Aufgaben und Kennzahlen des modernen Personalmanagements

2023 ist den meisten Unternehmen die Bedeutung ihrer Mitarbeitenden als wichtigste Ressource bekannt. Entsprechend steigt die Bedeutung des Personalmanagements. Was Personalmanagement oder Personalwirtschaft bedeutet, welche die wichtigsten Aufgaben sind, welche Ziele es verfolgt und welche Kennzahlen beobachtet werden - in diesem Artikel geben wir dir einen Überblick.

Definition: Was ist Personalmanagement?

Personalmanagement wird auch als Personalwesen, Personalwirtschaft oder HRM (Human Resource Management) bezeichnet. Darunter versteht man alle Aufgaben rund um das Personal, von der Personalplanung über die Personalentwicklung bis zur Personalverwaltung.

Wer ist dafür verantwortlich? Auch wenn Personalmanagement häufig mit der Personalabteilung gleichgesetzt wird, ist es auch eine Aufgabe aller Führungspersonen von Teamlead bis Geschäftsführung. Abhängig von der Größe des Unternehmens sind die Aufgaben auf viele verschiedene Personen verteilt.

Aufgaben des Personalmanagements

Wir haben es bereits angerissen: das Personalmanagement beschäftigt sich mit allen Aufgaben, die das Personal betreffen. Im Einzelnen sind das die folgenden Aufgaben:

Personalbeschaffung

Unter Personalbeschaffung fallen die Suche nach passendem Personal sowie der Recruiting-Prozess neuer Mitarbeitender. Dies kann bedeuten, intern oder extern, nach qualifiziertem Fachpersonal zu suchen. Auch das Bewerbermanagement fällt in die Aufgaben des Personalmanagements.

Personalplanung

Die Personalplanung ermittelt den kurzfristigen und langfristigen Bedarf an Mitarbeitenden und leitet bei Bedarf Maßnahmen zur Personalbeschaffung ein.

Personalverwaltung

Vom Preboarding und Onboarding bis zum Offboarding umfasst die Personalverwaltung die Kommunikation mit den Angestellten.

Personalentwicklung

Viele Mitarbeitende wünschen sich die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln. Die Aus- und Weiterbildung sowie Maßnahmen wie Job Enrichment fallen in die Personalentwicklung.

Personalcontrolling

Im Personalcontrolling (auch Personalwirtschaft) werden die wichtigsten HR Kennzahlen überwacht und bei Bedarf strategische Maßnahmen eingeleitet.

Weitere Aufgaben

Neben den oben zusammengefassten Zuständigkeiten gehören viele weitere Aufgaben zum Personalmanagement, beispielsweise

• Entgeltmanagement

• Mitarbeitermotivation

• Mitarbeiterbeurteilung

Ziele des modernen Personalmanagements

Während das Personalmanagement traditionell vor allem die Verantwortung für organisatorische Aufgaben hatte, das Recruiting und die Lohnabrechnung zum Beispiel, gehen sowohl die Aufgaben als auch die Ziele heute weit darüber hinaus.

Noch immer muss das Personalmanagement sicherstellen, dass ausreichend qualifiziertes Personal in allen Abteilungen und für alle Aufgaben zur Verfügung steht. Das bedeutet eine strategische Planung, um auch im Fall von Krankheit, Elternzeit oder Kündigungen über ausreichend Arbeitskräfte zu verfügen.

Zu den wichtigsten Ziele gehört daneben die Mitarbeiterzufriedenheit und damit den Erfolg des Unternehmens zu verbessern. Untergeordnete Ziele sind die Erhöhung der Mitarbeiterbindung und die Verringerung der Fluktuation. Außerdem gilt es, die Unternehmensziele mit den persönlichen Mitarbeiterzielen in Einklang zu bringen.

Hier liegt einer der größten Unterschiede zum früheren Personalmanagement: Heutzutage ist es vor allem in umkämpften Branchen mit Fachkräftemangel wichtig, auch das Befinden, die Wünsche und Ziele der einzelnen Angestellten im Auge zu behalten.

Ein erfolgreiches Personalmanagement hat außerdem das Ziel, die Produktivität zu erhöhen sowie eine möglichst hohe Kosteneffizienz herzustellen und damit die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern.

Wichtige Kennzahlen im Personalmanagement

Erfolgreiches Personalmanagement misst sich an einer Vielzahl an Faktoren. Die unterschiedlichen HR Aufgabenbereiche haben jeweils ihre eigenen Kennzahlen. Im Folgenden die wichtigsten KPIs:

• Personalbestand - Wie viele Mitarbeitende arbeiten in den einzelnen Teams und Abteilungen? Ein Zeichen für den Erfolg eines Unternehmens und wirtschaftliches Wachstum ist ein wachsender Personalbestand, gemessen an vollen Stellen.

• Personalbedarf - Wie viele Mitarbeitenden bzw. Stellen oder Arbeitsstunden werden aktuell bzw. in Zukunft benötigt, um alle Aufgaben umzusetzen? Hier kann unterschieden werden zwischen unterschiedlichen Arten von Bedarf, zum Beispiel den Neubedarf (neues Personal muss zur Erfüllung der Ziele und Aufgaben eingestellt werden) oder den Freistellungsbedarf (es müssen Stellen abgebaut werden).

• Personalkosten - Die Summe aller Kosten, die Mitarbeitenden im Unternehmen verursachen. Dazu gehören zum Beispiel das reguläre Gehalt, die Kosten durch Überstunden, aber auch Kosten für Weiterbildung. Die Personalkosten werden im Verhältnis zu den Gesamtkosten gesetzt und über den zeitlichen Verlauf betrachtet.

• Personalbeschaffungskosten - Wie hoch sind die Kosten durchschnittlich pro Neueinstellung? Dazu zählen Kosten für Stellenanzeigen oder Headhunter, für die Preboarding und Onboardingphase, zum Beispiel für die Einarbeitung.

• Fluktuationsrate - Es wird gemessen, wie viele Abgänge es aus dem Unternehmen gibt - freiwillig und unfreiwillig. Da Neueinstellungen Unternehmen immer Geld kosten, ist eine steigende Fluktuationsrate ein Problem, das analysiert werden muss.

• Krankenquote - Diese Zahl ist unter anderem für den Personalbedarf wichtig, sie zeigt aber auch an, wie die Mitarbeiterzufriedenheit aussieht. Steigt die Krankenquote kann dies zum Beispiel darauf hindeuten, dass die Atmosphäre im Team nicht gut ist, das Arbeitspensum zu hoch oder der Zusammenhalt im Team allgemein verbessert werden sollte.

• Überstunden - Wie viele Überstunden wurden insgesamt geleistet und wie viele im Verhältnis zu den regulären Arbeitsstunden?

• Dauer der Unternehmenszugehörigkeit - Wie lange bleiben Mitarbeitenden durchschnittlich im Unternehmen? Sinkt diese Zahl im Laufe der Zeit und die Fluktuation steigt entsprechend, sind Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung gefordert.

• Weiterbildungszeit - Wie viel Zeit wird den Mitarbeitenden durchschnittlich zur Weiterbildung gewährt? Hierdurch kann zum Beispiel ermittelt werden, wie wichtig die Qualifizierung der Angestellten dem Unternehmen ist.

• Mitarbeiterproduktivität - Die Produktivität kann sich je nach Unternehmen und Aufgabenbereich nach Umsatz bzw. Gewinn pro Person oder auch nach Stückzahl bemessen. Die Produktivität der Mitarbeitenden nimmt direkt Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens.

• Altersstruktur - Die Zusammensetzung der einzelnen Abteilungen nach Altersgruppen ist beispielsweise wichtig, um ein altersbedingtes Ausscheiden aus dem Unternehmen und die Nachfolgersuche rechtzeitig vorzubereiten.

• Diversity - Unser letzter, aber auf keinen Fall der unwichtigste Punkt. In Zeiten, in denen viele Unternehmen zu ihren Werten zählen, die Vielfalt innerhalb ihrer Teams zu erhöhen, ist Diversity eine wichtige Aufgabe des Personalmanagements. Zu den Fragen zählt zum Beispiel: Sind alle Führungspersonen weiß und männlich? Wie viele behinderte Menschen arbeiten im Unternehmen?

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