Hybrid Event planen: unsere Top 11 Tipps für hybride Veranstaltungen

2020 erlebten die virtuellen Events durch die Coronakrise einen massiven Aufschwung. Das digitale Format hat viele Vorteile, aber auch einige Nachteile gegenüber einer In-Person-Veranstaltung. So wie die Arbeitswelt sich durch die Krise verändert, zeichnen sich auch Änderungen in der Eventbranche ab. Hybrid Events vereinen das Beste aus beiden Welten – der virtuellen und der persönlichen. Wie eine hybride Veranstaltung gelingt und was Du beachten solltest, wenn Du ein Hybrid Event planst, erfährst Du in diesem Artikel.

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Der Begriff deutet es schon an: das Hybrid Event ist eine Mischform aus In-Person Event und Vor-Ort-Veranstaltung. Vereinfacht gesagt findet das Event in Person statt, es gibt jedoch auch die Möglichkeit, virtuell daran teilzunehmen. Beispielsweise, wenn eine Konferenz im Internet gestreamt wird und die virtuellen Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Möglichkeit zur Interaktion haben.

Virtuelles Event finden

Das reine Streaming eines Events reicht streng genommen noch nicht aus, um eine Veranstaltung als hybrid zu bezeichnen. Es sollten sowohl physische als auch virtuelle Teilnehmer das Gleiche geboten und die gleichen Chancen zur Beteiligung gegeben werden. Das bedeutet auch, dass alle die gleichen Inhalte sehen.

Vor- und Nachteile von hybriden Events

Präsenzveranstaltungen und Online Events funktionieren in vielen Punkten grundlegend unterschiedlich und bringen jeweils Vor- und Nachteile mit. Das Gleiche gilt für die Mischform, das Hybrid Event.

Vorteile

  • Reichweite: Durch die Ergänzung der virtuellen Option beschränkt sich die Gruppe der Teilnehmenden nicht nur auf diejenigen, die Zeit und Geld haben anzureisen oder in der Nähe des Veranstaltungsortes wohnen.

  • Kosten: Nimmt ein Großteil der Teilnehmenden virtuell teil, entstehen für diese weniger Kosten, es muss unter Umständen eine kleinere Location gemietet werden, Catering und Getränke für weniger Personen bereit gestellt werden. Allerdings fallen auch für den virtuellen Aspekt Kosten an – siehe Nachteile.

  • Teilnehmeranzahl insgesamt: Vor-Ort-Veranstaltungen haben immer eine gewisse Teilnehmerbeschränkung, die von der Location und dem Budget abhängen. Für die virtuell Teilnehmenden mag es zwar technisch auch gewisse Obergrenzen geben, es können jedoch deutlich mehr Personen teilnehmen.

  • Verfügbarkeit der Inhalte: Werden alle Inhalte aufgezeichnet, gibt es die Möglichkeit, diese später allen Teilnehmenden zur Verfügung zu stellen – und den Content vielleicht sogar weiterzuverwenden, beispielsweise für Social Media Kanäle oder den Firmenblog.

  • Nachhaltigkeit: Durch geringere Reisekosten, weniger oder keine Speaker oder Teilnehmende, die zum Event fliegen müssen, können hybride Events nachhaltiger sein als reine Vor-Ort-Events. Hier sind natürlich auch Strom für Technik und Ressourcen für Streaming und Bereitstellen der Plattform usw. Zu berücksichtigen.

  • Auswertung: Der Online-Anteil hybrider Veranstaltungen ermöglicht eine bessere Auswertung als reine Vor-Ort-Events. Welche Themen waren besonders interessant, wo waren weniger Teilnehmende anwesend, wie war die Interaktion während der Sessions? All diese Informationen können im Nachhinein für die Planung und Optimierung kommender Events verwendet werden. Natürlich muss der Datenschutz berücksichtigt werden (siehe unten).

  • Geringere Hürde: Durch die fehlende Anreise und die geringeren Kosten fällt die Hürde für Teilnehmende. Die Option, virtuell teilzunehmen, kann damit die Anzahl an Teilnehmenden deutlich erhöhen.

  • Flexibilität für Teilnehmende: Hybride Events bieten allen Interessierten zwei Optionen: vor Ort physisch dabei zu sein oder virtuell teilzunehmen.

Nachteile

  • Mehraufwand: Es müssen beide Formate sorgfältig vorbereitet sein. Im Verhältnis zum reinen In-Person- oder Online Event entsteht damit ein höherer Aufwand. Je routinierter Unternehmen darin sind, werden die Aufwände geringer, aber gerade das erste Hybrid Event kann deutlich mehr Ressourcen erfordern.

  • Kosten: Zwar werden in einer hybriden Veranstaltung bestimmte Kosten eingespart, andererseits entstehen zusätzliche Ausgaben über zusätzliches Equipment und Personal, das notwendig ist, um den virtuellen Anteil des Events zu bedienen.

  • Komplexität: Eine Veranstaltung professionell zu streamen und Interaktion auch zwischen den virtuellen Teilnehmenden zu ermöglichen, ist eine komplexe Aufgabe, die Erfahrung, die richtigen Tools und Experten benötigt.

  • Teilnehmeranzahl vor Ort: Auch wenn die virtuelle Option insgesamt zu höheren Teilnehmerzahlen führen kann, kann sie ebenso bedeuten, dass sich weniger Personen für die Vor-Ort-Teilnahme entscheiden, da es günstiger und flexibler ist, sich virtuell zuzuschalten.

  • Unterschiedliche Erfahrungen: Die gleichen Erfahrungen für physische und virtuelle Teilnehmende zu schaffen, ist keine einfache Aufgabe und kann nie zu 100% gelingen, da ein virtueller Austausch immer ein anderer ist als sich in einem Raum zu treffen, Smalltalk am Buffet zu führen und Kontakte an der Bar zu knüpfen.

  • Fehlende Persönlichkeit und Kontaktmöglichkeiten: Virtuell funktioniert Zwischenmenschlichkeit anders als in-Person, das wissen wir spätestens seit Videokonferenzen. Das liegt unter anderem an fehlender Mimik und Gestik, von der Körpersprache des Gegenübers bekommen wir über einen Bildschirm weniger mit als wenn wir ihr oder ihm gegenüber sitzen oder stehen.

Beispiele für hybride Veranstaltungsformate

Nicht jedes Event-Format ist dazu geeignet als hybride Veranstaltung durchgeführt zu werden. Alle Events, die eine persönliche Anwesenheit erfordern, eignen sich weniger gut. Beispiele für Formate, die hybrid funktionieren können:

  • Hybrid Meetings

  • Hybride Konferenzen oder Kongresse

  • Hybride Seminare

  • Hybrid Trainings

  • Hybride Produktpräsentationen

  • Hybride Sport Events

Virtual Event finden (Party)

Unsere Top 11 Tipps für hybride Veranstaltungen

Ein Hybrid Event zu planen und durchzuführen kann einen Mehraufwand bedeuten, da sowohl die Voraussetzungen einer Präsenzveranstaltung sowie auch der virtuelle Aspekt zu berücksichtigen sind. Unsere 11 Tipps helfen Dir dabei, die wichtigsten Punkte zu berücksichtigen:

Tipp 1: Inhalte gut planen

Für jedes Event musst Du genau planen, welche Inhalte die Teilnehmenden sehen, wer als Guest Speaker eingeladen wird, welche Sessions stattfinden sollen usw. In der hybriden Veranstaltung ist dieser Punkt noch wichtiger: welche Inhalte funktionieren überhaupt virtuell und wo musst Du nach Alternativen suchen? Eine Gesprächsrunde beispielsweise funktioniert gut, wenn alle Teilnehmenden vor Ort sind und dies gestreamt wird, Fragen können sowohl aus dem Publikum vor Ort als auch aus dem virtuellen Chat gestellt werden. Auch virtuelle Gäste können zugeschaltet werden, all das muss jedoch genau geplant werden.

Soll eine Session interaktiver sein, beispielsweise mit Diskussionen unter den Teilnehmenden, so ist auch das machbar, es muss jedoch die passende Technik bereitstehen. Welche Inhalte müssen umgedacht werden, wo ist die virtuelle Erfahrung deutlich schlechter? Bei einem hybriden Team Event beispielsweise sollten sich die virtuell zugeschalteten Kolleginngen und Kollegen nicht ausgeschlossen, sondern genauso einbezogen fühlen.

Tipp 2: Zeitlicher Ablauf muss sich an der Aufmerksamkeitsspanne der virtuellen Teilnehmenden richten

In virtuellen Formaten ist die Aufmerksamkeit deutlich geringer. Vor dem Bildschirm werden wir zum einen deutlich schneller abgelenkt, zum anderen erschöpfen wir schneller. Plane lieber kürzere Programmpunkte und mehr Pausen ein. Auch wenn die Teilnehmenden vor Ort länger „durchhalten“ würden, der Maßstab sind in diesem Fall die virtuell zugeschalteten.

Ebenso wichtig sind die Pausen – was passiert, wenn sich die Vor-Ort-Teilnehmenden am Buffet austauschen, wenn neue Kontakte und interessante Gespräche entstehen? Was kann virtuell geboten werden, damit sich die Teilnehmenden zum einen bewegen und zum anderen austauschen können? Eine kleine digitale Fitness- oder Yoga-Session oder kleine Chatrooms mit wenigen Teilnehmenden können Lösungen sein.

Tipp 3: Geeignete Technik für das Hybrid Event einsetzen

Wenn ein Event zusätzlich virtuell stattfindet, sind gute Mikrofone und Kameras besonders wichtig. Achte hierbei auch darauf, welche Mikros auf den Bildschirmen nicht stören, z.B. kleine Ansteckmikros, am besten kabellos. Ebenso brauchst Du eine Streaming-Plattform bzw. eine Plattform, die es Teilnehmenden ermöglicht, zum einen den Sessions zu folgen und zum anderen aktiv teilzunehmen – Fragen zu stellen, sich mit anderen auszutauschen, vielleicht sogar verpasste Sessions nachträglich in der Aufzeichnung zu sehen.

Tipp 4: Geeigneten Veranstaltungsort auswählen

Bei einem Hybrid Event ist nicht nur wichtig, dass die Location zum Unternehmen und zum Anlass passt, sondern auch, dass das Streamen hier möglich ist und eine gute Erfahrung gewährleistet. Eine stabile Internetverbindung ist absolute Grundvoraussetzung, aber denke auch daran, dass der Veranstaltungsort in den Streams in verschiedenen Einstellungen zu sehen sein wird. Nicht immer zoomt die Kamera auf einzelne Speaker, manchmal wird auch die Kulisse zu sehen sein. Nicht alle Orte eignen sich gleich gut dafür.

Tipp 5: Datenschutz beachten

Da sich Teilnehmende digital registrieren und ihre Daten hinterlassen müssen und Deine Plattform möglicherweise Auswertungen zur Verfügung stellt, ist es unabdingbar, dass Du zum einen die Teilnehmenden darauf hinweist, welche Daten und zu welchem Zweck gespeichert werden und Du eine Genehmigung einholst. Befrage hierzu am Besten einen Datenschutzexperten, denn die Gesetzgebung ändert sich laufend.

Tipp 6: Testen, testen, testen!

Vor jedem Event solltest Du die Abläufe und die Technik gründlich testen, ganz besonders, wenn sich aus aller Welt hunderte oder tausende an Teilnehmenden zuschalten. Ist das Internet vor Ort wirklich stabil? Funktioniert die Konferenz-Plattform oder das Streaming Tool? Klappt die Aufzeichnung? Ist die Anmeldung zum Event überhaupt problemlos möglich? Welche Punkte im Ablauf sind fehleranfällig, wo benötigen Teilnehmende oder Speaker besondere Instruktionen?

Tipp 7: Team und virtuelle Teilnehmer schulen

Wissen alle Verantwortlichen, wie die Plattform funktioniert und was während des Events zu beachten ist? Sind alle Speaker gut vorbereitet und können die Teilnehmenden die Plattform bedienen? Stell unbedingt sicher, dass es keine technischen Hürden oder Verständnisprobleme gibt. Beispielsweise kannst Du an Teilnehmende vorab ein „Walkthrough-Video“ verschicken, das die Plattform erklärt und ihnen aufzeigt, wie sie sich anmelden, an den Sessions teilnehmen, den Chat verwenden usw.

Tipp 8: Kleinere Sessions für mehr Interaktion nutzen

In einer großen Zoom-Konferenz mit mehreren hundert Teilnehmenden, die ihre Mikros und Kameras vermutlich ausgeschaltet haben, lässt die Aufmerksamkeit schnell nach. Interaktion ist kaum möglich, das Erlebnis kann schnell unpersönlich wirken. Such eine Plattform aus, die es ermöglicht, kleinere Breakout Sessions mit weniger Personen zu erstellen, damit sich die Teilnehmenden besser austauschen können. Man könnte diese Lösung als das digitale Equivalent zu den kleinen Sessions auf Konferenzen betrachten: in einem kleinen Raum gibt es nur eine begrenzte Anzahl an Stühlen, wer zu spät kommt, muss eine andere Session besuchen. Das Erlebnis ist deutlich intimer und persönlicher.

Tipp 9: Überrasche die Teilnehmenden!

Wie kannst Du etwas MEHR bieten, das andere hybride Events nicht haben? Vor Ort ist dieser Punkt einfacher: ein exzellentes Buffet, eine Goodie Bag mit besonderen Gimmicks, eine Photobooth oder andere interaktive Angebote, die Teilnehmende bei Laune halten, Spaß bringen und dazu anregen, das Erlebnis auf dem Event zu teilen. Bei einem virtuellen Anteil am Event gibt es Alternativen, abhängig von Budget, Anzahl und Location der Teilnehmenden. Kannst Du allen vorab eine Goodie Box zuschicken, als Alternative zur „Goodie Bag“? Wer freut sich zum Beispiel nicht über Snacks, einen schönen gebrandeten Notizblock und eine persönliche Danksagung und Willkommenskarte zum Event? Ist das Zusenden einer physischen Box nicht möglich, stell ein virtuelles Package zusammen. Vielleicht mit einem Gutscheincode, dem Programm, einem schön gestalteten Workbook oder einem persönlichen Willkommensvideo des Teams.

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Tipp 10: Hybrides Event auswerten

Vor allem wenn Du weitere Events planst, möchtest Du sicherlich wissen, welche Inhalte besonders beliebt waren, was gut ankam und was weniger gut besucht war. Sofern Deine Plattform dies mitbringt, solltest Du nach dem hybriden Event auswerten, welche Sessions von wie vielen Teilnehmenden besucht wurden, ob diese die Session verlassen haben, wie die Interaktion im Chat war und wie sich die Anzahl der Teilnehmenden im Verlauf des Events entwickelte. Es gibt zahlreiche Daten und Informationen, die Du auswerten kannst, um daraus Erfahrungen für das nächste Event abzuleiten, unabhängig ob es eine hybride Veranstaltung wird, ein Online Event oder eine Präsenzveranstaltung.

Tipp 11: Nach dem Hybriden Event Feedback einholen

Statistiken sind wichtig du hilfreich, aber nicht umfassend aussagekräftig: vielleicht haben viele Teilnehmende die Session laufen lassen, aber trotzdem nicht zugehört. Detaillierte Informationen erhältst Du nur von den betreffenden Personen selbst. Frage Deine Teilnehmenden nach dem hybriden Event unbedingt nach Feedback. Du könntest zum Beispiel eine kleine Umfrage verschicken und unter allen E-Mails etwas verlosen, um die Teilnahme zu incentivieren. Frage danach, was gut gelungen war (diese Stimmen kannst Du später zur Bewerbung des nächsten Events nutzen – hierbei aber unbedingt Datenschutz beachten!) und danach, was Du beim nächsten Mal verbessern kannst. Welche Inhalte besonders interessant waren, was gefehlt hat oder was unnötig war. Denk auch daran, die Speaker zu befragen, was ihnen gut oder weniger gut gefallen hat und wie Du Dich verbessern kannst. Auch Feedback aus dem Team ist hilfreich. Mit jeder konstruktiven Kritik hast Du die Chance, das nächste Event noch besser zu machen!

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Planst Du gerade ein hybrides Event? Suchst Du nach Unterstützung in der Vorbereitung und Durchführung? Die Event-Experten von heycater! kennen sich mit allen Arten von Veranstaltungen gut aus und unterstützen Dich gern, von der Buchung der Location und Zusammenstellung des Programms bis hin zur Organisation von Catering, Personal und Equipment.

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