Modernes Office Management: 11 DOs & DON'Ts

Das Office Management hat schon lĂ€ngst den klassischen Job des SekretĂ€rs oder der SekretĂ€rin abgelöst. Kaum ein Berufsbild ist so sehr im Wandel wie das des Office Managers. Arbeitsmodelle Ă€ndern sich mit Hybrid Work und Remote Work, es gibt immer mehr Tools, Prozesse und Strukturen zu verstehen, Wellbeing at Work ist genauso wichtig wie betriebswirtschaftliche Faktoren. Wir sehen uns in diesem Artikel an, welche Anforderungen an das moderne Office Management gestellt werden und was die wichtigsten DOs und DON’Ts sind.

Was sind die traditionellen Office Management Aufgaben?

Office Managerinnen und Manager waren frĂŒher ein vor allem verwaltender Job. Ablage, Organisation von Events, Employee Management, Reiseorganisation, Abrechnungen, Management des BĂŒros selbst, Betreuung von GĂ€sten, Bestellung von BĂŒromaterial, um nur einige der vielseitigen Aufgaben zu nennen.

Je nach Anforderungen und Ausrichtung des Unternehmens kann dies vor allem Sekretariatsaufgaben umfassen, aber auch andere Schwerpunkte in Richtung Marketing, Event Management oder Verwaltung.

Die Rolle des Office Managers im Wandel

Teams sitzen zunehmend nicht mehr an einem Ort, spÀtestens in Pandemiezeiten sind Remote Teams und Home Office Arbeit Alltag geworden. Die steigende Belastung in der Arbeitswelt ist schon seit Jahren Inhalt verschiedener Studien, Wellbeing der Angestellten ist in vielen Unternehmen inzwischen eine PrioritÀt auf der Agenda, nicht mehr nur eine Randnotiz.

Damit Ă€ndern sich auch die Verantwortlichkeiten des Office Managements, hin zu mehr gestalterischen Aufgaben. Wie kann das Office “angestelltenfreundlicher” gestaltet werden, was brauchen die Einzelnen zum Wohlbefinden? Wie mĂŒssen ArbeitsplĂ€tze und das BĂŒro selbst ausgestattet sein, welche Prozesse und Strukturen sind wichtig, wo liegen mögliche Konfliktpotenziale?

Virtual Office Manager

Mit den verĂ€nderten Rahmenbedingungen wird ein neuer Job zunehmend wichtiger: die virtuelle Assistenz oder das Virtual Office Management. Was zuerst nach einem Widerspruch klingt: wie lĂ€sst sich ein nicht-physisches Office managen bzw. wie kann ein BĂŒro bzw. Team aus der Ferne gemanagt werden? FĂŒhrung aus der Ferne ist möglich und ebenso kann der Office Management Job rein virtuell ausgefĂŒhrt werden. Bei Remote Teams ist diese Aufgabe vielleicht noch wichtiger, da es kein physisches Office gibt, das alle Mitarbeitenden zusammenbringt und die Kommunkation eine vollkommen andere ist.

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11 Dos und Don’ts im modernen Office Management

Die Aufgaben im Office Management 2021 sind komplex und erfordern vielseitige Kompetenzen. Unsere Dos und Donts geben Dir Tipps und Anregungen an die Hand, können aber durch die Vielseitigkeit des Jobs nur einen groben Überblick geben, je nach Unternehmen und Anforderungen sind zahlreiche weitere Punkte wichtig.

Anforderungen von Remote Work und Hybrid Work berĂŒcksichtigen

SpĂ€testens seit der Corona-Pandemie sind die Zeiten vorbei, in denen Teams ausschließlich PrĂ€senzarbeit im Office verrichten. Bildschirmarbeit lĂ€sst sich hĂ€ufig von jedem Ort erledigen, wo ein Laptop und funktionierendes Internet zur VerfĂŒgung stehen. Auch nach Corona zeichnet sich ab, dass Hybrid Work das Arbeitsmodell der Zukunft ist.

Modernes Office Management muss die neuen Gegebenheiten berĂŒcksichtigen - durch einen Office Space, der darauf ausgelegt ist, hybride Team Events und Calls abzuhalten, der PrĂ€senztage so effektiv und angenehm wie möglich macht und den Austausch im Team fördert. Auch die Verwendung von Tools muss an diese Entwicklungen angepasst werden, vielleicht werden neue Tools oder Strukturen benötigt (einen Raum fĂŒr virtuelle Kaffeepausen zum Beispiel) oder alte Tools mĂŒssen abgelöst werden (die traditionelle Zeiterfassung per “Stechuhr” ist fĂŒr Remote und Hybrid Teams nicht mehr passend)

Growth Mindset statt Fixed Mindset

Die Arbeitswelt und viele Branchen verĂ€ndern sich rasend schnell, ebenso die Arbeitswelt selbst. Unternehmen selbst, aber auch Teams und Einzelne sehen sich vielen Herausforderungen gegenĂŒber. Office Managerinnen und Manager, die in einem starren Fixed Mindset gefangen sind, helfen Unternehmen, Teams und Mitarbeitenden nicht beim Wachstum, bei der Lösung von Problemen und BewĂ€ltigung von Krisen.

Im Growth Mindset dagegen liegt der Fokus auf dem Wachstum, darauf Feedback und Kritik anzunehmen und daraus zu lernen, auf der Freude an VerĂ€nderung und lebenslanger Weiterentwicklung. Dieses Mindset ist nicht nur im Office Management essentiell, sie sollte auch an das Team vermittelt werden und durch Inspirationen und Challenges geĂŒbt und gefördert werden.

Employee Experience im Fokus

FrĂŒher waren es vor allem das Gehalt und andere Eckpunkte des Arbeitsvertrages, die Angestellte motivierten, einen Job anzunehmen bzw. ihn zu wechseln oder zu behalten. Auch wenn Urlaubstage, Gehalt und Benefits noch immer eine wichtige Rolle spielen, den Unterschied machen hĂ€ufig andere Punkte, die auf das Wohlbefinden, auf die Motivation und die Identifikation mit einem Team und Unternehmen einwirken.

Sich rein auf Prozesse, Effizienz und Verwaltung zu konzentrieren, ist nicht mehr zeitgemĂ€ĂŸ. Office Management muss auch eine positive Employee Experience im Fokus behalten. Wie geht es der und dem Einzelnen, wo könnte es Probleme geben? Wie kann der Arbeitsalltag und der Arbeitsplatz fĂŒr jede und jeden einzelnen angenehmer gestaltet werden? Wie ist das VerhĂ€ltnis zwischen Angestellten und Vorgesetzten? Diese Punkte muss ein Office Manager im Blick behalten.

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Inklusion und Safe Space

Inklusion ist nicht nur ein BuzzWord, das in den letzten Monaten und Jahren mehr Beachtung befunden hat. Es ist eine Notwendigkeit in einem modernen Unternehmen, das Wert auf Wellbeing aller Mitarbeitenden legt und bestehenden Diskriminierungen soweit möglich entgegenwirken möchte.

Zum Office Management gehört es daher auch, fĂŒr diese Fragen sensibel zu sein: ist das Office ein Safe Space fĂŒr alle, in dem Rassismus, Sexismus, Ableismus und andere Arten der Diskriminierung keinen Platz finden? Sollte es Vorkommnisse geben, können sich die Betroffenen an jemanden wenden? Gerade in internationalen Teams ist auch das Thema interkulturelle Kommunikation ein wichtiger Faktor - nicht umsonst steht dieser Punkt auf der Agenda des IHK Office Manager Kurses.

Emotionale Intelligenz

Neben einer Vielzahl an FÀhigkeiten, betriebswirtschaftlichen Wissen, Marketing-Grundkenntnissen, die Kenntnis von Tools und Prozessen sind es auch die Soft Skills, die gutes Office Management ausmachen. Die Stimmungen im Team und Befindlichkeiten einzelner wahrzunehmen, zu bewerten und darauf zu reagieren trÀgt viel zum erfolgreichen Arbeiten und effektiven zufriedenen Teams bei.

Probleme frĂŒhzeitig erkennen und darauf reagieren

Daraus ergibt sich auch, dass sich andeutende Probleme niemals ignoriert werden, sondern erkannt und benannt werden sollten, damit Lösungen gefunden werden können. Eine hohe Empathie und ein GespĂŒr dafĂŒr, wenn sich einzelne nicht wohlfĂŒhlen oder in einem Projekt etwas droht schiefgelaufen, kann mögliche Katastrophen schon im Keim ersticken und Lösungen finden.

Scheinen Mitarbeitende unmotiviert, gibt es in einem Projekt hĂ€ufig negatives Feedback von einem Kunden, werden dauernd Deadlines verpasst oder die Ergebnisse sind nicht zufriedenstellend? Jedes Signal sollte ernst genommen und ergrĂŒndet werden.

Vermitteln zwischen allen Parteien

Gerade in grĂ¶ĂŸeren Unternehmen und Teams haben Chefinnen und Chefs weder die Zeit noch die KapazitĂ€ten, in den direkten Austausch mit den Einzelnen zu gehen. Interessen von FĂŒhrungsebene und Angestellten, Anforderungen, Erwartungen und EinschĂ€tzungen gehen mitunter auseinander und bergen Konfliktpotenzial.

Office Managerinnen und Manager stehen zwischen allen Parteien - FĂŒhrung, HR, Angestellten usw. - und vermitteln im Konfliktfall, sprechen mit allen Beteiligten, bringen Ansprechpartnerinnen und -partner zusammen und helfen bei der Lösungsfindung.

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Big Picture Thinking & Priorisierung

So wichtig Genauigkeit ist, der Blick fĂŒr das Big Picture ist fĂŒr alle Angestellten eine wertvolle FĂ€higkeit, im Office Management ist sie unbedingt erforderlich. Bei einer so großen VIelzahl an Aufgaben und Verantwortlichkeiten ist es unabdingbar, PrioritĂ€ten setzen zu mĂŒssen - und das kann nur gelingen, wenn das große Ziel im Fokus bleibt. Nur dann kann auch das Team an das “große Ganze” erinnert werden - an die Unternehmenswerte, die Mission, die betriebswirtschaftlichen und wertebasierten Ziele.

Auge fĂŒrs Detail

Gewissenhaftigkeit bei gleichzeitigem Blick auf das Big Picture, die FĂ€higkeit, auf Detailebene hineinzoomen, aber auch hinauszoomen zu können, machen gutes Office Management aus. Nicht jede Aufgabe und jedes Projekt erfordern Perfektion, hĂ€ufig ist “done better than perfect”, gerade mit Blick auf Effizienz und Wirtschaftlichkeit, einige Aufgaben erfordern jedoch auch absolute Genauigkeit, beispielsweise rechtliche Fragen.

Moderne Office Managerinnen und Manager mit ihrer Vielzahl an Verantwortlichkeiten mĂŒssen zwischen verschiedenen Anforderungen unterscheiden können und diese Unterschiede auch an das Team weitergeben. Wo ist das Detaillevel wichtig und wo blockiert sie den Fortschritt? Nur so können Teams professionell und effektiv arbeiten.

Kein Micromanagement

Einer der wichtigsten Faktoren fĂŒr die Zufriedenheit von Mitarbeitenden ist das GefĂŒhl, dass ihnen WertschĂ€tzung und Vertrauen entgegengebracht werden. Zu große Kontrolle und Micromanagement können dieses GefĂŒhl erheblich beschĂ€digen. So wichtig die Delegation von Aufgaben ist und der Überblick darĂŒber, wer mit welchen Projekten und Tasks beschĂ€ftigt ist, Timelines und Deadlines im Blick zu behalten und im Zweifel nachzufragen, ein zu engmaschiges Kontrollsystem ist in vielen FĂ€llen nicht angebracht.

Ein gewisses Maß an Eigenverantwortung und Vertrauen kann allen Mitarbeitenden entgegengebracht werden, sogar Auszubildende und Praktikanten können kleine Aufgaben ĂŒbertragen bekommen, die sie selbstĂ€ndig lösen. AbhĂ€ngig von Chefin oder Chef kann das Office Management auch das Micromanagement der FĂŒhrungsebene auflösen und so fĂŒr ein entspannteres VerhĂ€ltnis im Team sorgen.

Aufgaben automatisieren und delegieren

Je mehr Tools es gibt und je mehr Aufgaben zum Arbeitsalltag hinzukommen, je mehr besteht die Gefahr ineffizient zu arbeiten. Einfache, sich wiederholende Aufgaben können hÀufig automatisiert werden, neue Prozesse und Tools erleichtern die Arbeit und helfen der ProduktivitÀt.

Flexibel zu bleiben, Aufgaben und AblĂ€ufe zu hinterfragen und neue Lösungen zu finden und zu etablieren, macht modernes Office Management aus. Aus betriebswirtschaftlichen GrĂŒnden, aber auch um die Zufriedenheit im Team zu erhalten. Wo kann die Arbeit vereinfacht werden, wo können Aufgaben automatisiert oder delegiert werden, sodass fĂŒr einzelne Raum geschaffen wird fĂŒr interessantere verantwortungsvollere Aufgaben?

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heycater! unterstĂŒtzt das Wellbeing im Team

Modernes Office Management ist nicht nur Administration, Ablage und Verwaltung, mit New Work und den Anforderungen an ein attraktives gesundes Arbeitsumfeld sind auch die Aufgaben von Office Managern und Managerinnen gewachsen. Das Wellbeing im Unternehmen kann durch eine Vielzahl an Maßnahmen gesteigert werden, von der Übertragung von Verantwortung ĂŒber die Förderung von Teambuilding Maßnahmen bis zur Belohnung und WertschĂ€tzung der Angestellten.

Wellbeing in Teams ist fĂŒr uns bei heycater! eines der wichtigsten Themen. Gesunde ErnĂ€hrung, psychisches Wohlbefinden und Zusammenhalt im Team sind 2021 wichtiger denn je. Darum liegt ein Fokus bei uns auf den kleinen und großen Dingen, die Teams zusammenwachsen lassen und motivieren. Im Marketplace findest Du von kompletten Team Events bis hin zu Home Office Care Paketen alles, was Du brauchst, um Dein Team zu belohnen, zu motivieren und zusammenzuhalten.

Hat Dich der Artikel inspiriert? Teil ihn gern mit Kolleginnen und Kollegen oder Vorgesetzten, vielleicht könnt ihr einige der Tipps umsetzen, um durch teambezogenes Office Management das Wohlbefinden im Unternehmen weiter zu steigern.

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