Alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer auswärtigen Tätigkeit stehen, können als Reisekosten geltend gemacht werden. Zu den anfallenden Reisekosten zählt auch der Verpflegungsmehraufwand, bei dem allerdings nur Pauschalen abgerechnet werden können. Wie hoch die Pauschalen im Jahr 2025 sind und welchen Einfluss das Catering bei Events oder Veranstaltungen auf die Berechnung nehmen kann, wollen wir im folgenden Artikel klären.

Die Reisekostenabrechnung kann für Unternehmen wie auch für Mitarbeiter, die sehr viel unterwegs sind, zu einem Ärgernis werden, wenn diese falsch berechnet oder die falschen Pauschalen zugrunde gelegt werden. Einfluss nimmt unter anderem der Verpflegungsmehraufwand für die Verköstigung auf Reisen, der anhand von Pauschalen in die Reisekostenabrechnung einfließt.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand sorgt bei vielen Mitarbeitern und Unternehmen regelmäßig für Verwirrung. Irrtümlich wird angenommen, dass dieser für die angefallenen Verpflegungskosten berechnet wird. Allerdings impliziert das Wort „Mehraufwand“, dass es sich um Kosten handelt, die über die festgelegte Reisekostenpauschale hinausgehen.

Laut Definition bedeutet dies: „Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die zusätzlichen Kosten, die eine Person zu tragen hat, weil sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann.“

Faktoren wie die Dauer der Geschäftsreise und das Land nehmen Einfluss auf die Pauschalen beim Verpflegungsmehraufwand. So können für Dienstreisen, die weniger als acht Stunden andauern, keine Pauschale bei den Reisekosten geltend gemacht werden.

Catering bei einem Event oder das Hotelfrühstück nehmen Einfluss

Etwas komplizierter wird es, wenn du als Reisender das Catering bei einem Event oder das Hotelfrühstück in Anspruch nimmst und diese bei der Übernachtung oder bei den Kosten für die Veranstaltung mit einberechnet werden. Dann wiederum werden prozentuale Beträge von den Pauschalen abgezogen.

• Frühstück: 20%
• Mittagessen: 40%
• Abendessen 40%

Verpflegungsmehraufwand 2025 für eine Dienstreise in Deutschland

Die Rechtslage sieht seit dem 01.01.2020 folgende Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand innerhalb von Deutschland vor.

• eintägige Dienstreise ab 8 Stunden – 14 Euro
• An- oder Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise – 14 Euro
• mehrtägige Dienstreise – 28 Euro
• Zwischentag für volle 24h – 28 Euro

Eine Besonderheit betrifft Berufskraftfahrer in diesem Zusammenhang. Sie erhalten eine Übernachtungspauschale von 8 Euro pro Tag, wenn sie im Fahrzeug des Unternehmens übernachten.

Wichtig: Maßgebend für die Höhe der Verpflegungspauschale ist die Abwesenheitsdauer an einem einzelnen Kalendertag. Arbeitest du zunächst in deinem Büro und trittst von dort aus deine Dienstreise an, ist die exakte Abfahrt entscheidend für die Pauschale. Beginnst du die Auswärtstätigkeit zu Hause, ist die Abfahrtszeit dort maßgebend für die Berechnung.

Beispiel für eine dreitägige Geschäftsreise in Deutschland

Für das bessere Verständnis können wir eine Beispielrechnung für eine dreitägige Geschäftsreise in Deutschland vornehmen:

• Tag 1: Dabei handelt es sich um einen Anreisetag und eine zeitliche Betrachtung ist nicht notwendig. Hier werden 14 Euro für den Verpflegungsmehraufwand angerechnet.
• Tag 2: Du bist im Rahmen einer Dienstreise den gesamten Tag unterwegs, dementsprechend stehen dir erst einmal 28 Euro für diesen Tag zu. Da du dich aber für das Frühstück im Hotel entschieden hast, müssen 20 Prozent (5,60 Euro) von der Pauschale abgezogen werden. Deshalb können für diesen Tag 22,40 Euro abgerechnet werden.
• Tag 3: Hierbei handelt es sich um einen Abreisetag, dessen Pauschale 14 Euro beträgt. Da du wiederum gefrühstückt hast, müssen erneut 20 Prozent der Gesamttagespauschale abgezogen werden. Für diesen Tag verbleiben lediglich 8,40 Euro zur Abrechnung.

Für den gesamten Verpflegungsmehraufwand können in der Summe 44,80 Euro geltend gemacht werden.

Verpflegungsmehraufwand 2023 im Ausland

Für eine Dienst- oder Geschäftsreise ins Ausland werden andere Pauschalen zur Berechnung herangezogen. Grund hierfür sind die Lebenshaltungskosten in anderen Ländern. Die jeweiligen Pauschalen werden vom Bundesministerium der Finanzen jährlich neu bekanntgegeben. Ist das Land nicht in der Liste des Bundesministeriums der Finanzen aufgeführt, können die Werte von Luxemburg angesetzt werden.

Als ungefähre Richtwerte können verschiedene Länder angeführt werden. In Dänemark sind für den An- und Abreisetag 50 Euro sowie für einen Aufenthalt von mindestens 24 Stunden 75 Euro vorgesehen. Damit bewegt sich Dänemark im oberen Segment. In Frankreich wird sogar zwischen einzelnen Regionen unterschieden. In Paris und den Departements 92-94 liegen die Beträge bei 39 Euro beziehungsweise 58 Euro, während in Marseille lediglich 31 Euro für den An- und Abreisetag und bei einem Mindestaufenthalt von 24 Stunden 46 Euro abgerechnet werden können.

Für Luxemburg, das als Richtwert für alle Länder gilt, können 42 Euro für den An- und Abreisetag und 63 Euro für einen Aufenthalt von mindestens 24 Stunden als Pauschalen eingereicht werden.

Im Jahr 2023 hat es in verschiedenen Ländern aufgrund der Inflation eine deutliche Anhebung der Pauschalen gegeben. Alle aktuellen Informationen finden sich im Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2023“

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