Employee Experience (EX) Design - 17 Tipps, um die Mitarbeiter-Erfahrung zu verbessern

Employee Experience Design als Schl├╝ssel zu mehr Motivation und Produktivit├Ąt. Nicht nur die Kundenanspr├╝che steigen, auch Angestellte werden anspruchsvoller. Besonders in Branchen, in denen gute Mitarbeitende h├Ąnderingend gesucht werden, m├╝ssen Unternehmen mit einem besonders guten Arbeitserlebnis werben. Gutes Employee Experience Design macht Unternehmen nicht nur f├╝r neue Talente attraktiver, sondern sorgt auch daf├╝r, dass mit Fluktuation im Unternehmen gering bleibt.

Einer der HR Trends 2021 ist, die Mitarbeitenden mit ihren Bed├╝rfnissen und W├╝nschen in den Fokus zu stellen. Sei das, die mentale und physische Gesundheit zu f├Ârdern oder durch Mitarbeiter-Benefits Wertsch├Ątzung auszudr├╝cken und gute Arbeit zu belohnen - eine gute Erfahrung beim Arbeiten wirkt sich ma├čgeblich auf die Zufriedenheit am Arbeitsplatz aus. Und damit sowohl auf die Mitarbeiterbindung, als auch auf die Produktivit├Ąt und damit auf die Arbeitsleistung.

Was ist ÔÇ×Employee Experience DesignÔÇť?

Die Employee Experience (Mitarbeitererfahrung) umfasst alle Ber├╝hrungspunkte, die Angestellte von der Bewerbung bis zum Ausscheiden aus der Firma mit einem Unternehmen haben. Das Employee Experience Design ist das Gestalten dieser Mitarbeitererfahrung. Mitarbeitende werden nicht nur als Ressource gesehen, sondern als wichtiger Teil des Unternehmens, die mitgestalten und nicht nur ausf├╝hren. F├╝r eine gute Employee Experience sind die Bereiche Unternehmenskultur/Atmosph├Ąre am Arbeitsplatz, Prozesse und Equipment, Technik und physischer Arbeitsplatz relevant.

Ein sehr ├Ąhnliches Schlagwort ist die ÔÇťWorkplace ExperienceÔÇŁ (WX), der Begriff legt den Fokus jedoch auf den Arbeitsplatz und stellt die Angestellten selbst weniger in den Mittelpunkt. Inhaltlich sind die beiden Begriffe identisch.

Daneben gibt es den Begriff der ÔÇťWorkforce ExperienceÔÇŁ, der auch Nicht-Angestellte mit einbezieht, beispielsweise Inhaberinnen und Inhaber und Freelancer. Die Employee Experience dagegen konzentriert sich auf Employees, also Angestellte.

Warum ist Employee Experience Design wichtig?

Dank Stellenb├Ârsen im Internet und Remote Work haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer heute mehr Auswahl denn je, ganz besonders in gesuchten Branchen und Berufen. Laut dem Gallup Engagement Index 2020 haben nur 17% der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine hohe emotionale Bindung zum Arbeitgeber, 58% eine geringe Bindung und 15% gar keine Bindung.

Im Vergleich zum Vorjahr haben sich die Werte aus Arbeitgebersicht verbessert. Allerdings planen mehr Befragte, ihren Job zu wechseln. Nur noch 61% im Vergleich zu 73% im Vorjahr beabsichtigen ein Jahr sp├Ąter noch immer in ihrer derzeitigen Firma zu sein. F├╝r Arbeitgeber bedeutet das, mehr Anreize f├╝r Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schaffen, das Unternehmen nicht zu wechseln.

Die wichtigsten Gr├╝nde f├╝r Employee Experience Design:

Mitarbeiterbindung erh├Âhen

Je h├Âher die Verbundenheit mit dem Team und dem Unternehmen, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass Angestellte k├╝ndigen und den Job wechseln. Wer sich wohl f├╝hlt mit dem Team und der Arbeit hat deutlich weniger Gr├╝nde zur Unzufriedenheit. Wenn alle Faktoren der Mitarbeitererfahrung beleuchtet und soweit m├Âglich verbessert werden, steigt die Zufriedenheit und damit die Produktivit├Ąt und die Loyalit├Ąt dem Team und dem Unternehmen gegen├╝ber.

Die Produktivit├Ąt und Effizienz steigern

Eine optimale Arbeitsumgebung, einschlie├člich technischer Ausstattung und angenehmer Arbeitsatmosph├Ąre erh├Âhen die Effektivit├Ąt, wenn die passenden Tools und Hardware sowie Prozesse eingef├╝hrt werden und die interne Kommunikation reibungslos funktioniert.

Kosten sparen

Fluktuation verursacht Kosten, wenn neue Mitarbeitende gefunden und eingearbeitet werden m├╝ssen. Mitarbeiterbindung, die dazu f├╝hrt, dass Angestellte seltener das Unternehmen verlassen, spart damit HR Kosten ein.

Employee Engagement vs. Employee Experience

Das Engagement von Mitarbeitenden zu erh├Âhen ist das Ziel zahlreicher Ma├čnahmen, die die Zufriedenheit erh├Âhen sollen. Von Programmen zur Mitarbeiterbelohnung ├╝ber Benefits bis hin zum Arbeitsequipment gibt es viele M├Âglichkeiten der Motivation. Die Employee Experience dagegen setzt nicht nur punktuell an, sondern betrachtet die Erfahrungen der Mitarbeitenden ganzheitlicher - welche Faktoren sind f├╝r ein gutes Arbeitserlebnis entscheidend, wie lassen sich diese Faktoren verbessern?

Im Allgemeinen bedeutet das Employee Experience Design auch, die Mitarbeitenden aktiv mit einzubeziehen und individuell zu betrachten: was braucht jede und jeder einzelne zur Zufriedenheit? Individuelle L├Âsungen statt pauschale Ma├čnahmen f├╝r alle.

Employee Experience und Employee Journey

Die Employee Experience beginnt vom ersten Kontaktpunkt mit der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber - also von der Einstellung und Einarbeitung bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen. Alle diese verschiedenen Phasen oder Stationen umfasst die Employee Journey. Ein umfassendes Employee Experience Design sollte also die gesamte Employee Journey ber├╝cksichtigen.

Employee Experience verbessern in 5 Schritten

Wie l├Ąsst sich ein verbessertes Employee Experience Design umsetzen? In Unternehmen, in denen diese ├ťberlegungen neu eingef├╝hrt werden, fehlt es meistens an einem klaren Prozess. Unsere f├╝nf Schritte sollen Dir einen groben ├ťberblick geben.

1. Bestandsaufnahme

Die erste Frage, die Du Dir stellen solltest ist: Was ist aktuell nicht optimal und sollte ge├Ąndert werden? Wertvoll sind hierbei Feedbackgespr├Ąche und anonyme Umfragen nach Verbesserungspotenzialen und W├╝nschen der Mitarbeitenden. Wo liegen im Moment die Schwierigkeiten? Sind es technische Punkte, ist es die fehlende Wertsch├Ątzung oder ungen├╝gender Zusammenhalt im Team? Gibt es ausreichend Eigenverantwortung und Vertrauen? Welche Ma├čnahmen k├Ânnten das mentale und physische Wohlbefinden verbessern? Ist es mehr Flexibilit├Ąt in den Arbeitszeiten, weniger ├ťberstunden, ein ergonomischer Arbeitsplatz? Im Allgemeinen ist es eine ganze Reihe an Ma├čnahmen, die priorisiert und geplant werden m├╝ssen.

2. Anforderungen definieren

Auf der Basis der Erkenntnisse werden konkrete Anforderungen definiert, beispielsweise mehr Ergonomie, mehr R├╝cksicht auf Mitarbeitende mit Kindern, das Teambuilding f├Ârdern. Die Grundlage sind immer die Mitarbeitenden und ihre Bed├╝rfnisse. Es kann hierbei auch sinnvoll sein, die Anforderungen in verschiedene Gruppen einzuteilen, beispielsweise Ma├čnahmen zur Verbesserung des Mentalen Wohlbefindens, der Arbeitsabl├Ąufe und Produktivit├Ąt oder der Wertsch├Ątzung.

Wichtig ist zu beachten, dass verschiedene Mitarbeitende unterschiedliche Bed├╝rfnisse haben, die ber├╝cksichtigt werden sollten. Employee Experience ist individuell - w├Ąhrend sich die eine ├╝ber mehr Teambuilding-Angebote freut und sich bessere Beziehungen zu den Teamies w├╝nscht, h├Ątte der andere gern flexiblere Arbeitszeiten und w├╝nscht sich zum Beispiel ein Hybrid Work Arbeitsmodell, um die Arbeit besser mit der Kinderbetreuung vereinbaren zu k├Ânnen.

3. Konkrete Ziele setzen

Welche Ziele ergeben sich aus diesen Anforderungen? Beispielsweise die Umgestaltung aller Arbeitspl├Ątze f├╝r eine bestm├Âgliche Ergonomie bis Ende des Jahres, die Einf├╝hrung eines hybriden Arbeitsmodells zum n├Ąchsten Quartal oder die Planung von monatlichen Teambuilding Events.

4. Ma├čnahmen erarbeiten & umsetzen

Nachdem die Ziele definiert wurden: welche konkreten Ma├čnahmen sind notwendig, um diese Ziele zu erreichen? F├╝r ein hybrides Arbeitsmodell beispielsweise m├╝ssen die Rahmenbedingungen festgelegt werden (wie viele Tage Anwesenheit im Office, feste Tage, Kernarbeitszeiten usw.), es m├╝ssen ggf. Neue Technik und Tools angeschafft und bereitgestellt werden.

Je nach Komplexit├Ąt der Ma├čnahmen und Umfang der notwendigen ├änderungen kann die Umsetzung eine gewisse Zeit brauchen. W├Ąhrend dieser Zeit ist es sinnvoll, die Mitarbeitenden mit einzubeziehen und w├Ąhrenddessen Feedback einzuholen, um ggf. w├Ąhrend des Prozesses Ma├čnahmen anzupassen. Weitere konkrete Ma├čnahmen siehe unten.

5. Erfolg messen & Finetuning

Haben die umgesetzten Ma├čnahmen das Ziel erreicht? Sind die Mitarbeitenden mit den Anpassungen zufrieden? Mit Hilfe von Umfragen und 1:1 Gespr├Ąchen kannst Du Dir R├╝ckmeldungen aus dem Team einholen und so feststellen, ob die Ma├čnahmen erfolgreich waren oder ob weitere Anpassungen n├Âtig sind. Andere Ergebnisse lassen sich erst langfristig messen, beispielsweise in sinkenden Fehltagen der Mitarbeitenden (durch bessere Entlastung und weniger Stress) oder in besseren Arbeitsergebnissen.

17 Tipps f├╝r erfolgreiches Employee Experience Management

Der Prozess, eine bessere Employee Experience umzusetzen, ist recht allgemein gehalten, die f├╝nf Schritte sind Dir vielleicht zu abstrakt, daher haben wir au├čerdem X Tipps f├╝r Dich zusammengestellt.

  1. Employee Experience ist nicht nur ein HR Thema. Um das Thema Exmployee Experience Design erfolgreich umzusetzen, ist nicht nur die HR Abteilung gefragt. Die Teamleads sind gefragt, das Thema muss von oberster Ebene eine hohe Priorit├Ąt und ggf. Ben├Âtigtes Budget erhalten, die IT Abteilung muss f├╝r funktionierende Technik mit einbezogen werden - und letztendlich ist auch jede und jeder einzelne Mitarbeitende gefragt, denn letztendlich geht es um das Team und seine Bed├╝rfnisse. Mitbestimmung ist der erste Schritt zu einer besseren Mitarbeitererfahrung.

  2. Offene Kommunikation. Probleme und Schwierigkeiten sollten offen angesprochen werden, ohne Angst vor Konsequenzen. Die Teamleads nehmen hierbei eine Vorbildfunktion ein, je offener die F├╝hrung kommuniziert, desto mehr werden sich Mitarbeitende trauen, es ihnen nachzumachen. Im besten Fall verhinderst Du so, dass Mitarbeitende zu lange unzufrieden sind und das Unternehmen verlassen, weil sie sich und ihre Bed├╝rfnisse nicht ernst genommen f├╝hlen und sich nicht trauen, diese zu ├Ąu├čern.

  3. Transparente empathische F├╝hrung. Der autorit├Ąre unnahbare F├╝hrungsstil wird heutzutage immer mehr hinterfragt. Das Leadership der Zukunft versetzt sich in Angestellte hinein, beh├Ąlt einen Blick f├╝r deren Bed├╝rfnisse und macht Entscheidungen transparent. Dazu geh├Ârt auch, sensibel f├╝r Probleme zu bleiben.

  4. Growth Mindset und Fehlerkultur. Fehler zu machen ist menschlich - und hilft dabei, zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Eine Unternehmenskultur, in der st├Ąndige Angst vor Fehlern herrscht, f├Ârdert keine Weiterentwicklung. Teamf├╝hrung und Team profitieren von einem Growth Mindset statt eines Fixed Mindset.

  5. Team in die Unternehmensziele mit einbeziehen. Menschen sind deutlich motivierter, ihren Job zu erledigen, wenn sie einen Sinn darin sehen. Unternehmensziele sollten daher mit dem Team geteilt werden und die Rolle jeder und jedes einzelnen im Team herausgehoben werden. Alle sind wichtig und tragen dazu bei, die Ziele zu erreichen, daran darfst Du Dein Team gern regelm├Ą├čig erinnern.

  6. Gemeinsame Werte pflegen. Unternehmen, die f├╝r bestimmte Werte stehen, k├Ânnen es einfacher haben, ihre Mitarbeitenden an sich zu binden, wenn diese sich mit diesen Werten identifizieren. Die gemeinsame ÔÇťMissionÔÇŁ hervorzuheben und an die positive Ver├Ąnderung, die das Unternehmen und damit das Team in die Welt bringen, zu erinnern, hilft dabei, die Motivation und das Gemeinschaftsgef├╝hl zu st├Ąrken. Was sind die Werte Deines Unternehmens?

  7. Vertrauen und Eigenverantwortung st├Ąrken. Die meisten f├╝hlen sich durch ├╝berm├Ą├čige Kontrolle demotiviert. Es schadet dem Selbstbewusstsein, wenn das Gef├╝hl entsteht, die Vorgesetzten vertrauen einem Mitarbeitenden nicht. Einarbeitung und Feedback sind wichtig, Micromanagement ist jedoch in den meisten F├Ąllen fehl am Platz. St├Ąrke Dein Team dabei, eigenst├Ąndig Projekte und Aufgaben zu bearbeiten und zeig ihnen damit, dass Du ihnen vertraust.

  8. Individuelle Mitarbeiterbenefits und Belohnungen einf├╝hren. Benefits alleine motivieren zwar nicht ausreichend, im Unternehmen zu bleiben, sind jedoch ein wichtiger Bestandteil, um Wertsch├Ątzung zu zeigen und gute Arbeit zu belohnen. Je individueller diese Benefits ausfallen, umso h├Âher ihr Wert. F├╝r manche mag es gesundes Essen ├╝ber die mobile Kantine sein, f├╝r andere Unterst├╝tzung bei der Kinderbetreuung und durch flexiblere Arbeitszeiten.

  9. Gemeinsam Erfolge feiern. Positive Erfahrungen bleiben weniger im Ged├Ąchtnis als negative. Umso wichtiger ist es hervorzuheben, was gut gelaufen ist. Hat Dein Team bestimmte Ziele erreicht? Gemeinsames Feiern st├Ąrkt den Teamgeist, besonders wenn dies an im Team erreichte Erfolge gekn├╝pft ist.

  10. Flexibilit├Ąt in Arbeitszeiten und Arbeitsort. Seit Corona ist das Home Office deutlich weiter verbreitet als noch vor dem M├Ąrz 2020. Umfragen haben gezeigt, dass viele Mitarbeitende sich f├╝r die Zukunft ein hybrides Arbeitsmodell w├╝nschen, das ihnen mehr Flexibilit├Ąt erm├Âglicht. Bestimmte Tage und Zeiten werden im B├╝ro verbracht, andere im Home Office oder Coworking Space. Nicht nur Mitarbeitende mit Kindern flexiblere Arbeitszeiten zu sch├Ątzen und freuen sich, wenn sie sich an manchen Tagen die Zeit f├╝r die Anfahrt sparen k├Ânnen.

  11. Weiterbildung f├Ârdern. Sich weiterzuentwickeln und relevante neue Skills zu erlernen, ist nicht nur f├╝r die eigene Karriere wichtig. Es h├Ąlt das Gehirn auch wach und er├Âffnet neue Perspektiven. Es gibt verschiedene M├Âglichkeiten, dem Team Weiterbildung zu erm├Âglichen, nicht jede davon muss etwas oder viel kosten. Interne Schulungen sind eine Option, daneben gibt es Online Kurse zu allen Themen, viele davon sehr kosteng├╝nstig.

  12. Ausgleich zur Arbeit anbieten. Viele Mitarbeitende in B├╝rojobs bewegen sich zu wenig und haben zu wenig Ausgleich vom Arbeitsalltag. Als Programm zur Bewegung oder Entspannung kannst Du zum Beispiel einen Business Yoga Kurs buchen oder eine gemeinsame Meditation anbieten. F├╝r In-Person Teams bietet sich auch eine regelm├Ą├čige gemeinsame sportliche Aktivit├Ąt im Feierabend an.

  13. Aus der Routine ausbrechen. Mehr denn je hat die Pandemie feste Strukturen geschaffen, zu denen es wenig Abwechslung gab. Um agil zu bleiben und das Growth Mindset zu st├Ąrken, sind jedoch gerade Abweichungen von der Routine wichtig. Teamevents sind eine M├Âglichkeit, etwas vollkommen Neues auszuprobieren, doch auch Arbeitstage k├Ânnen Abwechslung bieten. Die Mittagspause an einem anderen Ort, zum Beispiel, und wenn es nur ein anderes Zimmer im Home Office ist.

  14. Ein funktionelles aber inspirierendes Arbeitsumfeld schaffen. Die physische Arbeitsumgebung spielt eine wichtige Rolle f├╝r die Employee Experience. Das bedeutet zum einen funktionale Arbeitspl├Ątze mit ergonomischen Tischen und St├╝hlen, einfachen Zugang zu allen ben├Âtigten Ger├Ąten (Drucker, Kopierer, usw.), aber auch ein Arbeitsumfeld, das die Kreativit├Ąt anregt. Zu sterile B├╝ros motivieren nicht und k├Ânnen sogar die Inspiration hemmen.

  15. R├Ąume f├╝r verschiedene Bed├╝rfnisse schaffen. Der Arbeitsalltag besteht aus verschiedenen Phasen und Arten der Arbeit. Die konzentrierte Bildschirmarbeit, die kreative Zusammenarbeit, die ÔÇťDown TimeÔÇŁ zum Erholen und Abschalten, der lockere informelle Austausch mit dem Team, usw. Ein B├╝ro, das die verschiedenen Bed├╝rfnisse ber├╝cksichtigt und optimale Arbeitsbedingungen bietet, beispielsweise durch inspirierende Meetingr├Ąume oder spezielle Coworking Areas f├╝r das fokussierte Arbeiten, kann die Produktivit├Ąt und auch die Workplace Experience erheblich verbessern.

  16. Strukturen und Prozesse hinterfragen. Die Arbeit und ihre Anforderungen ├Ąndern sich. Neue Aufgaben und Tools erfordern neue oder ver├Ąnderte Prozesse. Die Strukturen innerhalb des Unternehmens und der Arbeitsabl├Ąufe sollten daher regelm├Ą├čig hinterfragt werden, um abzugleichen: sind sie noch optimal oder muss etwas angepasst werden? Vielleicht gibt es zum Beispiel in der Zwischenzeit verbesserte Tools, die Prozesse effektiver machen und damit die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erh├Âhen.

  17. Software und Technik auf dem neuesten Stand halten. Es sollte eine Selbstverst├Ąndlichkeit sein, in der Praxis ist es das aus Budgetgr├╝nden oder wegen zu geringer Priorisierung des Themas jedoch nicht. Funktionierende Arbeitsger├Ąte, die auf dem aktuellen Stand sind und Tools, die ihren Zweck erf├╝llen, geh├Âren zum Grundwerkzeug f├╝r effektives Arbeiten. Wenn alles funktioniert, mag das zwar nicht die Zufriedenheit erh├Âhen, da es als selbstverst├Ąndlich empfunden wird, ist die Technik jedoch langsam oder fehleranf├Ąllig, kann dies zu erheblicher Unzufriedenheit und Frustration f├╝hren.

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Benefits und Belohnungen sind f├╝r die Employee Experience zwar nicht der wichtigste Faktor, Teambuilding Ma├čnahmen k├Ânnen jedoch erheblich zu einem positiven Erlebnis beitragen. Heycater! kann Dein n├Ąchstes Teamevent mit leckerem Catering unterst├╝tzen, unsere Eventexpertinnen k├Ânnen jedoch noch mehr!

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