Caterer Checkliste für Virtual Events

Hast Du Boxen für Virtual Events in Dein Catering Portfolio aufgenommen, oder hast Du gerade ein Business gegründet, das sich auf Catering und Boxen für virtuelle Veranstaltungen spezialisiert? Das Geschäftsmodell ist relativ neu in der Cateringbranche und hat vor allem durch die Pandemie in den letzten zwei Jahren an Bedeutung gewonnen. Mit unserer Checkliste helfen wir Dir dabei, von Anfang bis Ende den Überblick zu behalten und Deinen Kunden mit den Boxen Freude zu bereiten.

Planung der Catering Boxen

Damit Du von Anfang an richtig Zeit und Kosten kalkulierst, sind einige Vorüberlegungen wichtig, die bestimmen, wie Du Dein Angebot gestaltest.

• Vorlaufzeit: Wie lange brauchst Du um 50, 100, 300 Boxen zu packen?

• Max. Auftragsmenge: Wie viele Boxen kannst Du maximal pro Auftrag zubereiten, verpacken und verschicken?

• Mindestbestellmenge: Wie viele Boxen müssen mindestens pro Auftrag bestellt werden, damit sich der Aufwand für Dich rechnet?

• Inhalt der Box: Welche Inhalte / Bestandteile sollen sich in Deiner Box befinden?

• Versand-Eignung: Welche Gerichte eignen sich zum Versand und wie werden diese verpackt?

• Haltbarkeit: Wie ist die Mindesthaltbarkeit der Gerichte? Und ist diese kompatibel mit der Vorlaufzeit?

• Vorbereitung: Welche Boxen können im Vorhinein gepackt werden, da die Inhalte haltbar sind?

• Beschreibung: Hast Du eine detaillierte Beschreibung der Box, ihrer Inhalte und Allergene angefertigt?

• Preis: Ist der Preis so kalkuliert, dass Du genügend Umsatz generierst und er dennoch angemessen ist?

• Anleitungen: Sind alle Anleitungen (z.B. zur Zubereitung der Speisen) erstellt und für jede Box gedruckt?

Achtung: Alle enthaltenen Allergene, MHDs und Inhalte müssen in der Box gekennzeichnet und beschrieben werden.

Zubereitung der Boxinhalte

Zufriedene Kunden empfehlen Dich weiter und bestellen beim nächsten Mal wieder bei Dir. Da Du nicht persönlich vor Ort punkten kannst, ist der Inhalt der Box umso wichtiger, um Deine Kunden zu überzeugen. Hygiene ist dabei nicht nur zu Pandemiezeiten besonders wichtig, aber auch die Sicherheit.

• Qualität: nur qualitativ einwandfreie Lebensmittel verarbeiten

• Kühlung: Lebensmittel möglichst schnell herunter kühlen und immer abdecken

• Erhitzen: Speisen auf mind. 72 Grad Celsius für zwei Minuten erhitzen um Mikroorganismen zu töten

• Hygiene: Zubereitete Speisen nicht mit bloßen Händen anfassen

• Haltbarkeit: MHDs regelmäßig kontrollieren und die Lebensmittel vor dessen Ablauf verarbeiten und dabei die Versandzeit berücksichtigen. Alle Produkte sollten mit MHDs versehen sein.

• Lagerung: Lager- und Kühltemperaturen einhalten und Lebensmittel verpackt oder umhüllt lagern

• Personalhygiene: Kopfbedeckung, Schürze und Handschuhe tragen und Hände regelmäßig reinigen

Achtung: Fertige Gerichte sollten bei Ankunft beim Kunden noch mindestens 2 Tage haltbar sein, Kochboxen mindestens 5 Tage.

Versand & Lieferung der Boxen

Ein sicherer Versand und eine pünktliche Lieferung sind die Grundlage, dass Deine Kunden ihre Boxen zum Virtual Event genießen können.

• Kühlkette: Zwingend auf die Einhaltung der Kühlkette achten, auch während des Transportes

• Verpackung: - sollte umfassende Stabilität gewährleisten um die Sicherheit und den Schutz der Speisen vom Zeitpunkt des Verpackens über den Transport bis zum Verzehr zu garantieren - sollte zweckmäßig, ansprechend, wasserundurchlässig, fettresistent und umweltschonend sein - sollte für das jeweilige Gericht optimal geeignet sein - flüssige Lebensmittel wie Soßen oder Suppen sollten getrennt von festen Speisen verpackt sein

• Thermoboxen: für den Transport von Kühl- und TK-Lebensmittel verwenden

• Versandpartner: Welcher Logistik-Anbieter eignet sich für lokalen, nationalen oder internationalen Versand? Wie sind die Konditionen? Welche Lieferkosten soll der Kunde übernehmen?

Unsere Empfehlung für den Versand Deiner Boxen: DHL-Express Versand

Tipps zum Versand Deiner Catering Boxen

Versand von verarbeiteten Lebensmitteln ist besonders kritisch, daher findest Du hier unsere Empfehlungen und Tipps, damit alles sicher, pünktlich und intakt ankommt:

Lebensmittel sicher verpacken und verschicken

So ein Paket muss auf seiner Reise zum Empfänger einiges aushalten - es wird geworfen, gedreht und geschüttelt. Die Verpackung muss deshalb ausreichend Schutz bieten und robust sein.

Versand von haltbaren Lebensmitteln

Unproblematisch ist der Versand von Lebensmitteln, die von vornherein gut verpackt oder unempfindlich sind, wie z.B. Weingummis oder Dosenkonserven. Achtet darauf, dass die Produkte im Paket keinen allzu großen Bewegungsspielraum haben. Schütze die Produkte ggf. vor Feuchtigkeit, indem Du die Lebensmittel in eine Plastiktüte einpackst.

Als Versandpartner empfehlen wir DHL Express. Hier findest Du mehr Informationen.

Versand von gekühlten / verderblichen Lebensmitteln

Der Versand von kühlpflichtigen Produkten wie z.B. Frischmilch oder Fleisch ist für Privatkunden bei fast allen Paketdienstleistern ausgeschlossen. In den AGB von GLS (AGB, § 3.1), DPD (Paragraf 5) und Hermes (Paragraf 4) unterliegen verderbliche Güter einem Beförderungsausschluss.

DPD bietet Firmenkunden den Spezialservice DPD Food an. Gegen Aufpreis transportiert DPD solche Lebensmittel-Pakete bevorzugt, damit sie frisch beim Empfänger eintreffen. Mehr Informationen findest Du bei der DPD.

Geeignete Verpackungen für den Kühlversand

Als Versender ist in jedem Fall auf eine entsprechende Kühltransportverpackung zu achten. Am besten eignen sich hierzu Styroporboxen, die z.B. bei eBay oder Amazon erworben werden können.

Die Styroporbox kannst Du dann in einem herkömmlichen Paket-Karton verpacken. Dadurch kannst Du die Temperatur in Kombination mit Kühlelementen (z.B. Kühlakkus) über bis zu 2 Tage niedrig halten.

Wichtig: Verwende zur Kühlung keine Eiswürfel, da diese schmelzen und im schlimmsten Fall das Paket durchweichen und zum Auslaufen bringen.

heycater! Tipp: Beim Versand von gekühlten Produkten ist es ratsam, Expressversand zu wählen, damit die Lebensmittel innerhalb von 24 Stunden beim Empfänger eintreffen.

Hinweis zum Versand mit DHL Express: Expresspakete werden nur gegen Aufpreis an Samstagen zugestellt. Die Regelzustellung von DHL Express ist Montag bis Freitag.

Versand von Flüssigkeiten & Getränken

Für den Versand von Flüssigkeiten und Getränken solltest Du unbedingt auf eine stabile Verpackung achten. Hier bieten sich z.B. zertifizierte Flaschenkartons an. Fülle im Paket alle Hohlräume mit Wellpappe, Luftpolsterfolie oder anderem Füllmaterial, damit sich die einzelnen Produkte im Paket möglichst nicht bewegen können.

Mehr Buchungen mit dem heycater! Marktplatz

Auf dem heycater! Marktplatz bieten wir Unternehmenskunden eine große Auswahl an virtuellen Events als Komplettpaket sowie Catering Boxen für Virtual Events. Wir haben uns als Partner für Unternehmen etabliert und haben im Bereich Catering auch für virtuelle Events eine sehr gute Reichweite. Als heycater! Partner profitierst Du davon und hast die Möglichkeit, mehr Umsätze zu generieren und Neukunden anzusprechen. Wenn Du Deine Angebote auch bei uns im Marktplatz listen möchtest, sprich uns an und wir beraten Dich zu den nächsten Schritten.