Online Events 101: Ideen & Formate für virtuelle Veranstaltungen

Online Events als Alternative zu In-Person-Veranstaltungen: die Pandemie hat den privaten und beruflichen Alltag seit 2020 erheblich verändert. Auch in Zeiten, wo die Inzidenzen sinken und das Risiko geringer ist, ist die Planbarkeit in die Zukunft nur bedingt gegeben. Unternehmen und Veranstalter müssen umdenken und risikoärmere Alternativen für Messen, Teambuilding und andere Events finden, die unabhängig von Pandemiewellen und aktuellen Bestimmungen funktionieren.

Virtuelle Events sind mehr denn je im Trend und werden weiteren Aufschwung erhalten, davon sind wir überzeugt. Grund genug, das Thema Online Events einmal genauer zu beleuchten und Dir Tipps zu geben, welche Veranstaltungen virtuell durchgeführt werden können, welche Formate es gibt und wie ein solches Online Event geplant wird.

Was ist ein virtuelles Event?

Virtuelle Events finden nicht vor Ort und in Person statt, sondern digital, mit Hilfe eines Computers und des Internets sowie einer passenden Software, die es möglich macht, dass sich Teilnehmer dazu schalten, sich ggf. sehen und unterhalten können, dass sie präsentieren und ihren Bildschirm teilen können. Die Teilnahme an Online Events erfolgt von zu Hause oder dem Büro aus. Neben den rein virtuellen Events gibt es sogenannte Hybrid-Events, die sowohl eine digitale als auch eine In-Person Komponente haben.

Was sind die Vor- und Nachteile von Online Events?

2020 war das Jahr, in dem sich viele Unternehmen an virtuelle Events gewöhnen mussten, 2021 und 2022 sind sie Alltag geworden. Die digitale Branche setzt schon seit Jahren auf Video-Teamcalls, auf Virtual Summits und Webinare als Alternative zu Vor-Ort-Veranstaltungen. In Zeiten der Pandemie sind Online Events unsere einzige Möglichkeit, doch auch darüber hinaus stellen sie eine gute Ergänzung oder Alternative dar. Ein Blick auf die Vor- und Nachteile hilft bei der Entscheidung für oder gegen ein virtuelles Event.

Vorteile

• Größere Reichweite: Da für Online Events keine Anreise notwendig ist, gibt es potenziell eine deutlich größere Anzahl möglicher Teilnehmer – es wird nur ein Internetzugang und ein internetfähiges Endgerät benötigt. Besonders für englischsprachige Events ist die Zielgruppe praktisch die gesamte Welt.

• Kostensparend für Veranstalter: Für Events, die virtuell stattfinden, muss keine Location gebucht werden, Speaker benötigen keine Anreise und keine Übernachtungsmöglichkeit. Auch das Personal vor Ort für Catering, Getränkeausschank o.ä. entfällt.

• Kostensparend für Gäste: Digitale Events sind auch für Teilnehmende eine günstige Alternative, denn es müssen weder Flüge oder Zugfahrkarten noch Hotelzimmer gebucht werden. Dies spart außerdem Zeit. Zudem sind die Kosten für virtuelle Events meist günstiger dank geringerer Fixkosten für Veranstalter.

• Weniger Beschränkungen: Abhängig vom Format des Events und der verwendeten Software gibt es für die Anzahl an Gästen keine oder zumindest weniger Beschränkungen. Das Gleiche gilt für die Faktoren Zeit und Raum. Es muss nicht berücksichtigt werden, wann Locations gebucht werden können.

• Individualisierbar: Dank unterschiedlicher Hintergründe in Tools wie Zoom lässt sich die passende Atmosphäre schaffen.

• Flexibler: Locations müssen häufig lange im Voraus gebucht werden. Bei virtuellen Events entfällt dieser Punkt. Gäste sollten ihr Save-the-Date zwar frühzeitig erhalten, um sich die entsprechende Zeit im Kalender blocken zu können, dies genügt jedoch für größere Veranstaltungen im Allgemeinen 2-3 Monate vorher, kürzere Events von wenigen Stunden können auch kurzfristiger durchgeführt werden. Dies gilt vor allem für Events, an denen keine externen Gäste teilnehmen. Auch Webinare oder andere Veranstaltungen, die aufgezeichnet werden, können flexibel geplant und durchgeführt werden.

• Skalierbar und optimierbar: Dank ihrer Flexibilität können Online Events kurzfristiger umgesetzt werden und sind zudem besser skalierbar. Ob 100 oder 1000 Tickets für die virtuelle Konferenz verkauft werden, macht keinen großen Unterschied. Nach dem Event kann ausgewertet werden, welche Themen und Sessions besonders beliebt waren, um das nächste Event darauf hin zu optimieren.

• Ressourcenschonend und nachhaltig: Dank der fehlenden Anreise sparen Online Events Ressourcen, besonders wenn Gäste anderenfalls per Flugzeug angereist wären. Daneben gibt es weitere Möglichkeiten, virtuelle Events möglichst nachhaltig zu gestalten – angefangen beim grünen Strom bis hin zu den Bio-Snacks im Care Paket.

• Sicherheit in Pandemie-Zeiten: Auch wenn die Zahlen und das Risiko wieder steigen: Online Events sind vollkommen frei von Ansteckungsgefahr!

Nachteile

• Das haptische Erlebnis fehlt. Bei einer Konferenz neue Beziehungen knüpfen zu den Teilnehmenden auf den Nachbarplätzen. Am Buffet ungezwungen ins Gespräch kommen. Eine beeindruckende Location kennenlernen. Das eindrucksvolle Buffet genießen. Als Team gemeinsam an einem Tisch sitzen. Alle diese Erlebnisse haben eine haptische Komponente, die in virtueller Form schwer zu reproduzieren ist. Mit Hilfe von Goodie-Boxen beispielsweise kann dieser Faktor berücksichtigt werden, aber wir müssen realistisch sein: es ist nicht dasselbe.

• Digitale Interaktion wirkt steriler und unpersönlicher. Die Monate voller Videocalls in kleineren und größeren Gruppen haben es gezeigt: auch wenn wir uns auf dem Bildschirm sehen, das Video ersetzt nicht die persönliche Begegnung in der Offline-Welt. Dem Gegenüber in die Augen zu sehen, ist beispielsweise in virtueller Form nicht möglich. Doch wie wir auch gelernt haben: auch wenn das Gegenüber eine Maske trägt, kann ich ein Lächeln an den Augen erkennen. Genauso kann ich auch in virtueller Form Persönlichkeit und Nähe herstellen. Es ist nur eine Frage der Gewöhnung und der neuen Kommunikation.

• Weniger spontane, teamübergreifende Begegnungen: Am Kaffeeautomat, Wasserspender oder Buffet entstehen häufig die besten ungeplanten neuen Bekanntschaften. Um dies in virtuellen Events zu erreichen, müssen Interaktionen gezielt initiiert werden, beispielsweise indem der große Chat in kleinere Gruppen aufgeteilt wird (sofern das Tool diese Funktion mitbringt).

• Nicht für jede Zielgruppe geeignet. Abhängig von Deiner Zielgruppe und deren Merkmalen ist die Onlinewelt deren zweites Zuhause oder „Neuland“. Wie wohl fühlt sich Deine Zielgruppe im digitalen Raum?

Die Vorteile überwiegen klar bei der Abwägung für oder gegen virtuelle Events. Während Lockdowns und Social Distancing blieb uns keine andere Möglichkeit, um mit dem Team, mit Kunden, Geschäftspartnern oder anderen Interessierten aus der Branche Erlebnisse zu planen. Seit Veranstaltungen In-Person wieder möglich sind, darf abgewogen werden, welches Format das geeignete ist.

Welche Arten von Events können online stattfinden?

Dank Kreativität und moderner Technik sowie neuen Dienstleistern und Tools kann fast jede Art von Veranstaltung in den digitalen Raum verlegt werden. Der Aufwand und die Machbarkeit unterscheiden sich jedoch. Die wichtigsten Formate von Online-Events sind:

Online-Meetings

Die einfachste Art des digitalen Events ist das Meeting. Mit Mitarbeitern im Home Office und Remote Teams sind Videocalls in vielen Unternehmen schon Standard. Wenn Du Meetings zu etwas Besonderem machen möchtest, ist ein Care Package, das jedem Teilnehmenden zugeschickt wird, vielleicht eine gute Idee.

Virtuelle Teambuilding Events

Teambuilding setzt auf das gemeinsame Erlebnis. Darauf, im Team Aufgaben zu bewältigen, sich miteinander zu messen oder einander in lockerer Atmosphäre von der privaten Seite kennenzulernen. Dies kann, aber muss nicht in Person passieren. Dank virtuellen Erlebnissen wie virtuellem Wine Tasting, Online Karaoke oder digitalen Escape Rooms gibt es viele Möglichkeiten für Online Teamevents.

Digitale Workshops & Schulungen

Online-Workshops, Webinare und Schulungen sind schon seit Jahren eine Alternative zu In-Person Angeboten. Die Flexibilität, was Ort und Zeit betrifft, machen dieses Format so beliebt. Ganztägige Schulungen und kostenpflichtige Workshops werden mit Goodies oder einem Care Paket zu einem besonderen Erlebnis, das lange in Erinnerung bleibt.

Online-Konferenzen

In der Digitalbranche ist die Online-Konferenz bereits ein gängiges Modell. Es gibt einen vorgegebenen Zeitplan, in dem verschiedene Speaker Vorträge oder Workshops zu unterschiedlichen Themen abhalten. Mit Hilfe von Videocalls und Software, die Präsentationen ermöglichen, können Konferenzen problemlos rein digital stattfinden.

Virtuelle Messen

Die größte Herausforderung im Bereich der Online Events sind die virtuellen Messen. Das Erlebnis, durch Messehallen zu schlendern, sich an verschiedenen Ständen zu informieren und mit Standbetreibern ins Gespräch zu kommen, an Sessions und Vorträgen teilzunehmen, sich Infomaterial mitzunehmen und am Buffet neue Kontakte zu knüpfen, ist in digitaler Form nicht einfach umzusetzen. Es gibt mittlerweile Software für virtuelle Messen, die Messehallen und Stände simulieren, der Aufwand ist jedoch vergleichsweise hoch und der Unterschied zum Offline-Erlebnis relativ groß.

Was wird für eine Online-Veranstaltung benötigt?

Die für Online Events benötigten Ressourcen unterscheiden sich in vielen Punkten von Vor-Ort-Veranstaltungen. Zwar ist es online wie offline notwendig, Gäste einzuladen und vielleicht auch das Event zu bewerben. Es entfällt jedoch die Buchung einer Location mit dazu gehörigem Personal. Was wird stattdessen benötigt?

Funktionierendes (schnelles) Internet

Die Grundvoraussetzung, um Online Events durchzuführen, aber auch um an ihnen teilzunehmen, ist eine Internetverbindung, die eine störungsfreie Übertragung von Bild und Ton sicherstellt.

Hardware

Neben einem Laptop und einem Monitor sind eine gute Kamera sowie ein professionelles Mikrofon gerade bei formelleren Anlässen bzw. Konferenzen und Workshops im größeren Rahmen eine wichtige Investition. Die Ansprüche an das Streaming Equipment hängen von Format und Zielgruppe des Events ab.

Software/Tool

Abhängig vom Veranstaltungsformat muss die passende Technik besorgt bzw. gebucht werden. Für einfache Meetings und virtuelle Teambuilding Events als Videocall genügt eine Software, die dies möglich macht. Sollen verschiedene Teilnehmer präsentieren oder soll die Gruppe in verschiedene kleinere Gruppe aufgeteilt werden, musst Du prüfen, ob die ausgewählte Software diese Funktionen mitbringt. Noch komplexer sind Veranstaltungen, die ein digitales Erlebnis analog zu einem Messebesuch ermöglichen sollen. Auch hierfür gibt es passende Tools.

Bei der Auswahl der Technik ist außerdem wichtig, ob das Event öffentlich sichtbar oder nur nach vorheriger Anmeldung erreichbar sein soll, ob es eine Aufzeichnung geben soll und inwiefern die Teilnahme und Interaktion gemessen und ausgewertet werden soll.

Goodies & Care Pakete

Auf Weihnachtsfeiern gibt es häufig ein kleines Präsent für die Mitarbeiter, manchmal werden auch Teams besonders belohnt. Auf Konferenzen erhalten Teilnehmer eine Goodie Bag mit Werbegeschenken, die auch nach dem Event noch lange an das Unternehmen und die Veranstaltung erinnern. Auch wenn das Event virtuell stattfindet, muss dieser Punkt nicht entfallen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Teilnehmern ein Care Paket oder eine Goodie Box zukommen zu lassen:

• Eine Cocktail Box für die gemeinsame Cocktail Night als Abschluss

• Eine Fruit Box für den gesunden Snack zwischendurch

• Eine Lunch Box für die Mittagspause

• Eine Weihnachts-Kochbox

Tipps für die wichtigsten Online-Veranstaltungsformate

Verschiedene Online Event-Formate bringen unterschiedliche Anforderungen mit. Damit Du jede Art von virtueller Veranstaltung meisterst und zur vollsten Zufriedenheit Deines Teams und Deiner Gäste durchführen kannst, haben wir Dir die wichtigsten Tipps für verschiedene Formate zusammengestellt:

Online Teambuilding-Events

Bei Teamevents wie Sommerparties oder Weihnachtsfeiern steht vor allem das Zusammengehörigkeitsgefühl im Vordergrund. Erlebnisse funktionieren hier besonders gut. Inzwischen gibt es zahlreiche Online Event Boxen vom gemeinsamen Cocktail mixen unter der Anleitung eines Barkeepers bis hin zum klassischen Karaoke und Online Escape Rooms. Auch interaktive Online Games halten die Spannung aufrecht und erzeugen ein Teamgefühl.

Virtuelle Workshops & Schulungen

Virtuell sind Teilnehmende leichter abgelenkt, darum gilt es die Aufmerksamkeit mit relevanten interessanten Inhalten zu fesseln. Vielleicht kannst Du vorab evaluieren, welche Themen besonders beliebt sind oder Kunden und Zielgruppe nach Wunschthemen befragen.

Gerade virtuell ist die Aufmerksamkeit begrenzt. Plan lieber kürzere Sessions und mehr Pausen ein.

Wenig ist so frustrierend wie versagende Technik. Teste am besten vorab, dass das Tool Deiner Wahl mit allen seinen Funktionen sowie die Internetverbindung funktionieren. Lass Dich zur Not von technischen Mitarbeitern dabei unterstützen.

Gibt es die Möglichkeit, während der Session Fragen zu stellen, kann es helfen, wenn eine weitere Person den Chat im Auge behält und sich die Präsentierenden nicht darum kümmern müssen, ob sie Fragen oder Anmerkungen verpassen. Dies gilt besonders für Workshops oder Webinare mit vielen Teilnehmern.

Online-Konferenzen

Die Wahl der Speaker ist entscheidend, sowohl offline als auch online. Redner mit einer guten Onlinepräsenz können Deinem Event zu mehr Reichweite verhelfen. Um sicherzustellen, dass sie gute, fesselnde Präsentationen und Sessions halten, solltest Du außerdem sicherstellen, dass sie bereits über Erfahrung verfügen.

Um Deine Online-Konferenz zu bewerben, bietet sich das gesamte Repertoire and Online Marketing Kanälen und Maßnahmen an: eine ansprechende Landing Page, unterstützendes Content Marketing, Paid Advertising, Social Media Posts und Trailer usw.

Online Messen

Sollen auf der Messe Produkte präsentiert werden, so ist dies nicht für jede Art von Produkt umsetzbar. Tools können digital vorgeführt werden, Verkostungen beispielsweise sind digital nicht möglich. Es hängt daher vom Thema ab, inwieweit eine virtuelle Messe möglich und sinnvoll ist.

Goodies & Catering für Online-Events

Eines der Highlights auf Konferenzen, Messen und anderen Veranstaltungen ist neben den Speakern und dem Programm die Verpflegung. Beim Empfang werden Häppchen und Getränke geboten, am Buffet findet lockeres Networking statt und das Gala Diner für VIP Gäste bildet den krönenden Abschluss eines gelungenen Events. Wie kann dasselbe Erlebnis auf virtuelle Events übertragen werden?

Abhängig von der Art der Veranstaltung, der Anzahl der Gäste und dem vorhandenen Budget kann auch ein Online-Event kulinarische Höhepunkte und haptische Erlebnisse bieten. Rein virtuell funktionieren „Goodie Bags“ mit Bonus-Geschenken für die Teilnehmer (beispielsweise ergänzende Checklisten zu den Sessions). Soll es etwas Greifbareres sein, so kann professionelles Catering auch für Remote Teams oder Gäste bestellt werden.

heycater! unterstützt Dich gern bei der Planung eines professionellen virtuellen Events

Planst Du Dein erstes Online-Event und weißt nicht, wo Du anfangen sollst? Bist Du Dir unsicher, was den zeitlichen Rahmen, das Programm und die Verpflegung der Gäste betrifft? Die Event-Experten von heycater! haben nicht nur in der Planung von Vor-Ort-Veranstaltungen Erfahrung, sondern unterstützen Dich auch gern dabei, ein gelungenes virtuelles Event durchzuführen. Von der ersten Idee bis zum Versenden der Einladungen stehen Dir unsere Eventplaner zur Seite. Damit steht einem erfolgreichen Online-Event für Team, Geschäftspartner und Gäste nichts mehr im Weg!