Online Event planen: der große Guide

Online Events werden immer populärer, denn sie bringen viele Vorteile mit und sind gerade in Zeiten von COVID-19 eine gute Alternative zu In-Person-Veranstaltungen. So vielseitig die Formate für virtuelle Events sind, so unterschiedlich fällt auch ihre Planung aus. Von der Team-Weihnachtsfeier bis hin zur virtuellen Konferenz oder Messe – mit der Schritt-für-Schritt Anleitung in unserem Guide bist Du gut auf die Planung vorbereitet und kennst alle wichtigen Aufgaben und Entscheidungen.

Was ist bei der Planung von virtuellen Events zu beachten?

Die Technik ist bei Online Events das A und O. Wenn die Internetverbindung nicht gut genug ist oder die Tools streiken, leiden die Stimmung und der professionelle Eindruck. Im schlimmsten Fall verlassen Teilnehmer das Event. Was bei virtuellem Teambuilding zu verschmerzen ist, kann bei großen Online-Konferenzen und Webinaren, für die Teilnehmer Geld bezahlt haben, fatale Auswirkungen auf die Brand-Wahrnehmung und die Reputation haben.

Es ist daher unerlässlich vorab ausführlich zu testen, dass Hardware, Software und Verbindung funktionieren. Hierzu gehören auch eine optimale Ausleuchtung, guter Ton und ein professioneller Hintergrund. Mit Hilfe guter Vorbereitung und eines Dry-Runs kannst Du die Wahrscheinlichkeit von Technikfehlern jedoch weitgehend minimieren.

Virtuelles Event finden

Virtuelles Event Management: Wo liegen die Unterschiede zum In-Person-Event?

Eines haben Offline- und Online-Events im Allgemeinen gemeinsam: die Veranstaltung findet zu bestimmten festen Zeiten statt. Im Fall von Webinaren oder Online Konferenzen können jedoch Aufzeichnungen erstellt und den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Die Kosten für virtuelle Events sind dank wegfallender Ausgaben für Location, Anreise und Übernachtung geringer, daher sind im Allgemeinen auch die Ticketpreise niedriger. Es kann unter Umständen auch sinnvoll sein, das Event kostenlos (beispielsweise gegen einen SignUp zum Newsletter) anzubieten, um die Hürde zur Teilnahme weiter zu senken. Bedenke allerdings, dass das Commitment meistens höher ist, wenn Teilnehmende Geld bezahlt haben.

Online Events ermöglichen ein deutlich detaillierteres Tracking der Nutzer, beispielsweise eine Auswertung davon, wie viele Personen an den einzelnen Sessions teilgenommen haben, wie lange sie dabei waren oder wie viele an Umfragen teilgenommen haben. Denke hierbei unbedingt an Transparenz und Datenschutzkonformität.

Im Folgenden beschäftigen wir uns mit allen Schritten, die für die Planung Deines Online Events wichtig sind.

Vorbereitung: Vor dem Event

Die folgenden Schritte solltest Du rechtzeitig einplanen, bevor das Event stattfindet.

1. Ziel und Zielgruppe definieren

Für wen organisierst Du das virtuelle Event? Was ist das Ziel der Veranstaltung? Ist es ein Teambuilding Event, mit dem Du Mitarbeiter belohnen möchtest? Sollen die Beziehungen zu Geschäftspartnern oder Kunden gestärkt werden? Geht es um Neukundenakquise oder darum, die Bekanntheit des Unternehmens oder der Marke zu stärken? Die Zielgruppe und das Ziel des Events haben maßgeblichen Einfluss auf das Format und die Gestaltung, daher solltest Du Dir ausreichend Zeit für strategische Überlegungen lassen.

2. Event Format festlegen

Das gewählte Event Format bestimmt viele Faktoren wie das Setting, die notwendige Technik und die benötigte Vorlaufzeit. Soll es ein eher formales oder informales Event werden? Wie wichtig ist der interaktive Aspekt? Geht es primär um Spaß oder sollen die Teilnehmenden etwas lernen?

Mögliche Settings sind beispielsweise:

  • Video Call (die einfachste Variante)

  • Virtueller Workshop

  • Video Konferenz

  • Online Messe

Formate bzw. inhaltliche Gestaltungen könnten beispielsweise sein:

  • Virtuelle Festgala

  • Online Teambuilding Spiele

  • Virtual Wine Tasting

  • Kochshow

3. Inhaltliche Vorbereitung: Programm, ggf. Speaker einladen

In diesem Schritt erstellst Du das Programm und fragst mögliche Speaker an. Bei der Zeitplanung ist außerdem wichtig: gibt es Teilnehmer aus unterschiedlichen Zeitzonen?

Bei der inhaltlichen Ausgestaltung können die Erfahrungen aus vergangenen Events gute Dienste leisten. Werte aus, welchen Erfolg bisherige Konzepte hatten, was beliebt und weniger beliebt war. Geht es um Teambuilding, kannst Du auch verschiedene Vorschläge zur Wahl stellen und die Mitarbeiter abstimmen oder Wünsche äußern lassen.

Denke dabei auch an das verfügbare Event Budget. Unterschiedliche Formate und Settings bringen unterschiedliche Kosten mit. Je mehr externe Akteure Du beispielsweise benötigst, die bezahlt werden müssen, umso höher sind die Kosten. Wichtig ist auch, welcher Anspruch an das Catering bzw. die versendeten Boxen und Verpflegung und Getränken gestellt werden.

Virtual Event finden (Cooking)

4. Technik

Abhängig vom Format und Programm Deines virtuellen Events ist auch die notwendige Technik. Eine stabile schnelle Internetverbindung sollte eine Grundvoraussetzung sein. Ebenso brauchst Du einen Laptop sowie passende Hardware für guten Ton und klares Bild (Mikrofon und Kamera/Webcam). Denke daran, ob Du weiteres Equipment benötigst, beispielsweise ein White Board für den Workshop oder einen Teleprompter für eine Session. Welcher Hintergrund sollte zu sehen sein? Die passenden Räumlichkeiten oder der gewünschte virtuelle Hintergrund sollten mit geplant werden.

Entscheide dich außerdem für ein Tool, das Dir die passenden Funktionen für Dein Event mitbringt. Für die verschiedenen Formate kann dies beispielsweise sein:

  • Virtual Event: Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams

  • Virtual Conferencing: Hop In, Whova, Run the World

  • Virtual Engagement: Virtual Polls & Workshops, Virtual Photo Box, Virtual Karaoke

5. Ggf. Bewerbung des Events

Sofern Du kein Teambuilding Event oder eine Veranstaltung für eine feste Anzahl an bereits bekannten Gästen planst und das Event einen kommerziellen Aspekt verfolgt, solltest Du ausreichend Zeit für das Marketing einplanen. Nutze dafür alle verfügbaren Kanäle und Online Marketing Werkzeuge, um potenzielle Interessenten auf das Event aufmerksam zu machen. Beispielsweise:

  • Eine optimierte Landing Page zur Anmeldung

  • Paid Advertising

  • Content Marketing passend zum Thema des Events

  • klassische PR-Arbeit

  • Social Media Marketing

  • Werbung mittels der E-Mail Signatur

6. Einladungsmanagement

Handelt es sich um ein Event mit einer festen begrenzten Gästeliste, solltest Du rechtzeitig eine Einladungsliste zusammenstellen, um Dir über die Anzahl der Gäste einen Überblick zu verschaffen. An diese potenziellen Teilnehmer verschickst Du rechtzeitig ein Save-the-Date mit dem Termin und ggf. ersten Hinweisen auf die Art der Veranstaltung.

In der eigentlichen Einladung mit RSVP Deadline gibst du schließlich das finale Programm und den Zeitplan bekannt und weist auf einen möglichen Dress Code hin. Soll es für die Büro Weihnachtsfeier einen Ugly Christmas Sweater Contest geben? Oder ist ein Gala Diner mit festlicher Bekleidung geplant? Gibt es ein Motto? Alle diese Hinweise gehören in die Einladung. Diese kann übrigens bei informelleren Anlässen und Formaten per E-Mail erfolgen, zu allen festlicheren formelleren Events sollten die Einladungen per Post verschickt werden. Denk hierbei auch rechtzeitig an Design und Druck der Karten und Umschläge.

Kurz vor dem Event verschickst Du schließlich noch einmal einen Reminder mit den wichtigsten Daten zu Datum, Zeit und Ort (Link zum virtuellen Veranstaltungsort).

7. Ggf. Versand der Goodie Box oder Materialien

Sollen Deine Gäste etwas Greifbares zum Event erhalten, ist rechtzeitig auszuwählen, welche Produkte oder Materialien verschickt werden sollen. Tipp: Mit einer Event Box erleichterst Du Dir die Arbeit erheblich. Schau Dir unsere Auswahl an Virtual Event Boxen für jeden Anlass an.

Vor dem Versand oder der Bestellung der Box mit Goodies und Verpflegung solltest Du sicherstellen, dass Du alle korrekten Adressen der Teilnehmer in Deiner Liste hast. Sollte Dein Event zu einer Zeit mit erhöhtem Postaufkommen stattfinden, denk an die verlängerten Versand Vorlaufzeiten, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig bei den Teilnehmern eintrifft.

Eine besonders individuelle Note gibst Du der gewählten Box, wenn Du das Programm des Events und eine persönliche Notiz mitsendest.

Home Catering Boxen für Teams & Events

8. Dry-run

Ein pannenfreier Ablauf signalisiert Professionalität und vermeidet Unzufriedenheit der Teilnehmer und Gäste. Plane daher unbedingt einen Dry-run ein, in dem Du den technischen und inhaltlichen Ablauf einmal durchgehst. Denke auch daran, dass alle Teilnehmer ein genaues Briefing erhalten. Beispielsweise kann sich auch ein kleines Troubleshooting Dokument für wenig technikaffine Teilnehmer lohnen. Bedenke, dass vielleicht nicht jeder mit dem von Dir gewählten Tool vertraut ist und eine kleine Einweisung sinnvoll sein kann.

Im besten Fall planst du auch mit Deinen Gästen ein Rehearsal ein, um einen funktionierenden Ablauf zu gewährleisten. Sollten hierbei Fehler auftreten, hast Du ausreichend Zeit, diese bis zum Event zu beheben und Alternativlösungen zu finden, anstatt dies im Livebetrieb während des Events zu tun. Für ein straffes Programm kann das Schreiben von Skripten den punktgenauen Ablauf sichern. Gehe mit allen Akteuren einmal durch, wie der Zeitplan aussieht und wer wann zum Einsatz kommt.

Reibungsloser Ablauf: Während des Events

Die Vorbereitung ist geschafft, die „Generalprobe“ erfolgreich absolviert – jetzt findet Dein Online Event statt. Auch hier gibt es Punkte zu beachten:

9. Time Management

Bei virtuellen Events zählt jede Minute. Zu groß sind die möglichen Ablenkungen, wenn Teilnehmer sich aus dem Home Office einwählen und ein Alternativprogramm nur einen Klick entfernt ist. Denke daher daran, dass die Aufmerksamkeit während des gesamten Events hoch gehalten wird. Es ist bekannt, dass die Konzentration bei virtuellen Events schwerer aufrechtzuhalten ist, darum sind kürzere Sessions und mehr Pausen wichtig.

Es werden selten alle Teilnehmer pünktlich sein. Daher beginne das Event möglichst pünktlich, auch wenn noch nicht alle beigetreten sind. Dies gilt für Teambuilding Events aber besonders für virtuelle Konferenzen oder Workshops. Stelle sicher, dass Teilnehmende stumm geschaltet sind und jemand im Team im Blick behält, wenn neue Teilnehmer dazu kommen, damit dies nicht den Ablauf stört.

Bedenke außerdem: Je mehr Akteure am Online Event teilnehmen, desto komplexer wird das Event und umso mehr gibt es zu beachten. Stelle sicher, dass alle mit den Abläufen vertraut sind und die Zeitplanung kennen.

10. Programm & Ablauf

Überlege, ob Du die Veranstaltung moderieren lässt. Wie auch bei In-Person-Veranstaltungen führt ein Moderator durch das Programm und setzt den Rahmen zwischen den einzelnen Sessions oder Programmpunkten. Es kann sich auch auszahlen, dass jemand aus dem Team den Chat im Auge behält und ein Dritter die funktionierende Technik sicherstellt.

Denke außerdem an mediale Begleitung: Wird Musik benötigt, welche Video- oder Audiodateien sind notwendig. Das Wichtigste jedoch: alle sollen am Event Spaß haben, und es soll allen Beteiligten lange in Erinnerung bleiben!

Nachbereitung: Nach dem Event

Um den größten Effekt mit Deinem Online Event zu erzielen, ist auch die Nachbereitung wichtig. Insbesondere dann, wenn die Veranstaltung in bestimmtem Abstand wiederholt werden soll.

11. Versende einen Dankesgruß

Besonders bei formelleren Anlässen und Events, an denen Geschäftspartner, Kunden oder potenzielle Kunden teilnehmen, ist ein Follow-up eine gute Chance, die Kontakte zu vertiefen und vielleicht sogar auf Folgeveranstaltungen oder relevante Angebote hinzuweisen. Im Vordergrund sollten immer das Networking und der persönliche Kontakt stehen. Diese E-Mail ist nicht als Werbemail zu verstehen, daher sollten werbliche Inhalte nur eingebaut werden, wenn sich dies aus dem vorherigen Kontakt ergeben hat, also ein reales Interesse an bestimmten Produkten oder Dienstleistungen besteht.

12. Frage nach Feedback

Jedes Event ist eine Chance daraus zu lernen und wertvolles Feedback für die nächste Planung mitzunehmen. Auch wenn etwas nicht gut lief oder es sogar Fehler gab, kannst Du dies als Learning nutzen. Bitte darum die Teilnehmer, Dir ein Feedback zu geben: Was kann das nächste Mal verbessert werden? Was hat ihnen besonders gut gefallen? Was hat eventuell gefehlt?

Beispiele für die Planung von Online Events

Im Folgenden haben wir Dir zwei Formate für virtuelle Events zusammengestellt, an denen Du beispielhaft sehen kannst, wie Online Events geplant werden können.

Die virtuelle Festgala

Dieses formelle Online Event ist sowohl für größere Teams als auch für die Einladung wichtiger Geschäftspartner oder Kunden geeignet. Im Vergleich zu anderen Formaten erfordert die virtuelle Festgala ein höheres Budget pro Person.

Ein Ablauf könnte beispielsweise wie folgt aussehen:

  • Eröffnungsrede

  • Gala Dinner Live Cooking

  • Zaubershow

  • Live Band

Bei der Planung sind die folgenden wichtigen Schritte zu beachten:

  • Versand von Save the Date E-Mails oder Briefen

  • Planung des Live Menüs & Buchung des Entertainments (gerade dieser Punkt benötigt etwas Vorlaufzeit)

  • Versand der Einladungen & Auswahl der Menü Option (wichtig, um unterschiedliche Ernährungsformen der Gäste zu berücksichtigen)

  • Versand von Verpflegung & Drinks

  • Briefing der Akteure

  • Dry-run des Livestreams

Das virtuelle Kochduell

Für informellere Settings und kleinere Teams ist ein virtuelles Kochduell (Variante: virtuelles Cocktail Mixen) ein schönes interaktives Format. Die Idee dahinter: anhand vorgegebener Zutaten kreieren die Teilnehmer ein Menü, ohne Anleitung oder Vorgaben. Anschließend wird bewertet. Das Kochduell kann auch als Teamaufgabe umgesetzt werden – mehrere Teams beraten sich zur Zubereitung.

Der Ablauf könnte beispielsweise die folgenden Programmpunkte beinhalten:

  • Nominierung

  • Dankesrede

  • Drinks & DJ

Das virtuelle Kochduell erfordert im Vergleich weniger Budget als beispielsweise das virtuelle Festdiner. Wichtige Planungsschritte sind:

  • Versand von Save the Date E-Mails oder Briefen

  • Abstimmung der Zutaten (Unverträglichkeiten und Ernährungsformen sollten hier Berücksichtung finden)

  • Versand der Einladungen & des Ablaufplans per E-Mail

  • Versand von Zutaten & Drinks

  • Dry-run des Livestreams

Virtual Event finden (Cooking)

Online Event planen mit heycater!

Jetzt weißt Du, welche Schritte bei der Planung eines Online Events wichtig sind, was Du vor, während und nach der Veranstaltung erledigen solltest. Wenn Du Dir professionelle Unterstützung dabei wünschst, steht Dir das Team von heycater! gern zur Seite. Unsere Event Planer verfügen über viel Erfahrung in der Planung von Offline und Online Veranstaltungen. Nimm gern Kontakt zu uns auf und wir planen gemeinsam das perfekte Online Event für Dein Unternehmen und Deine Ziele.

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