Rückkehr ins Büro nach 1 Jahr Home Office

21.06.21 Kategorie: hey!Wissen

Mit sinkenden Inzidenzen und Neuinfektionen kehren viele Teams nach über einem Jahr Home Office ins Büro zurück. Keine kleine Umstellung für viele Menschen, zumal die Pandemie noch nicht vorüber ist, viele Menschen (noch) nicht vollständig geimpft sind und nicht klar ist, ob und wann es eine nächste Welle geben wird, die uns zurück ins Home Office schickt.

Angesichts all dieser Unsicherheiten ist die Rückkehr ins Office eine Herausforderung. Was können Angestellte und Unternehmen tun, um die Umstellung einfacher zu machen und die Arbeit für alle so sicher wie möglich zu machen?

heykantine - zweizeilig

Was können Angestellte tun?

Der Arbeitgeber kann vieles dazu beitragen, dass der Arbeitsplatz sicher ist und alle Hygieneanforderungen erfüllt (mehr dazu weiter unten), aber auch Angestellte können ihren Teil dazu beitragen, die Situation für alle so einfach und sicher wie möglich zu machen. Viele Hinweise unterscheiden sich kaum von den allgemeinen Verhaltensregeln und Empfehlungen bei der Pandemie, aber eine kurze Auffrischung kann nicht schaden:

Bei Symptomen zu Hause bleiben

Nicht nur in Coronazeiten ist es sinnvoll, bei Krankheitssymptomen zu Hause zu bleiben, um eine Ansteckung der Kolleginnen und Kollegen zu vermeiden. In der Pandemie sollte es selbstverständlich sein, dass Sicherheit vorgeht. Im Zweifelsfall zu Hause arbeiten und auf jeden Fall durch einen Test abklären.

Testen

Spätestens bei Symptomen ist es notwendig, sich testen zu lassen. Auch vor größeren Meetings und Anlässen, zu denen viele Menschen zusammenkommen, ist ein Selbsttest oder Test sehr sinnvoll. Je mehr Menschen ausschließen können, dass sie symptomfreie Träger des Virus sind, umso geringer die Wahrscheinlichkeit einer Infektion.

Maske

Nach über einem Jahr ist das Masketragen inzwischen Alltag. Im Büro sollte es immer dann verpflichtend sein, wenn ausreichend Abstand nicht eingehalten werden kann. In den sanitären Einrichtungen beispielsweise, auf dem Weg zum und vom Schreibtisch.

Für Zeiten, in denen die Maske nicht getragen werden kann, beispielsweise zum Essen oder Trinken, sollte auf Abstand geachtet werden.

Abstand

Was wir seit Beginn der Pandemie von verschiedenen Seiten hören, gilt auch im Büro: ausreichend Abstand zu den Kolleginnen und Kollegen zu halten, ist wichtig. Mindestens 1,5 bis 2 Meter sollten eingehalten werden; Begrüßungen sollten weiterhin durch den First Bump erfolgen. Alternativ der Ellbow Bump oder Winken, Händeschütteln und Umarmungen sollten weiterhin vermieden werden. Kann kein Abstand eingehalten werden, ist auf jeden Fall eine Maske zu tragen. Und so schön die gemeinsame Mittagspause ist: da wir beim Essen keine Maske tragen können, ist hier besonders auf Abstand und essen in gut belüfteter Umgebung bzw. im Freien zu achten.

Hände waschen & Desinfektion

Das gründliche Händewaschen bleibt wichtig. In den sanitären Einrichtungen sowieso, ebenso beim Essen zubereiten und nach dem Essen.

Auch der Arbeitsplatz sollte regelmäßig desinfiziert werden, besonders dann wenn der Schreibtisch mit anderen Teamies geteilt wird. Das gleiche gilt für von verschiedenen Menschen genutzten Orten wie Konferenzraum, Küche oder Coworking Space. Unternehmen können dafür sorgen, dass ausreichend Desinfektionsspender bereitstehen, Angestellte sind dafür verantwortlich, diese zu nutzen.

Hybrid Catering (illustration)

Was kann HR tun, um die Rückkehr ins Büro zu erleichtern?

So wichtig viele kleine Maßnahmen sind, das Hygienekonzept als Ganzes und damit der größere Hebel liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers. Vor allem wenn Unternehmen und Angestellte an einem Strang ziehen, gelingt die Rückkehr ins Büro so sicher und entspannt wie möglich.

Mitarbeitende in die Diskussion miteinbeziehen

In einer Umfrage befragte Surveymonkey die eigenen Angestellten nach Bedenken bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz und danach, wodurch sie sich sicherer fühlen wurden. Das Ergebnis: Gefühle wie “ängstlich”, “vorsichtig” und “beunruhigt” dominierten die Antworten. Ähnlich wird es in vielen Unternehmen sein.

Was HR tun kann: ins Gespräch mit Mitarbeitenden gehen. Eine Umfrage verschicken, Sorgen und Ängste im 1:1 Gespräch erfragen und ernst nehmen. Gezielt danach fragen, welche Maßnahmen dem Gefühl der Unsicherheit entgegenwirken, was genau hilft bei der Rückkehr ins Büro? In der Umfrage von Surveymonkey war nach dem Thema Impfen ein Hygienekonzept die meistgenannte Antwort, außerdem die Verfügbarkeit von Antikörpertests.

Frag Dein Team, wie sie sich fühlen, welche Gefühle die Rückkehr ins Büro in jeder und jedem auslöst und welche Maßnahmen gewünscht werden.

Ängste und Sorgen ernst nehmen und darauf reagieren

Aus der Kommunikation zwischen HR bzw. Leadership und Angestellten über die Probleme, Sorgen und Bedürfnisse entsteht ein Bild über die Stimmung im Team und die individuelle Situation jeder und jedes einzelnen.

Wichtig ist anschließend, dass die Ergebnisse aus den Gesprächen oder Umfragen ernst genommen und entsprechende Maßnahmen abgeleitet werden. Mitarbeitende sollen sich verstanden fühlen und das Vertrauen darin haben, dass der Arbeitgeber alles dafür tut, die Angestellten zu schützen und für ihr Wohlbefinden zu sorgen. Es gilt eine Unternehmenskultur zu schaffen, in deren Zentrum die Employee Experience steht und die die Mitarbeitenden als wichtigste Ressource erkannt hat.

Das Thema Impfung bleibt wichtig, so lange noch nicht alle Impfwilligen vollständigen Impfschutz haben, jedoch kann nicht jedes Unternehmen den Angestellten ein Impfangebot machen. Was jedoch möglich ist: ein Hygienekonzept vorzustellen und darauf zu achten, dass dieses umgesetzt wird. Tests können angeboten und die Angestellten dazu ermutigt werden, sich regelmäßig zu testen. Eine volle Auslastung des Büros sollte vermieden werden und die Büroraumgestaltung die Richtlinien für Abstände berücksichtigen. Mehr hierzu in unserem Artikel zum Hygienekonzept fürs Büro.

Gehe regelmäßig ins Gespräch mit dem Team, zeige Empathie und ehrliches Interesse an einer Lösung für alle Probleme.

Hybrid Work als Alternative

Gerade zur Vermeidung von Stoßzeiten und vollen Auslastungen ist es sinnvoller, Mitarbeitenden ein hybrides Arbeitsmodell anzubieten. Umfragen haben gezeigt, dass Arbeitnehmer zwar die Nachteile des Home Office sehen, aber auch die Flexibilität zu schätzen wissen und auch nach der Pandemie zumindest teilweise weiter im Home Office arbeiten möchten. Hybrid Work heißt das neue Modell, das immer mehr Unternehmen umsetzen.

In der Praxis bedeutet das ein klares Konzept, wer wann im Büro arbeitet, ob Meetings in Person, virtuell oder hybrid stattfinden, ob jede und jeder weiterhin einen eigenen Arbeitsplatz hat oder ob Schreibtische von verschiedenen Personen genutzt werden. Ein Belegungssystem, wie es viele Unternehmen bereits für Meetingräume einsetzen, kann zum Beispiel dabei helfen, die Auslastung des Büros zu sehen und einen Arbeitsplatz für einen bestimmten Tag zu buchen.

Befrage alle Angestellten, wie sie zum Thema Hybrid Work stehen und prüfe, welche Strukturen und Prozesse für eine Umsetzung notwendig sind.

Hybrid Catering (photo)

Im Gespräch bleiben

Wenn wir eines durch Corona gelernt haben, dann ist es Flexibilität. Planen ist nur bedingt möglich, so lange nicht klar ist, wie sich die Infektionszahlen entwickeln, ob bzw. wann es eine neue Welle gibt und welche neuen Bestimmungen eingehalten werden müssen.

Das bedeutet, dass Teamlead bzw. HR und Angestellte im Gespräch darüber bleiben müssen, wie die aktuelle Situation wahrgenommen wird, ob die Maßnahmen ausreichen bzw. zur Zufriedenheit umgesetzt werden oder ob es Anpassungen bedarf. Das kann bedeuten, regelmäßige Umfragen zu versenden oder 1:1 Gespräche mit einzelnen Mitarbeitenden zu führen, um die individuellen Bedürfnisse zu verstehen und zu berücksichtigen. Jede und jeder muss sich ernst genommen fühlen und wissen, dass Probleme angesprochen werden dürfen und gemeinsam eine Lösung gesucht wird.

Hole Dir regelmäßig Feedback von den Angestellten ein, ob die Maßnahmen helfen oder wo es Nachbesserungsbedarf gibt. Das gilt besonders dann, wenn sich die persönliche Situation einzelner verändert.

Mentales Wohlbefinden weiter stärken

Die Doppelbelastung berufstätiger Eltern mit Job und Care Arbeit, aber auch die belastende Unsicherheit und die Angst vor einer Infektion haben erheblichen Einfluss auf das mentale Wohlbefinden genommen. Unternehmen können die Gesundheit ihrer Angestellten durch verschiedene Angebote stärken. Teambuilding funktioniert zum Beispiel auch virtuell oder hybrid. Der Zusammenhalt im Team stärkt die Zufriedenheit, ebenso Benefits, die an die individuelle Situation angepasst sind: Gesunde Mitarbeiterverpflegung beispielsweise oder Wellness-Angebote.

Regelmäßiges Business Yoga ist ein guter Ausgleich an stressigen Arbeitstagen, ebenso Meditation oder Fitness-Angebote. Für gesunde Ernährung hilft ein Catering-Angebot oder eine mobile Kantine im Büro. Für das Home Office eine Snackbox oder Kochbox mit allem, was ein gesundes Mittagessen braucht.

Home Office Yoga Workout

Frag Dein Team, was ihnen für mehr Wohlbefinden helfen würde und such nach passenden Angeboten, beispielsweise im heycater! Marktplatz.

Viele weitere Tipps findest Du in unserem Artikel Hygienekonzept fürs Büro.

Heycater! ist für Dich und Dein Team da!

Bei heycater! haben wir uns auf die Fahne geschrieben, Dich und Dein Team dabei zu unterstützen, gesünder und zufriedener am Arbeitsplatz zu sein. Neben gesundem Catering und unserer mobilen Kantine heykantine! haben wir daher eine ganze Bandbreite an Angeboten für Team-Events und Home Office Boxen im Angebot. Sieh Dich gern bei uns im Marktplatz um!

Hat dieser Artikel Dich inspiriert und Dir neue Ideen gegeben? Teil ihn gern mit Deinem Team und frag nach Feedback und persönlichen Befinden beim Thema Hygiene und Sicherheit im Büro. Wir wünschen Dir und Deinem Team eine sichere Rückkehr ins Büro nach einem Jahr Home Office!

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