Coronakonformes Sommerfest planen: 15 Eventideen für 2021

30/04/2021 Category: hey!Wissen

2020 hatte uns die Corona-Pandemie voll im Griff und veränderte unser aller Privat- und Berufsleben. Events waren nur sehr eingeschränkt möglich, Remote Work und Hybrid Work waren auf einmal eine Ausnahme mehr, sondern in vielen Branchen die Regel. 2021 gibt es zwar Lichtblicke, doch es ist schon abzusehen, dass auch dieser Sommer nicht normal wird. Firmenevents werden wir weiterhin nicht im selben Format wie früher durchführen können. Das bedeutet nicht, dass wir keine Firmen-Sommerfeste feiern können. Wir müssen allerdings darauf achten, alle Hygienevorschriften zu beachten und neue Konzepte entwickeln, wie wir sicher gemeinsam Zeit verbringen können.

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In diesem Artikel stellen wir euch verschiedene Ideen vor und teilen unsere Erfahrungen mit coronakonformen Sommerfesten mit euch.

Sommerfest 2021 – vor diesen Herausforderungen stehen wir in Zeiten der Pandemie

Sommerfeste sind von Hause aus einfacher durchzuführen als Weihnachtsfeiern, die traditionell meistens eher in geschlossenen Räumen stattfinden. Unter freiem Himmel sind Events zumindest eingeschränkt möglich, das Risiko ist deutlich geringer. Und das ist die gute Nachricht: je nachdem, wie sich die Situation entwickelt, müssen Konzepte angepasst werden, es gibt jedoch eine gute Chance, dass Sommerfeste in diesem Jahr möglich sind.

Abstand halten, Maske tragen und Hände waschen – diese Alltagsregeln haben sich haben sich uns allen inzwischen fest eingeprägt. Alle, die regelmäßig einkaufen gehen oder sich in vollen öffentlichen Verkehrsmitteln aufhalten, wissen: wo viele Menschen zusammenkommen, ist es eine Herausforderung, den notwendigen Sicherheitsabstand einzuhalten. Ohne eindeutige Regeln und gute Konzepte ist es sogar unmöglich. Wo Speisen verzehrt und Getränke ausgeschenkt werden, ist es noch schwieriger, denn hierfür müssen wir die Maske ablegen.

Zu den Auflagen, an die wir uns halten müssen, kommt die Unsicherheit über die sich ständig ändernden Bestimmungen. Doch mit einem steigenden Anteil geimpfter und genesener Menschen steigt die Hoffnung auf einen wenn auch nicht ganz normalen Sommer, aber dennoch auf warme Monate, in denen wir wieder zusammen sein können – wenn wir uns an die Regeln halten und gute Konzepte entwickeln.

6 Tipps für ein gutes Hygienekonzept

Wie erwähnt, ändern sich Bestimmungen laufend, darum ist es unabdingbar, vor dem Sommerfest abzuklären, was die aktuellen Maßnahmen sagen, was erlaubt ist und was nicht. Unter der Voraussetzung, dass Events im Freien unter Auflagen möglich sind, helfen Dir die folgenden Tipps bei der Erstellung Deines eigenen Hygienekonzepts für Dein Firmen-Sommerfest.

Temperaturmessung & Gesundheitserklärung beim Eintritt

Bei der Ankunft an der Eventlocation wird zuerst die Temperatur gemessen, um sicherzustellen, dass niemand mit Fieber das Sommerfest besucht. Teilnehmende müssen eine Gesundheitserklärung abgeben und ein negatives Testergebnis (PCR-Test vorab oder Schnelltest vor Ort) vorlegen. Erst dann dürfen sie die Location betreten und am Sommerfest teilnehmen.

Dieser Hinweis sollte möglichst schon in der Einladung stehen, damit alle Teilnehmenden über den Ablauf informiert sind. Wer beispielsweise Erkältungssymptome spürt oder nicht dazu bereit ist, einen Test vorzulegen oder sich testen zu lassen, hat so die Möglichkeit, zu Hause zu bleiben.

Kontaktlose Bezahlung während des Events

An den Verkaufsständen auf dem Sommerfest wird nur kontaktlos bezahlt, um unnötigen Kontakt zu vermeiden. Dies stellt sicher, dass der Sicherheitsabstand zwischen Servicepersonal und Teilnehmenden so weit wie möglich eingehalten werden kann. Informiert alle Teilnehmenden am besten vorab darüber – heutzutage hat zwar fast jede und jeder eine EC-Karte oder Kreditkarte dabei, ein Hinweis kann jedoch dennoch nicht schaden, um Enttäuschungen zu vermeiden.

Social Distancing: Zusätzlicher Abstand zwischen den Ständen und Tischen

Einer der wichtigsten Punkte im Hygienekonzept für das Sommerfest ist Social Distancing. In der Location sollte ausreichend Platz vorhanden und auf Sicherheitsabstand geachtet werden. Damit die Verantwortung für die Umsetzung nicht beim Catering-Servicepersonal oder Veranstalter liegt, ist zusätzliches Sicherheitspersonal sicher, dass darauf achtet, dass alle Teilnehmenden sich an das Abstandsgebot halten.

Vor den Essens Hotspots, an denen naturgemäß viele Personen zusammenkommen, sorgen Markierungen am Boden für den notwendigen Abstand und zeigen genau an, wo sich Teilnehmende anstellen sollen und wie viel Abstand zu halten ist. Dies gilt auch für sanitäre Einrichtungen.

Obligatorische Masken für Teilnehmende, Dienstleister & Servicepersonal

FFP2- Masken sind verpflichtend für alle Teilnehmenden und Verkäufer. Einzige Ausnahme ist das Verzehren von Speisen und Getränken in gekennzeichneten Food Areas. Auch hier muss auf Abstand geachtet werden, gerade wegen des erhöhten Risikos, da niemand beim Essen eine Maske trägt. Um Kundinnen und Kunden und Sevicepersonal zu schützen, werden die Verkaufsstände zusätzlich mit einem „Spuckschutz“ (Plexiglas-Scheibe) geschützt.

Sanitizer Stationen zur Desinfektion auf dem Sommerfest

Es gibt ausreichende Desinfektions- und Handwasch-Stationen auf dem Gelände. Zusätzliche Sanitizer Stationen werden am Eingang, an den Essensständen und sanitären Einrichtungen aufgestellt. Darüber hinaus gilt für alle Besucherinnen und Besucher ein Handshake-Verbot an den Ellbogen-Bump als Begrüßung und Verabschiedung haben wir uns doch ohnehin alle gewöhnt!

Möglichkeiten zur Kontaktverfolgung nach dem Event

COVID-19 hat dazu beigetragen, den technologischen Fortschritt bei Veranstaltungen zu beschleunigen: Apps werden zunehmend eingesetzt für: Digitale Tickets, Kontaktlisten, Menüs und Bestellungen, Zahlungen etc. Werden für das Sommerfest Tickets verkauft, sind digitale Eintrittskarten eine gute Idee. Alle Teilnehmenden müssen sich mit ihren Kontaktdaten registrieren, sodass bei möglichen Infektionen eine anschließende lückenlose Kontaktverfolgung möglich ist.

15 Event-Ideen für Euer Sommerfest, die auch 2021 funktionieren

Die Tipps zum Hygienekonzept deuten es schon an: 2021 funktionieren Event-Ideen, die im Freien stattfinden und ausreichend Abstand zulassen. Sportliche Aktivitäten, die ohne Körperkontakt nicht möglich sind (beispielsweise Team-Beachvolleyball) und Locations, in denen nicht ausreichend Platz vorhanden ist (beispielsweise kleine Boote), sind zu Pandemiezeiten nicht geeignet. Zum Glück gibt es zahlreiche andere Ideen und Konzepte, die ebenso viel Spaß machen und sicher umgesetzt werden können.

1. Street Food Markt

Street Food liegt im Trend – und kann so vielseitig sein. Typisch Amerikanische Burger vom Burger Truck, vietnamesische Sandwiches oder traditionelle Küche. Food Trucks sind nicht nur praktisch und flexibel, sie sind auch ein echter Blickfang und eignen sich gut als Herzstück des Sommerfestes. Warum nicht einen Street Food Markt veranstalten mit verschiedenen Trucks – beispielsweise einem Burger Truck, einem mobilen Kaffeewagen und einem Ice Cream Truck? Aufgebaut werden können sie überall, wo es passende Anschlüsse und ausreichend Platz gibt – beispielsweise auf dem Firmenhof.

2. Barbecue: Firmengrillen zum Sommerfest

Gemeinsames Grillen ist vermutlich die ultimative Sommerfest-Idee. Wenn Du denkst, das ist langweilig, dann sieh Dir unsere BBQ-Ideen für das Sommerfest an – Grillen kann mehr sein als nur Steaks, Koteletts, Würstchen und Grillgemüse. Möchtest Du das Barbecue von einem Profi durchführen lassen, bieten sich beispielsweise BBQ-Trucks oder anderes professionelles Grill-Catering an. Denkt daran, alle Ernährungsgewohnheiten und Allergien zu berücksichtigen (vegetarische, vegan, glutenfrei, halal, usw.), professionelle Dienstleister werden Euch nach solchen Punkten befragen und ein entsprechendes Menü für Euer Sommerfest planen.

3. Beach Party

Was fühlt sich mehr nach Sommer an als das Gefühl von Strand und Meer? Egal, ob jemand Typ Berg oder Typ Meer ist, eine Beach Party macht allen gute Laune. Sommerliche Cocktails, passende Dekoration, Beach Music und ein darauf abgestimmtes Catering-Menü (karibisch vielleicht oder lieber mediterran?) und schon kommt Sommerstimmung auf!

4. Gartenfest

Gerade als Kontrast zum Arbeitsalltag im Büro oder Home Office sind ein paar Stunden im Grünen ein kleiner Wellness-Urlaub. Vielleicht hat von den Kolleginnen und Kollegen jemand ein großes Grundstück zur Verfügung, auf dem gefeiert werden kann, oder ihr mietet eine passende Location. Das Gartenfest lässt sich gut mit einem Barbecue verbinden, kann jedoch auch ganz anders ausgerichtet werden. Eine sommerliche Bowle, ein Buffet mit frischen Salaten und Fingerfood und leichte Desserts als Nachtisch zum Beispiel?

5. Rooftop Party

Soll es etwas urbaner sein? Eine Rooftop Bar oder sogar die eigene Firmen-Dachterrasse ist eine spektakuläre Location für das Sommerfest. Gute Gespräche beim Blick über die Stadt, professionell gemixte Cocktails und Flying Fingerfood sorgen für eine lockere Atmosphäre. Die Voraussetzung ist hier natürlich, dass für die Anzahl an Personen ausreichend Platz vorhanden ist und auf Abstand geachtet werden kann.

6. Sommerfest am Wasser

Wer verbringt nicht gern Zeit am Meer, an einem Fluss oder See? Gerade an heißen Sommertagen ist die Kühle des nahen Wassers eine willkommene Erfrischung. Locations am Wasser gibt es einige, beispielsweise Restaurants oder andere Eventlocations. Kombinieren lässt sich ein Sommerfest am Wasser zum Beispiel mit der passenden Musik (tanzen funktioniert auch mit Abstand) und einem ausgefallenen Gala Dinner oder frischen Fingerfood-Buffet.

7. Historische Sommer-Mottoparty

Gibt es in der Nähe aufregende historische Locations? Ein Schloss oder eine Burg zum Beispiel? Ein guter Anlass für eine Mottoparty mit passender Bekleidung, Musik und Speisen aus einer bestimmten Epoche. Natürlich könnt ihr auch ein bestimmtes Jahrzehnt auswählen, wenn es nicht ganz so weit in der Geschichte zurück gehen soll. Eine 70er oder 80er Party in passender Location?

8. Wine Tasting, Beer Tasting oder Whiskey Tasting

Trinkt ihr gern guten Wein oder habt ihr viele Bierkenner in eurem Team? Whiskey-Liebhaber? Vielleicht ist ein Wine, Beer oder Whiskey Tasting eine Idee für euer Sommerfest. Das geht übrigens auch virtuell – falls Zusammenkünfte in Gruppen nicht möglich sein sollten. Jede und jeder von euch erhält eine Tasting Box nach Hause geschickt, gemeinsam lasst ihr euch von einer fachkundigen Expertin oder einem Experten die Unterschiede erklären und durch das Tasting leiten. Sieh Dir unsere verschiedenen Tasting Boxen und Virtual Cocktail Hours an, es ist bestimmt etwas Passendes für Euch dabei!

Home Workout & Yoga als Virtual Event

9. Sportliches Sommerfest

Vielleicht steht euch auch eher der Sinn nach sportlichen Aktivitäten. Nicht jeder Sport ist problematisch, es gibt ausreichend Sportarten, die sich mit Sicherheitsabstand ausüben lassen. Vielleicht macht ihr gemeinsam eine Radtour und kehrt in der Pause in einer guten Location ein. Spielt gemeinsam Gold oder Minigolf, versucht euch an Disc Gold oder an Stand Up Paddling auf einem der Seen in eurer Nähe. Auch ein Bigenschießen Workshop oder ein Darts Tunier lassen sich sicher umsetzen.

10. Gemeinsam tanzen

Auch tanzen ist mit Maske und Abstand kein Problem. Livemusik macht das Sommerfest zu einem besonderen Highlight, aber auch ein guter DJ kann für die passende Stimmung sorgen. Lasst jede und jeden ihre Lieblingslieder mitbringen oder stellt die Party unter ein bestimmtes Motto, eine Musikrichtung, eine Region oder ein Jahrzehnt.

11. Kochkurs oder Cocktail Workshop

Gemeinsam etwas zu lernen, schweißt das Team zusammen und ist deshalb eine beliebte Teambuilding Aktivität, die sowohl vor Ort als auch virtuell umgesetzt werden kann. Warum nicht einen Workshop zum Sommerfest buchen? Lasst euch von einem professionellen Koch die Zubereitung leckerer Speisen zeigen oder lernt von einer Cocktail Expertin, wie ihr die leckersten Getränkt mischt. Auch diese Idee funktioniert sowohl offline als auch virtuell – beispielsweise mit unseren Virtual Events.

12. Team Challenge

Eine Team Challenge kann ganz unterschiedlich ausfallen und ist bei Bedarf sogar virtuell möglich (ein Beispiel können Online Escape Rooms sein) – das Wichtigste ist, dass ihr euch gemeinsam einer Aufgabe stellt und diese löst. Das fördert die Zusammenarbeit und das Vertrauen innerhalb des Teams. Vielleicht möchtet ihr die Challenge mit einem Motto-Sommerfest kombinieren – zum Thema Mittelalter beispielsweise.

13. Stadtrallye

Erkundet eure Stadt mit anderen Augen. Besonders für Teamies, die erst neu dazugezogen sind, aber auch für Alteingesessene kann eine Stadtrallye aufregend sein und neue Blickwinkel eröffnen. Es gibt zahlreiche professionelle Anbieter, die solche Events für euch organisieren – auf Wunsch sogar mit einem bestimmten Motto.

14. Karaoke

Nicht nur als Teambuilding Event, auch für die Sommerfeier ist ein Karaoke-Abend eine gute Idee. Mit Maske singt es sich schlecht, daher ist hier besonders auf ausreichende Abstände und ein gutes Sicherheitskonzept zu achten. Ihr braucht nur eine Location, das passende Equipment und Getränke, damit die Stimme nicht zu trocken wird.

15. Virtuelle oder hybride Sommerparty feiern

Sollte es im Sommer 2021 doch nicht möglich sein, sich in einer größeren Gruppe zu feiern, ist das kein Grund, das Sommerfest ausfallen zu lassen. Es gibt viele gute Konzepte für virtuelle oder hybride Sommerfeste, einige davon haben wir euch oben angedeutet. Vielleicht ist ein Teil des Teams vor Ort, der Rest ist remote dabei. In diesem Artikel über Hybride Events findet ihr viele weitere Ideen.

Konkrete Beispiele für Sommerfeiern (Case Studies)

Die Ideen sind Dir zu abstrakt? Die folgenden beiden Case Studies geben Dir einen Einblick über beispielhafte Konzepte und Abläufe zwei ganz unterschiedlicher Sommerfeiern.

1. Hybrides Sommerfest

Das hybride Sommerfest beinhaltet:

  • Eröffnungsrede

  • Hybrid Live Cooking Show

  • Team Quiz

  • Nominierung

Dieses Format eignet sich besonders für Firmen mit größeren Teams (ab 50).

Das Konzept erfordert einen hohen Grad an Professionalität, eine exakte Event Timeline und Agenda, um den reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

Für das Budget muss etwa mit mindestens 40€/ Person gerechnet werden.

Beispielkonzept

  1. Sommer Konzept “Hot Foods for Hot Times”

  2. Umfang

  3. Branding

  4. Personalisierung

Beispiel Planung:

  1. Save the Date

  2. Live-Cooking Menü Planung & Buchung Koch

  3. Einladungen + Auswahl Menü Option

  4. Versand Verpflegung / Drinks

  5. Briefing Technik / Synch Onsite & Online Teilnehmer

  6. Dry-run Live-Stream

Beispiel-Programm

18.00 Welcome Speech CEO 18.30 Sterne Koch Live-Cooking Workshop 19.15 Team Quiz Turnier 19.45 Siegerehrung

Virtual Event finden (Party)

2. Food Truck Sommerparty mit Pre-Order App

Unser zweites Beispiel-Sommerfest ist ein In-Person-Event. Die Eckdaten:

  • App Vorbestellung

  • Eröffnungsrede

  • Onsite Foodtruck Opening

  • Live Musik

Das Format eignet sich für größere Teams mit mindestens 100 Personen. Es erfordert ein Corona-Konzept sowie die oben beschriebenen Markierungen. Die Teilnehmenden sollten eine gewisse Tech-Affinität mitbringen.

Als Budget ist mit mindestens 20€ pro Person zu rechnen.

Beispiel Konzept

  1. Sommer Konzept “Foodtruck Festival”

  2. Umfang

  3. Branding

  4. Personalisierung

Beispiel Planung

  1. Save the Date

  2. Corona Konzept, Foodtruck Planung & Buchung Band

  3. Einladungen + Pre-Ordering + Pick-up Slots Menüs

  4. Briefing Technik / Musik, Double-Check Laufwege, Markierungen, Hygiene

Beispiel Programm

vorab Pre-Ordering der Menüs und Vorbuchen Food Pick-up Slot 18.30 Welcome Speech CEO 19.15 Time to eat! 20.00 Music

Diese beiden Konzepte haben Dir hoffentlich einen kleinen Eindruck verschafft, was auch 2021 möglich ist und dass das Sommerfest nicht ausfallen muss, auch wenn weiterhin strenge Hygienerichtlinien gelten oder es sogar strikte Kontaktbeschränkungen geben sollte.

Virtuelles Event finden

Sommerfest planen mit heycater!

Planst Du Eure Sommerfeier und suchst nach weiteren Ideen oder Unterstützung? Unsere Eventexperten beraten Dich gern und erarbeiten das perfekte Corona-konforme Konzept für Dich und Deine Firma. Nimm Kontakt zu uns auf, wir unterstützen Dich gern, vom Konzept bis zur Organisation des passenden Caterings für euer Sommerfest.

Hast Du in diesem Artikel Anregungen für euer nächstes Sommerfest gefunden? Teil ihn gern mit Deinen Kolleginnen und Kollegen!

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