Erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter

Unter Onboarding versteht man den Prozess, neu eingestellte Mitarbeitende ins Unternehmen einzuführen. Konkret bedeutet dies, neue Angestellte mit ihrem Arbeitsfeld, den Aufgaben, den neuen Kolleginnen und Kollegen, der Unternehmenskultur und den Abläufen im Unternehmen vertraut zu machen. Das Onboarding beginnt mit dem ersten Arbeitstag und dauert so lange, bis Mitarbeitende sich eingelebt haben, im Allgemeinen mehrere Monate. Die Zeit vor dem ersten Arbeitstag wird das “Preboarding”, die Zeit rund um das Ausscheiden aus dem Unternehmen als Offboarding bezeichnet.

Was ist Onboarding?

Unter Onboarding versteht man den Prozess, neu eingestellte Mitarbeitende ins Unternehmen einzuführen. Konkret bedeutet dies, neue Angestellte mit ihrem Arbeitsfeld, den Aufgaben, den neuen Kolleginnen und Kollegen, der Unternehmenskultur und den Abläufen im Unternehmen vertraut zu machen. Das Onboarding beginnt mit der Zusage für die Stelle und dauert so lange, bis Mitarbeitende sich eingelebt haben, im Allgemeinen mehrere Monate.

Warum ist ein gutes Onboarding neuer Mitarbeiter so wichtig?

Nach einer Studie von Softgarden zum Onboarding 2022 haben über 17% der Befragten schon einmal einen Job innerhalb der ersten 100 Tage gekündigt. Diese Zahl ist besonders alarmierend, wenn man bedenkt, dass es 2018 nur 12 Prozent waren.

Die ersten 100 Tage (oder mehr) gelten allgemein als Probezeit für Angestellte, man kann es jedoch auch als beidseitige Bewährungsprobe sehen. Auch die Mitarbeitenden lernen das Unternehmen kennen und müssen sich überlegen, ob sie dort weiter beschäftigt sein möchten. Gelingt es dem Unternehmen nicht, in dieser Zeit einen guten Eindruck zu hinterlassen, besteht die Gefahr, dass gerade erst angelernte Mitarbeitende wieder kündigen. Das kostet nicht nur Arbeit, sondern auch viel Geld.

Es gilt also, neue Angestellte länger im Unternehmen zu halten. Das Onboarding legt den Grundstein für das Wohlbefinden im Unternehmen, aber sorgt auch für effektives Arbeiten und ein Zugehörigkeitsgefühl zum Team und Unternehmen.

Welche Fehler sind beim Onboarding zu vermeiden?

Bevor wir Dir Tipps für ein erfolgreiches Onboarding geben, möchten wir Dich für die wichtigsten Fehler sensibilisieren, die schon am ersten Tag dafür sorgen können, dass sich neue Mitarbeitende nicht wohl fühlen.

• Preboarding vernachlässigen: Laut einer Studie von Haufe berichten 36% der befragten HR-Verantwortlichen, dass neue Mitarbeitende schon vor dem ersten Arbeitstag wieder abspringen. Mit 6% mehr als in der Vorjahresstudie ist auch dieser Trend für Unternehmen problematisch. Ein wichtiger Fehler im Preboarding: Fehlende Kommunikation. In Kontakt zu bleiben, Wertschätzung auszudrücken und vielleicht sogar ein kleines Willkommenspaket zu senden, bindet neue Angestellte schon vor dem Arbeitsbeginn ins Team ein. Eine gute Idee ist auch ein Kennenlernen mit den wichtigsten Kolleginnen und Kollegen vorab.

• Mangelnde Kommunikation: Wichtige Personen sind nicht darüber informiert, dass jemand Neues anfängt. Wer sich am Empfang oder im Büro meldet und mit Überraschung begrüßt wird, fühlt sich sicherlich nicht willkommen. Wichtige Personen, am besten alle im Team, müssen vorab darüber informiert werden, wann jemand Neues anfängt.

• Arbeitsplatz nicht eingerichtet: Es macht einen unprofessionellen Eindruck, wenn am Arbeitsplatz ein wichtiges Arbeitsgerät fehlt, der Computer nicht eingerichtet ist oder sogar der Stuhl fehlt. Schlimmer noch: wenn die neuen Kolleginnen und Kollegen nicht wissen, wo die oder der “Neue” sitzen sollen. Der Arbeitsplatz ist schon am Vortag vorzubereiten oder rechtzeitig am selben Tag. Vielleicht legst Du sogar ein kleines Willkommensgeschenk parat.

• Fehlende Ansprechpartner: Gerade in den ersten Tagen kommen viele Fragen auf und es ist wichtig, zu wissen, wer dafür zuständig ist, diese zu beantworten. In vielen Fällen ist es der Teamlead, aber es kann auch eine Kollegin oder ein Kollege sein.

• Keine Integration ins Team: Wenn das gesamte Team mittags zusammen in die Pause geht oder sich den ganzen Tag unterhält, aber die neue Person außen vor bleibt, fühlen sich neue Mitarbeitende schon von Anfang an unwohl. Ein Kennenlernen sollte offiziell initiiert werden, es kann aber auch helfen, wenn ein bestimmter Ansprechpartner bestimmt wird, der sich um die Integration ins Team kümmert.

• Unklare Aufgaben: Auch wenn es zu Anfang viel um Lernen und Einarbeiten geht, sollten klare Aufgaben dennoch definiert werden. Ständig nachfragen zu müssen oder sich zu langweiligen, weil nicht ausreichend oder keine klaren Aufgaben vergeben wurden, kann die ersten Tage sehr lang werden lassen.

Was macht den Onboardingprozess erfolgreich?

Ob sich neue Mitarbeitende wohl fühlen und schnell und effektiv in ihr neues Betätigungsfeld einarbeiten, hängt von vielen unterschiedlichen Faktoren ab. Die wichtigsten Punkte, die im Onboardingprozess zu beachten sind:

• Effektiv wird das Onboarding vor allem dann, wenn der Prozess standardisiert wird. Wenn bei allen neuen Mitarbeitenden erneut darauf geachtet werden muss, dass alle Zugänge vorhanden sind, was sie wissen und absolvieren müssen, kann dies viel Zeit kosten und etwas übersehen werden. Eine schriftliche Dokumentation mit klaren Punkten sorgt dafür, dass alles berücksichtigt wird.

• Ein Einarbeitungsplan hilft dabei, den Überblick zu behalten, welche Schritte neue Mitarbeitende durchlaufen, welche Trainings sie absolvieren sollen und welche Dokumente zu Beginn wichtig sind.

• Im Onboarding sollten alle Phasen berücksichtigt und ernst genommen werden:

  • In der Vorbereitungsphase wird die Ankunft der oder des neuen Mitarbeitenden vorbereitet. Es werden alle informiert, die darüber Bescheid wissen müssen. Der Arbeitsplatz und notwendige Geräte werden bereitgestellt, beantragt oder bestellt. Es werden Ansprechpartner und erste Aufgaben definiert.

  • Die Orientierungsphase dient dazu, das Unternehmen, das Team und die Arbeit kennenzulernen und sich in Aufgaben einzuarbeiten mit Hilfe von Dokumentationen und Schulungen. Prozesse und Standards im Unternehmen werden verinnerlicht.

  • In der Integrationsphase geht es, wie der Name andeutet, um die Integration der neuen Mitarbeitenden ins Unternehmen. Es wird mehr Verantwortung übernommen, Arbeiten werden selbständig ausgeführt, die Abläufe im Unternehmen sind bekannt. Hier sind Maßnahmen zum Teambuilding und eine positiv vorgelebte Unternehmenskultur besonders wichtig, um eine Identifikation mit dem Unternehmen zu schaffen.

Checkliste: Onboarding verbessern in 8 Schritten

Welche konkreten Maßnahmen gehören zu einem guten Onboarding? Auch wenn Du schon einen guten Onboardingprozess im Unternehmen eingeführt hast, gibt Dir unsere Liste weitere Anregungen für Verbesserungen.

1. Gute Vorbereitung des Arbeitsplatzes

Wie oben bereits erwähnt, kann schon der Arbeitsplatz darüber entscheiden, wie willkommen sich neue Mitarbeitende fühlen. Wurde vorab bestimmt, wo die oder der Neue sitzen soll, steht ein Schreibtisch mit funktionierendem Stuhl bereit? Außerdem wichtig: Möglichst neuer Computer mit Bildschirmen, Tastatur, Mouse, eventuell Webcam und Headset. Alle wichtigen Programme sollten vorinstalliert sein. Es gibt ein Telefon, Stifte und Notizblock sowie weitere Büromaterialien liegen bereit. Ein besonderes Zeichen der Wertschätzung: Visitenkarten. Nicht zu vergessen sind außerdem organisatorische Vorbereitungen wie alle notwendigen Zugänge, eventuelle Schlüssel, eine vorab eingerichtete E-Mail Adresse, sowie Benutzerkonten in allen wichtigen Tools.

2. Onboarding Dokument

Besonders wenn häufiger neue Mitarbeitende eingestellt werden, ist es sinnvoll, ein Dokument vorzubereiten, das alle wichtigen Fragen klärt und auf weiterführende Informationen verlinkt. Ein Wiki beispielsweise, in dem alle Prozesse, Tools, Verantwortlichen, organisatorischen und bürokratischen Abläufe (zum Beispiel Urlaubsplanung oder Zeiterfassung) sowie wichtige Projekte und Kunden vermerkt sind, oder eine E-Learning Plattform mit Schulungsvideos. Vorab geklärt werden sollten zudem die Arbeitszeiten, die Pausenzeiten und Regelungen für mögliche Remote Tage. Ebenso hilfreich: Checklisten, ein Organigramm und Aufgabenbeschreibungen sowie die wichtigsten Informationen über das Unternehmen und die größten Meilensteine.

3. Einarbeitung in alle wichtigen Prozesse

Ein Einarbeitungsplan hilft für den Überblick über alle wichtigen Schritte und Aufgaben während der Einarbeitung. Wann sollen welche Ziele erreicht werden, was sind die notwendigen und optionalen Schulungen? Auch Übergabedokumente oder persönliche Einarbeitung von Vorgängern helfen dabei, sich schnell in alle wichtigen Aufgaben einzufinden.

4. Vorstellen aller wichtigen Personen

Gerade zu Anfang ist es wichtig zu wissen, an wen man sich bei Fragen oder Problemen wenden kann, welche Schnittstellen es zu anderen Abteilungen gibt und wer an den einzelnen Aufgaben und Projekten beteiligt ist. In größeren Unternehmen kann das oben erwähnte Organigramm dabei helfen, im Onboarding den Überblick über alle Personen zu behalten, es ersetzt jedoch nicht die persönliche Vorstellung.

5. Abgleich der Aufgaben mit Fähigkeiten und Erwartungen

Beim Onboarding gehen beide Seiten mit bestimmten Erwartungen in die neue Arbeitsbeziehung. Sich darüber auszutauschen und abzugleichen, wie diese zur Stellenbeschreibung und zu den Fähigkeiten passen, kann erheblich zu Zufriedenheit oder Unzufriedenheit beitragen. Unter- oder Überforderung schon zu Anfang ist zu vermeiden.

Es hilft, Meilensteine zu definieren und sich schon von Anfang an auf Weiterbildungen und Veranstaltungen zu verständigen, die die oder der neue Angestellte besuchen möchte und sollte. Konkrete Aufgaben sind klar zu definieren: was ist bis wann zu erledigen und mit welchem Ziel?

6. Soziale Integration

Das Wohlfühlen im Team gehört zu den wichtigsten Faktoren in der Onboardingzeit. Wird die oder der neue Mitarbeitende schnell ins Team integriert, knüpft neue Kontakte und baut sich ein Netzwerk auf, stärkt dies den Zusammenhalt und fördert die Loyalität. Ein erstes gemeinsames Mittagessen mit dem Team oder wichtigen Personen schon am ersten Arbeitstag erleichtert den Einstieg, ein Teamevent im größeren Rahmen in den ersten Wochen fördert das Kennenlernen.

Auch eine offizielle Mentorin oder ein Mentor, die oder den als offizieller Ansprechpartner jederzeit für Fragen zur Verfügung steht, kann eine große Erleichterung bei der sozialen Integration sein.

7. Unternehmenskultur

Die Identifikation mit dem Unternehmen und eine starke Unternehmenskultur tragen viel zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und stärken die Loyalität dem Arbeitgeber gegenüber. Für neue Mitarbeitende bedeutet dies, von Anfang an die wichtigsten Unternehmenswerte zu vermitteln und als Vorgesetzte vorzuleben. Gemeinsame Ziele zu definieren, erreichte Meilensteine und Ziele von Anfang an zu feiern und das Wir-Gefühl zu stärken, indem Leistungen als Team Work hervorgehoben werden.

8. Mitarbeitergespräche und Feedbackrunden

Um jederzeit auf dem Laufenden zu bleiben, ob es inhaltliche oder persönliche Schwierigkeiten gibt und ob es neuer Maßnahmen bedarf, sind Feedbackgespräche von der ersten Woche an wichtig. Frage hierbei nach einer Rückmeldung zu den Aufgaben, zur Interaktion im Team und zu Wünschen, denke aber auch daran, Lob auszusprechen für erreichte Ziele und gute Arbeit.

Digitales Onboarding von Remote Teams

Remote Work hat viele Vorteile, bringt aber auch etliche Herausforderungen mit sich. Insbesondere fürs Teambuilding und die Zusammengehörigkeit im Team macht es einen großen Unterschied, gemeinsam in einem Büro zu sitzen, sich an der Kaffeemaschine spontan auszutauschen oder in der Mittagspause die Teamies besser kennenzulernen. Für neue Mitarbeitende bedeutet dies, dass die Einarbeitung und Einführung ins Team noch gezielter gefördert werden muss.

Einige unserer Tipps fürs Onboarding lassen sich auch auf Remote Situationen übertragen, andere benötigen individuelle virtuelle Lösungen.

• Der virtuelle Arbeitsplatz: Es muss zwar kein Schreibtisch bereitgestellt werden, aber auch der virtuelle Arbeitsplatz möchte vorbereitet werden. Die wichtigsten Zugänge sind einzurichten, Rechte zu vergeben, neue Mitarbeitende müssen den wichtigen Kommunikationskanälen hinzugefügt werden (z.B. E-Mail Adresse anlegen, Konto in Skype, Slack, Google usw. einrichten).

• Willkommenspaket: Zwar kannst Du kein Willkommensgeschenk am Arbeitsplatz bereitlegen, aber wie wäre es stattdessen mit einem Paket, das rechtzeitig nach Hause gesendet wird und kleine Aufmerksamkeiten enthält. Einige Ideen: eine Karte vom Team unterschrieben, Stift und Notizblock, Mousepad und USB-Stick mit dem Unternehmenslogo, eine Mappe mit den wichtigsten Informationen, Ansprechpartnern und Abläufen, einen Essensgutschein, die neuste Ausgabe einer passenden Fachzeitschrift, eine Einladung fürs nächste (virtuelle) Teamevent.

• Virtuelle Einarbeitung: Auch wenn es nicht möglich ist, gemeinsam an einem Bildschirm oder in einem Konferenzraum zu sitzen, gibt es viele Möglichkeiten der digitalen Einarbeitung. Vorgedrehte Webinare und Schulungen zum Beispiel, ein Videocall zum Über-die-Schulter-schauen, eine Sammlung ausgewählter Quellen mit weiterführenden Informationen sowie eine Checkliste mit Vermerken der wichtigsten Informationen wie Ansprechpartner oder Links zu den wichtigsten Dokumenten.

• Kennenlernen des Teams: Ein gemeinsamer Videocall mit einer kleinen Vorstellungsrunde im Team ist das Mindeste, um neue Mitarbeitenden mit allen bekannt zu machen. Zusätzlich können virtuelle Kaffeepausen im kleinen Kreis dafür sorgen, dass sich die Einzelnen untereinander besser kennenlernen. Auch ein virtuelles Teamevent hilft für eine schnellere Integration.

• Virtuelles Mentorship: Wer eine Art Mentorin oder Mentor an die Seite gestellt bekommt, lernt die Prozesse, offiziellen und inoffiziellen Regeln des Unternehmens besonders schnell und fühlt sich gleich gut aufgehoben. Hierfür wird eine feste Person bestimmt, die schon länger im Unternehmen ist und mit dem zukünftigen Aufgabenbereich oder den Projekten gut vertraut ist und die wichtigsten Fragen benantworten kann.

• Aufgabenverteilung und Workflow: Für eindeutige effektive Prozesse ist eine virtuelle Umgebung besonders geeignet und muss sich im Remote Work kaum von der Arbeit vor Ort im Büro unterscheiden. Werden Projekte in professionellen Tools angelegt und verwaltet sowie Aufgaben angelegt, weiß jeder zu jeder Zeit, wer woran arbeitet und was die eigenen nächsten Aufgaben sind. Im besten Fall werden für neue Mitarbeitende im Onboardingprozess zusammen mit den Aufgaben direkt Hilfestellungen wie notwendige Dokumente oder Links zu Schulungsdateien gespeichert.

• Kommunikation: Da in Remote Teams der Austausch selten auf natürliche Weise entsteht, muss sie initiiert werden. Das gilt für die inoffiziellen Kommunikation zum besseren Zusammenhalt im Team genauso wie für den offiziellen Austausch zu bestimmten Aufgaben, Projekten oder Kunden. Neue Mitarbeitende müssen von Anfang an in die Kommunikation mit einbezogen und zu allen relevanten Tools und Channels hinzugefügt werden.

• Virtuelle Unternehmenskultur: Unter Unternehmenskultur verstehen wir alle Werte, Abläufe, offiziellen und ungeschriebenen Gesetze innerhalb eines Unternehmens. Im Remote Work tritt diese meistens eher subtiler auf und äußert sich zum Beispiel in der Art und Weise, wie in Teams untereinander, mit Kunden und Vorgesetzten kommuniziert wird, aber auch in der Sprache in Dokumenten, in der Fehlerkultur, der Art wie Feedback eingeholt und behandelt wird und vielem mehr. Eine Mentorin oder ein Mentor kann neue Teamies auch mit diesen wichtigen Faktoren bekannt machen.

• Feedback: Was vor Ort gilt, ist auch für das virtuelle Onboarding wichtig: Um Probleme und Unzufriedenheiten rechtzeitig zu erkennen, ist es wichtig, um Feedback zu bitten. Das kann in Form eines virtuellen 1:1 Gesprächs sein oder als Fragebogen verschickt werden. Wichtig ist vor allem, dass deutlich wird, wie sehr ehrliches Feedback geschätzt wird, um eine vertrauensvolle Basis zu schaffen.

Ob virtuell oder vor Ort - ein gutes Onboarding nimmt großen Einfluss darauf, wie lange Angestellte im Unternehmen bleiben. Mit unseren Tipps bist Du auf die nächsten neuen Mitarbeitenden bestens vorbereitet.

heycater! unterstützt Dich und Dein Team

Das Teamgefühl zu verstärken und eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen - dabei möchten wir von heycater! Dich und Dein Team unterstützen. In unserem Blog findest Du viele Anregungen dazu, zum Beispiel zu den Themen Corporate Benefits oder erfolgreiche Teamevents.

Im Marktplatz hast Du außerdem die Auswahl zwischen verschiedenen virtuellen Events, die besonders in Remote Teams den Zusammenhalt stärken können. Oder Du überraschst Dein Team mit einem leckeren Frühstück oder einem Catering für das nächste gemeinsame Mittagessen im Büro. Vom Onboarding bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen - wir möchten, dass sich eure Teamies wohlfühlen und geben euch dafür unsere besten Tipps und Ideen mit an die Hand.