt werden, wenn die Mitarbeiter den Veränderungen ablehnend gegenüberstehen, da sie in der Regel ein wesentlicher Bestandteil darin sind. Ein großer Teil der Change-Projekte ist deshalb zum Scheitern verurteilt, weil die Führungskräfte und Mitarbeiter nicht ausreichend für das Vorhaben gewonnen werden konnten.

Auf dem Weg vom Ausgangspunkt bis zum Zielvorhaben durchlaufen Mitarbeiter sieben emotional unterschiedliche Phasen, wie es das Modell der Veränderungskurve nach Elisabeth Kübler-Ross beschreibt.

• Schock: In der Regel werden zunächst die Führungskräfte mit dem Vorhaben konfrontiert und im Anschluss die Mitarbeiter. Für den Menschen als „Gewohnheitstier“ sind tiefgreifende Veränderungen im Arbeitsumfeld zunächst immer mit Ablehnung verbunden. Bei den meisten von ihnen wird im ersten Moment das Verständnis für die Notwendigkeit fehlen. Die Folge ist ein Schock, der auch mit Ängsten verbunden sein kann.

• Verneinung der Situation: Insbesondere Mitarbeiter, in deren Arbeitsumfeld das Change Management massiv eingreift, werden mit Widerstand gegen die Veränderungen reagieren. Sich von seinen gewohnten Routinen lösen, neue Techniken kennenlernen und sich mit neuen Arbeitsweisen vertraut machen, fällt den Menschen grundsätzlich schwer. Die Angst vor einer Verschlechterung der eigenen Position, eventuell fehlendes Verständnis oder gar der Arbeitsplatzverlust sind Gedanken, die mit den Veränderungen einhergehen.

• Trauer: Mit dem Erkennen der Notwendigkeit und Unabwendbarkeit des Vorhabens, setzt der Prozess der Trauer ein. Der Abschied von Altbewährtem kann sehr belastend sein und auch dazu führen, dass sich Mitarbeiter gegen eine Weiterbeschäftigung entscheiden.

• Abschied: Je besser das Change Management auf die einzelnen Phasen eingeht, desto schneller kann der eigentliche Abschied einsetzen. Mit Seminaren, Weiterbildungen und Informationsveranstaltungen werden die Mitarbeiter ins Boot geholt und erkennen den Fortschritt an.

• Akzeptanz: Je mehr die Mitarbeiter sich in die neuen Aufgaben, Prozesse und Techniken einarbeiten können, sich mit den Vorteilen vertraut machen, desto wahrscheinlicher ist die Akzeptanz im folgenden Schritt. Ein permanenter Ansprechpartner, Trainer oder eine Vertrauensperson können die Akzeptanz erheblich steigern.

• Ausprobieren: Eine optimale Umsetzung des Change Managements ermöglicht den Mitarbeitern, sich selbst in den Veränderungsprozess einzubringen und diesen aktiv mitzugestalten.

• Integration: Der Change-Prozess wurde in der gewünschten Form im Unternehmen umgesetzt und im Idealfall finden sich alle in ihren Rollen wieder.

Change Management Modelle

Das Change Management lässt sich auf sehr unterschiedliche Art und Weise innerhalb eines Unternehmens umsetzen. Als Orientierung können verschiedene Modelle in Betracht gezogen werden, die mit Vor- und Nachteilen verbunden sind.

Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin

Wie lange der Nutzen von Change Management schon bekannt ist, zeigt das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin aus dem Jahr 1947. Entwickelt wurde es für die Veränderungen von gesellschaftlichen und sozialen Strukturen und Prozesse, lässt sich aber ohne Probleme auf Unternehmen übertragen. Es basiert auf der Balance zwischen den anregenden (treibenden) sowie den abgeneigten (widerstrebenden) Kräften. Die drei Phasen sehen dabei wie folgt aus:

1. Unfreeze: Die Auftauphase oder auch eine Phase des Aufbrechens soll die betroffenen Mitarbeiter von der Notwendigkeit der Maßnahmen und des Vorhabens überzeugen.

2. Change: Die Veränderungen werden eingeführt und die Mitarbeiter damit vertraut gemacht. Grundlage ist eine umfassende Kommunikation und die Integration der Mitarbeiter.

3. Refreeze: Mit Hilfe von Coachings werden die neuen Prozesse verinnerlicht und das Prozess abgeschlossen.

Ein Vorteil dieses Modells ist die klare Abgrenzung der Phasen und die Möglichkeit schon im Vorfeld die Mitarbeiter abzuholen und den gesamten Prozess zu stabilisieren gegen „innere“ Widerstände. Als ein Nachteil gilt die große Abstraktion, schließlich gibt es für die Verantwortlichen keine klaren Handlungsempfehlungen.

Das 8-Stufenmodell von John P. Kotter

Eines der bekanntesten und anschaulichsten Modelle in diesem Zusammenhang stammt von John P. Kotter. In seinem Buch “Das Pinguin Prinzip – Wie Veränderung zum Erfolg führt” ist eine Pinguin-Kolonie in Gefahr und zunächst weigert sich ein Großteil der Pinguine die Botschaft zu verinnerlichen, bis die Dringlichkeit erkannt wird und in Teams nach einem passenden Ausweg gesucht wird. Folge 8 Stufen bilden die Grundlage des Modells:

1. Ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugen: Hierbei liegt die zentrale Aufgabe darin, dass die Notwendigkeit der Veränderungen von Mitarbeitern erkannt wird. Betroffene, die am Status quo nichts auszusetzen haben, müssen im Prinzip verunsichert und für das Vorhaben gewonnen werden.

2. Eine Führungskoalition aufbauen: Für die erfolgreiche Umsetzung gilt es Autoritäten innerhalb des Unternehmens zu finden, die vor allem die Motivation für den Wandel herbeiführen. Letztendlich soll sich im Idealfall die gesamte Belegschaft für den Wandel verantwortlich fühlen.

3. Zielvorstellung (Vision) und eine Strategie für die Veränderung entwickeln: Die Zukunft muss sich klar von der Vergangenheit abheben und vor allem begeistern können und für alle einleuchtend sein.

4. Wandel kommunizieren: Die Kommunikation bildet das Grundgerüst für eine erfolgreiche Umsetzung. Um Akzeptanz werben, aufklären und Perspektiven aufzeigen und dabei stets glaubwürdig bleiben, sind grundlegend für die Kommunikation.

5. Hindernisse aus dem Weg räumen: Es gilt bereits früh mögliche Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Dabei müssen auch starke Persönlichkeiten oder Key-Player Einhalt gebieten, wenn diese nachweislich gegen die Veränderungen sind.

6. Kurzfristige Ziele & Erfolge: Mit Zwischenzielen, die von Erfolg gekrönt sind, werden Reizpunkte gesetzt. Sichtbare Leistungsverbesserungen unterstützen den gesamten Chance-Prozess.

7. Neue Ziele setzen & Veränderungen ableiten: Im nächsten Schritt gilt es weitere Ziele zu verwirklichen, Erfolge zu feiern und womöglich weitere Veränderungen, die sich aus dem Prozess heraus ergeben, davon abzuleiten.

8. Die erreichten Veränderungen in der Unternehmenskultur verankern: In der letzten Phase gilt es die Veränderungen im Unternehmen fest zu verankern und einen Rückfall in alte Arbeitsweisen und Traditionen zu verhindern.

Der Vorteil des 8-Stufenmodells liegt in seiner detaillierten Planung und Umsetzung. Von Zwischenzielen und Erfolgen lassen sich Motivation und weitere Veränderungen ableiten. Als Herausforderung gilt es die Zwischenziele zu formulieren, diese zu kontrollieren und messbar zu machen.

Das ADKAR-Modell

Das Akronym ADKAR steht für fünf unterschiedliche Ereignisse, die Mitarbeiter erreichen müssen, damit der Wandel erfolgreich vollzogen werden kann. Durch entsprechend transparente Maßnahmen werden die betroffenen Personen durch den Prozess begleitet und in das Projekt überführt.

• Awareness (Bewusstsein): Für die Mitarbeiter ist die Notwendigkeit der Veränderungen erkennbar.

• Desire (Verlangen): Der Prozess ist dahingehend fortgeschritten, dass sich die betroffenen Mitarbeiter aktiv daran beteiligen.

• Knowledge (Wissen): Die Mitarbeiter erhalten das notwendige Wissen und Know-How, um sich entscheidend zu verändern.

• Ability (Fähigkeit): Die Betroffenen verfügen über die notwendigen Fähigkeiten, um die erforderlichen Verhaltensweisen umzusetzen.

• Reinforcement (Verstärkung): Die Mitarbeiter verinnerlichen und festigen ihren Verhaltensweisen, um die Veränderungen im Unternehmen zu etablieren.

Mit dem 5-Phasen-Modell nach Krüger, dem MbO – Management by Objectives, dem Management by Delegation und dem Accelerate von John P. Kotter gibt es weitere Modelle im Change Management, die zwar unterschiedliche Ansätze bieten, aber im Kern ähnlich agieren wie die bereits vorgestellten Methoden.

Warum ist Change Management eine große Herausforderung?

Veränderungen liegen nun einmal nicht in der menschlichen Natur. Die unterschiedlichen Charaktere haben verschiedene Ansprüche und je länger Mitarbeiter in einem Unternehmen verankert sind, desto größer ist für sie der Veränderungsprozess.

• Die Komplexität von Change Management, das bei einer richtigen Umsetzung keinen Stein auf dem anderen lässt, betrifft in der Regel viele Mitarbeiter.

• Die unerwarteten Veränderungen treffen viele Mitarbeiter, die an ihre Arbeitsumgebung und Methoden gewöhnt sind.

• Der Wandel kann mit negativen Konsequenzen verbunden sein und schürt deshalb Ängste wie einen Arbeitsplatzverlust, ein höheres Stresslevel oder eine erhöhte Arbeitsbelastung.

• Oftmals erkennen Mitarbeiter nicht die Notwendigkeit der Veränderungen und wollen Altbewährtes beibehalten.

• Betroffene können nicht das Ziel erfassen, das mit dem Wandel einhergeht.

• Negative Erfahrungen mit Change Management können die aktuellen Maßnahmen erschweren.

Was kann die Umsetzung von Change Management gefährden?

Neben den Herausforderungen existieren verschiedene Faktoren, die eine erfolgreiche Umsetzung von Change Management verhindern können.

• Unzureichende Kommunikation: Die Kommunikation wird der Schlüssel für den Erfolg sein. Mitarbeiter müssen einerseits die Notwendigkeit der Veränderungen erkennen, diese mittragen und sich aktiv am Wandel beteiligen wollen.

• Ungenaue Zielvorgaben: Es muss klare, hohe, aber auch erreichbare Ziele geben. Erreichte Ziele werden als Erfolge kommuniziert und dienen der Verstärkung des Change-Prozesses. Aussagen wie „Wir müssen mehr Umsatz machen“ oder „Wir brauchen eine neue IT“ sind vollkommen unzureichend.

• Ungeklärte Zuständigkeiten: Zu jeder Zeit der Umsetzung muss für jeden Mitarbeiter klar sein, wer sein Ansprechpartner in diesem Zusammenhang ist. Führungskräfte müssen in der Lage sein, Fragen und Widerstände kompetent zu moderieren.

• Unzureichendes Projektmanagement: Die Vorgabe von Zielen, die Verteilung von Verantwortlichkeiten, die Messbarkeit von Erfolgen und Maßnahmen davon abzuleiten, liegt im Bereich des Projektmanagement, das mit einer oder mehreren Personen fachlich optimal besetzt sein muss.

• Unternehmenskultur im Auge behalten: Ein Veränderungsprozess lässt sich nicht innerhalb kürzester Zeit realisieren. Es gilt zu beobachten, inwiefern die Prozesse angenommen werden, wie Mitarbeiter reagieren, wie kommuniziert wird und wie negativen Tendenzen entgegengewirkt werden kann. Geht die Unternehmenskultur verloren, geht damit oftmals ein Mitarbeiterverlust und Imageschaden einher.

• Ressourcen nur unzureichend: Die Veränderungen erfordern Budget, Personal, Know-How und vor allem Zeit. Alles muss sorgfältig betrachtet und kalkuliert werden.

Fazit: Der Schlüssel für ein erfolgreiches Change Management ist die Mitarbeiterkommunikation. Selbst bei einer umfassenden Planung ist der Wandel zum Scheitern verurteilt, wenn die Mitarbeiter die Notwendigkeit nicht erkennen und aktiv an den Veränderungen mitwirken. Dabei müssen Führungskräfte als Vorbild agieren und im Sinne des Change-Prozesses argumentieren können.