Employee Experience (EX) Design - 17 Tipps, um die Mitarbeiter-Erfahrung zu verbessern

09.06.21 Kategorie: hey!Wissen

Employee Experience Design als SchlĂŒssel zu mehr Motivation und ProduktivitĂ€t. Nicht nur die KundenansprĂŒche steigen, auch Angestellte werden anspruchsvoller. Besonders in Branchen, in denen gute Mitarbeitende hĂ€nderingend gesucht werden, mĂŒssen Unternehmen mit einem besonders guten Arbeitserlebnis werben. Gutes Employee Experience Design macht Unternehmen nicht nur fĂŒr neue Talente attraktiver, sondern sorgt auch dafĂŒr, dass mit Fluktuation im Unternehmen gering bleibt.

Einer der HR Trends 2021 ist, die Mitarbeitenden mit ihren BedĂŒrfnissen und WĂŒnschen in den Fokus zu stellen. Sei das, die mentale und physische Gesundheit zu fördern oder durch Mitarbeiter-Benefits WertschĂ€tzung auszudrĂŒcken und gute Arbeit zu belohnen - eine gute Erfahrung beim Arbeiten wirkt sich maßgeblich auf die Zufriedenheit am Arbeitsplatz aus. Und damit sowohl auf die Mitarbeiterbindung, als auch auf die ProduktivitĂ€t und damit auf die Arbeitsleistung.

Was ist „Employee Experience Design“?

Die Employee Experience (Mitarbeitererfahrung) umfasst alle BerĂŒhrungspunkte, die Angestellte von der Bewerbung bis zum Ausscheiden aus der Firma mit einem Unternehmen haben. Das Employee Experience Design ist das Gestalten dieser Mitarbeitererfahrung. Mitarbeitende werden nicht nur als Ressource gesehen, sondern als wichtiger Teil des Unternehmens, die mitgestalten und nicht nur ausfĂŒhren. FĂŒr eine gute Employee Experience sind die Bereiche Unternehmenskultur/AtmosphĂ€re am Arbeitsplatz, Prozesse und Equipment, Technik und physischer Arbeitsplatz relevant.

Ein sehr Ă€hnliches Schlagwort ist die “Workplace Experience” (WX), der Begriff legt den Fokus jedoch auf den Arbeitsplatz und stellt die Angestellten selbst weniger in den Mittelpunkt. Inhaltlich sind die beiden Begriffe identisch.

Daneben gibt es den Begriff der “Workforce Experience”, der auch Nicht-Angestellte mit einbezieht, beispielsweise Inhaberinnen und Inhaber und Freelancer. Die Employee Experience dagegen konzentriert sich auf Employees, also Angestellte.

Warum ist Employee Experience Design wichtig?

Dank Stellenbörsen im Internet und Remote Work haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer heute mehr Auswahl denn je, ganz besonders in gesuchten Branchen und Berufen. Laut dem Gallup Engagement Index 2020 haben nur 17% der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine hohe emotionale Bindung zum Arbeitgeber, 58% eine geringe Bindung und 15% gar keine Bindung.

Im Vergleich zum Vorjahr haben sich die Werte aus Arbeitgebersicht verbessert. Allerdings planen mehr Befragte, ihren Job zu wechseln. Nur noch 61% im Vergleich zu 73% im Vorjahr beabsichtigen ein Jahr spĂ€ter noch immer in ihrer derzeitigen Firma zu sein. FĂŒr Arbeitgeber bedeutet das, mehr Anreize fĂŒr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schaffen, das Unternehmen nicht zu wechseln.

Die wichtigsten GrĂŒnde fĂŒr Employee Experience Design:

Mitarbeiterbindung erhöhen

Je höher die Verbundenheit mit dem Team und dem Unternehmen, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass Angestellte kĂŒndigen und den Job wechseln. Wer sich wohl fĂŒhlt mit dem Team und der Arbeit hat deutlich weniger GrĂŒnde zur Unzufriedenheit. Wenn alle Faktoren der Mitarbeitererfahrung beleuchtet und soweit möglich verbessert werden, steigt die Zufriedenheit und damit die ProduktivitĂ€t und die LoyalitĂ€t dem Team und dem Unternehmen gegenĂŒber.

Die ProduktivitÀt und Effizienz steigern

Eine optimale Arbeitsumgebung, einschließlich technischer Ausstattung und angenehmer ArbeitsatmosphĂ€re erhöhen die EffektivitĂ€t, wenn die passenden Tools und Hardware sowie Prozesse eingefĂŒhrt werden und die interne Kommunikation reibungslos funktioniert.

Kosten sparen

Fluktuation verursacht Kosten, wenn neue Mitarbeitende gefunden und eingearbeitet werden mĂŒssen. Mitarbeiterbindung, die dazu fĂŒhrt, dass Angestellte seltener das Unternehmen verlassen, spart damit HR Kosten ein.

Employee Engagement vs. Employee Experience

Das Engagement von Mitarbeitenden zu erhöhen ist das Ziel zahlreicher Maßnahmen, die die Zufriedenheit erhöhen sollen. Von Programmen zur Mitarbeiterbelohnung ĂŒber Benefits bis hin zum Arbeitsequipment gibt es viele Möglichkeiten der Motivation. Die Employee Experience dagegen setzt nicht nur punktuell an, sondern betrachtet die Erfahrungen der Mitarbeitenden ganzheitlicher - welche Faktoren sind fĂŒr ein gutes Arbeitserlebnis entscheidend, wie lassen sich diese Faktoren verbessern?

Im Allgemeinen bedeutet das Employee Experience Design auch, die Mitarbeitenden aktiv mit einzubeziehen und individuell zu betrachten: was braucht jede und jeder einzelne zur Zufriedenheit? Individuelle Lösungen statt pauschale Maßnahmen fĂŒr alle.

Employee Experience und Employee Journey

Die Employee Experience beginnt vom ersten Kontaktpunkt mit der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber - also von der Einstellung und Einarbeitung bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen. Alle diese verschiedenen Phasen oder Stationen umfasst die Employee Journey. Ein umfassendes Employee Experience Design sollte also die gesamte Employee Journey berĂŒcksichtigen.

Employee Experience verbessern in 5 Schritten

Wie lĂ€sst sich ein verbessertes Employee Experience Design umsetzen? In Unternehmen, in denen diese Überlegungen neu eingefĂŒhrt werden, fehlt es meistens an einem klaren Prozess. Unsere fĂŒnf Schritte sollen Dir einen groben Überblick geben.

1. Bestandsaufnahme

Die erste Frage, die Du Dir stellen solltest ist: Was ist aktuell nicht optimal und sollte geĂ€ndert werden? Wertvoll sind hierbei FeedbackgesprĂ€che und anonyme Umfragen nach Verbesserungspotenzialen und WĂŒnschen der Mitarbeitenden. Wo liegen im Moment die Schwierigkeiten? Sind es technische Punkte, ist es die fehlende WertschĂ€tzung oder ungenĂŒgender Zusammenhalt im Team? Gibt es ausreichend Eigenverantwortung und Vertrauen? Welche Maßnahmen könnten das mentale und physische Wohlbefinden verbessern? Ist es mehr FlexibilitĂ€t in den Arbeitszeiten, weniger Überstunden, ein ergonomischer Arbeitsplatz? Im Allgemeinen ist es eine ganze Reihe an Maßnahmen, die priorisiert und geplant werden mĂŒssen.

2. Anforderungen definieren

Auf der Basis der Erkenntnisse werden konkrete Anforderungen definiert, beispielsweise mehr Ergonomie, mehr RĂŒcksicht auf Mitarbeitende mit Kindern, das Teambuilding fördern. Die Grundlage sind immer die Mitarbeitenden und ihre BedĂŒrfnisse. Es kann hierbei auch sinnvoll sein, die Anforderungen in verschiedene Gruppen einzuteilen, beispielsweise Maßnahmen zur Verbesserung des Mentalen Wohlbefindens, der ArbeitsablĂ€ufe und ProduktivitĂ€t oder der WertschĂ€tzung.

Wichtig ist zu beachten, dass verschiedene Mitarbeitende unterschiedliche BedĂŒrfnisse haben, die berĂŒcksichtigt werden sollten. Employee Experience ist individuell - wĂ€hrend sich die eine ĂŒber mehr Teambuilding-Angebote freut und sich bessere Beziehungen zu den Teamies wĂŒnscht, hĂ€tte der andere gern flexiblere Arbeitszeiten und wĂŒnscht sich zum Beispiel ein Hybrid Work Arbeitsmodell, um die Arbeit besser mit der Kinderbetreuung vereinbaren zu können.

3. Konkrete Ziele setzen

Welche Ziele ergeben sich aus diesen Anforderungen? Beispielsweise die Umgestaltung aller ArbeitsplĂ€tze fĂŒr eine bestmögliche Ergonomie bis Ende des Jahres, die EinfĂŒhrung eines hybriden Arbeitsmodells zum nĂ€chsten Quartal oder die Planung von monatlichen Teambuilding Events.

4. Maßnahmen erarbeiten & umsetzen

Nachdem die Ziele definiert wurden: welche konkreten Maßnahmen sind notwendig, um diese Ziele zu erreichen? FĂŒr ein hybrides Arbeitsmodell beispielsweise mĂŒssen die Rahmenbedingungen festgelegt werden (wie viele Tage Anwesenheit im Office, feste Tage, Kernarbeitszeiten usw.), es mĂŒssen ggf. Neue Technik und Tools angeschafft und bereitgestellt werden.

Je nach KomplexitĂ€t der Maßnahmen und Umfang der notwendigen Änderungen kann die Umsetzung eine gewisse Zeit brauchen. WĂ€hrend dieser Zeit ist es sinnvoll, die Mitarbeitenden mit einzubeziehen und wĂ€hrenddessen Feedback einzuholen, um ggf. wĂ€hrend des Prozesses Maßnahmen anzupassen. Weitere konkrete Maßnahmen siehe unten.

5. Erfolg messen & Finetuning

Haben die umgesetzten Maßnahmen das Ziel erreicht? Sind die Mitarbeitenden mit den Anpassungen zufrieden? Mit Hilfe von Umfragen und 1:1 GesprĂ€chen kannst Du Dir RĂŒckmeldungen aus dem Team einholen und so feststellen, ob die Maßnahmen erfolgreich waren oder ob weitere Anpassungen nötig sind. Andere Ergebnisse lassen sich erst langfristig messen, beispielsweise in sinkenden Fehltagen der Mitarbeitenden (durch bessere Entlastung und weniger Stress) oder in besseren Arbeitsergebnissen.

17 Tipps fĂŒr erfolgreiches Employee Experience Management

Der Prozess, eine bessere Employee Experience umzusetzen, ist recht allgemein gehalten, die fĂŒnf Schritte sind Dir vielleicht zu abstrakt, daher haben wir außerdem X Tipps fĂŒr Dich zusammengestellt.

  1. Employee Experience ist nicht nur ein HR Thema. Um das Thema Exmployee Experience Design erfolgreich umzusetzen, ist nicht nur die HR Abteilung gefragt. Die Teamleads sind gefragt, das Thema muss von oberster Ebene eine hohe PrioritĂ€t und ggf. Benötigtes Budget erhalten, die IT Abteilung muss fĂŒr funktionierende Technik mit einbezogen werden - und letztendlich ist auch jede und jeder einzelne Mitarbeitende gefragt, denn letztendlich geht es um das Team und seine BedĂŒrfnisse. Mitbestimmung ist der erste Schritt zu einer besseren Mitarbeitererfahrung.

  2. Offene Kommunikation. Probleme und Schwierigkeiten sollten offen angesprochen werden, ohne Angst vor Konsequenzen. Die Teamleads nehmen hierbei eine Vorbildfunktion ein, je offener die FĂŒhrung kommuniziert, desto mehr werden sich Mitarbeitende trauen, es ihnen nachzumachen. Im besten Fall verhinderst Du so, dass Mitarbeitende zu lange unzufrieden sind und das Unternehmen verlassen, weil sie sich und ihre BedĂŒrfnisse nicht ernst genommen fĂŒhlen und sich nicht trauen, diese zu Ă€ußern.

  3. Transparente empathische FĂŒhrung. Der autoritĂ€re unnahbare FĂŒhrungsstil wird heutzutage immer mehr hinterfragt. Das Leadership der Zukunft versetzt sich in Angestellte hinein, behĂ€lt einen Blick fĂŒr deren BedĂŒrfnisse und macht Entscheidungen transparent. Dazu gehört auch, sensibel fĂŒr Probleme zu bleiben.

  4. Growth Mindset und Fehlerkultur. Fehler zu machen ist menschlich - und hilft dabei, zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Eine Unternehmenskultur, in der stĂ€ndige Angst vor Fehlern herrscht, fördert keine Weiterentwicklung. TeamfĂŒhrung und Team profitieren von einem Growth Mindset statt eines Fixed Mindset.

  5. Team in die Unternehmensziele mit einbeziehen. Menschen sind deutlich motivierter, ihren Job zu erledigen, wenn sie einen Sinn darin sehen. Unternehmensziele sollten daher mit dem Team geteilt werden und die Rolle jeder und jedes einzelnen im Team herausgehoben werden. Alle sind wichtig und tragen dazu bei, die Ziele zu erreichen, daran darfst Du Dein Team gern regelmĂ€ĂŸig erinnern.

  6. Gemeinsame Werte pflegen. Unternehmen, die fĂŒr bestimmte Werte stehen, können es einfacher haben, ihre Mitarbeitenden an sich zu binden, wenn diese sich mit diesen Werten identifizieren. Die gemeinsame “Mission” hervorzuheben und an die positive VerĂ€nderung, die das Unternehmen und damit das Team in die Welt bringen, zu erinnern, hilft dabei, die Motivation und das GemeinschaftsgefĂŒhl zu stĂ€rken. Was sind die Werte Deines Unternehmens?

  7. Vertrauen und Eigenverantwortung stĂ€rken. Die meisten fĂŒhlen sich durch ĂŒbermĂ€ĂŸige Kontrolle demotiviert. Es schadet dem Selbstbewusstsein, wenn das GefĂŒhl entsteht, die Vorgesetzten vertrauen einem Mitarbeitenden nicht. Einarbeitung und Feedback sind wichtig, Micromanagement ist jedoch in den meisten FĂ€llen fehl am Platz. StĂ€rke Dein Team dabei, eigenstĂ€ndig Projekte und Aufgaben zu bearbeiten und zeig ihnen damit, dass Du ihnen vertraust.

  8. Individuelle Mitarbeiterbenefits und Belohnungen einfĂŒhren. Benefits alleine motivieren zwar nicht ausreichend, im Unternehmen zu bleiben, sind jedoch ein wichtiger Bestandteil, um WertschĂ€tzung zu zeigen und gute Arbeit zu belohnen. Je individueller diese Benefits ausfallen, umso höher ihr Wert. FĂŒr manche mag es gesundes Essen ĂŒber die mobile Kantine sein, fĂŒr andere UnterstĂŒtzung bei der Kinderbetreuung und durch flexiblere Arbeitszeiten.

  9. Gemeinsam Erfolge feiern. Positive Erfahrungen bleiben weniger im GedĂ€chtnis als negative. Umso wichtiger ist es hervorzuheben, was gut gelaufen ist. Hat Dein Team bestimmte Ziele erreicht? Gemeinsames Feiern stĂ€rkt den Teamgeist, besonders wenn dies an im Team erreichte Erfolge geknĂŒpft ist.

  10. FlexibilitĂ€t in Arbeitszeiten und Arbeitsort. Seit Corona ist das Home Office deutlich weiter verbreitet als noch vor dem MĂ€rz 2020. Umfragen haben gezeigt, dass viele Mitarbeitende sich fĂŒr die Zukunft ein hybrides Arbeitsmodell wĂŒnschen, das ihnen mehr FlexibilitĂ€t ermöglicht. Bestimmte Tage und Zeiten werden im BĂŒro verbracht, andere im Home Office oder Coworking Space. Nicht nur Mitarbeitende mit Kindern flexiblere Arbeitszeiten zu schĂ€tzen und freuen sich, wenn sie sich an manchen Tagen die Zeit fĂŒr die Anfahrt sparen können.

  11. Weiterbildung fördern. Sich weiterzuentwickeln und relevante neue Skills zu erlernen, ist nicht nur fĂŒr die eigene Karriere wichtig. Es hĂ€lt das Gehirn auch wach und eröffnet neue Perspektiven. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dem Team Weiterbildung zu ermöglichen, nicht jede davon muss etwas oder viel kosten. Interne Schulungen sind eine Option, daneben gibt es Online Kurse zu allen Themen, viele davon sehr kostengĂŒnstig.

  12. Ausgleich zur Arbeit anbieten. Viele Mitarbeitende in BĂŒrojobs bewegen sich zu wenig und haben zu wenig Ausgleich vom Arbeitsalltag. Als Programm zur Bewegung oder Entspannung kannst Du zum Beispiel einen Business Yoga Kurs buchen oder eine gemeinsame Meditation anbieten. FĂŒr In-Person Teams bietet sich auch eine regelmĂ€ĂŸige gemeinsame sportliche AktivitĂ€t im Feierabend an.

  13. Aus der Routine ausbrechen. Mehr denn je hat die Pandemie feste Strukturen geschaffen, zu denen es wenig Abwechslung gab. Um agil zu bleiben und das Growth Mindset zu stÀrken, sind jedoch gerade Abweichungen von der Routine wichtig. Teamevents sind eine Möglichkeit, etwas vollkommen Neues auszuprobieren, doch auch Arbeitstage können Abwechslung bieten. Die Mittagspause an einem anderen Ort, zum Beispiel, und wenn es nur ein anderes Zimmer im Home Office ist.

  14. Ein funktionelles aber inspirierendes Arbeitsumfeld schaffen. Die physische Arbeitsumgebung spielt eine wichtige Rolle fĂŒr die Employee Experience. Das bedeutet zum einen funktionale ArbeitsplĂ€tze mit ergonomischen Tischen und StĂŒhlen, einfachen Zugang zu allen benötigten GerĂ€ten (Drucker, Kopierer, usw.), aber auch ein Arbeitsumfeld, das die KreativitĂ€t anregt. Zu sterile BĂŒros motivieren nicht und können sogar die Inspiration hemmen.

  15. RĂ€ume fĂŒr verschiedene BedĂŒrfnisse schaffen. Der Arbeitsalltag besteht aus verschiedenen Phasen und Arten der Arbeit. Die konzentrierte Bildschirmarbeit, die kreative Zusammenarbeit, die “Down Time” zum Erholen und Abschalten, der lockere informelle Austausch mit dem Team, usw. Ein BĂŒro, das die verschiedenen BedĂŒrfnisse berĂŒcksichtigt und optimale Arbeitsbedingungen bietet, beispielsweise durch inspirierende MeetingrĂ€ume oder spezielle Coworking Areas fĂŒr das fokussierte Arbeiten, kann die ProduktivitĂ€t und auch die Workplace Experience erheblich verbessern.

  16. Strukturen und Prozesse hinterfragen. Die Arbeit und ihre Anforderungen Ă€ndern sich. Neue Aufgaben und Tools erfordern neue oder verĂ€nderte Prozesse. Die Strukturen innerhalb des Unternehmens und der ArbeitsablĂ€ufe sollten daher regelmĂ€ĂŸig hinterfragt werden, um abzugleichen: sind sie noch optimal oder muss etwas angepasst werden? Vielleicht gibt es zum Beispiel in der Zwischenzeit verbesserte Tools, die Prozesse effektiver machen und damit die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen.

  17. Software und Technik auf dem neuesten Stand halten. Es sollte eine SelbstverstĂ€ndlichkeit sein, in der Praxis ist es das aus BudgetgrĂŒnden oder wegen zu geringer Priorisierung des Themas jedoch nicht. Funktionierende ArbeitsgerĂ€te, die auf dem aktuellen Stand sind und Tools, die ihren Zweck erfĂŒllen, gehören zum Grundwerkzeug fĂŒr effektives Arbeiten. Wenn alles funktioniert, mag das zwar nicht die Zufriedenheit erhöhen, da es als selbstverstĂ€ndlich empfunden wird, ist die Technik jedoch langsam oder fehleranfĂ€llig, kann dies zu erheblicher Unzufriedenheit und Frustration fĂŒhren.

Was heycater! fĂŒr Dich und Dein Team tun kann

Benefits und Belohnungen sind fĂŒr die Employee Experience zwar nicht der wichtigste Faktor, Teambuilding Maßnahmen können jedoch erheblich zu einem positiven Erlebnis beitragen. Heycater! kann Dein nĂ€chstes Teamevent mit leckerem Catering unterstĂŒtzen, unsere Eventexpertinnen können jedoch noch mehr!

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