HR Software - Tools fürs Personalmanagement 2023

Eine gute HR Software erhöht die Effektivität im Personalbereich und reduziert damit die Kosten. Die Aufgaben und Einsatzmöglichkeiten für Tools im Personalmanagement sind vielseitig, das Angebot auf dem Markt schwer überschaubar. In diesem Artikel stellen wir dir Tools mit ihren Eigenschaften vor, um dir die Auswahl zu erleichtern.

Aufgaben einer Personalmanagement-Software

Die Aufgaben einer Personalmanagement-Software sind umfassend und detailliert, denn nur so kann sie den höchsten Anforderungen gerecht werden. Zielstellung ist die Standardisierung und Automatisierung vor allem der administrativen Aufgaben im Personalbereich. Dazu zählen unter anderem das Recruiting zu vereinfachen und die Kosten für Neueinstellungen zu reduzieren, indem die Zeit und der Aufwand für den Bewerbungsprozess bis hin zur Einstellung des Mitarbeiters deutlich reduziert werden. Die Software ermöglicht das schnelle Erfassen und Verwalten personenbezogener Daten unter Beachtung der Datenschutzgesetze sowie eine vereinfachte Auswertung. Auf diese Weise können Prozesse automatisiert und notwendige Informationen schneller abgerufen werden.

Neues HR Tool einführen in 5 Schritten

Die Entscheidung zugunsten eines Tools ist ein wichtiger Schritt zur Erhöhung der Effektivität im Personalbereich. Eingeplant werden muss die Einführung neuer Tools, die sich mit der Schulung der Mitarbeiter als zeitaufwendig erweisen kann. Mit folgenden Schritten lässt sich dieser Prozess vereinfachen:

1. Für das Tool müssen ein oder mehrere Verantwortliche benannt werden, die selbst umfassende Kenntnisse des Tools durch eine Schulung gewonnen haben und die Einführung vorantreiben können.

2. Eine Befragung der HR-Verantwortlichen hinsichtlich der Anforderungen erleichtert nicht nur die Suche nach einer passenden HR-Software, sie macht auch die Umstellung auf das neue Tool einfacher und erhöht die Akzeptanz unter den Nutzern. Idealerweise erfüllt das Tool alle genannten Kriterien und egalisiert die Schwächen bislang verwendeter Software.

3. Vor der endgültigen Nutzung ist es empfehlenswert, eine Testumgebung zu schaffen. Die HR-Mitarbeiter können sich einarbeiten und umgehend ein Feedback zur Einrichtung beziehungsweise Nutzung geben.

4. Für die ideale Integration der Software ist es ratsam, einen Workflow innerhalb des Teams zu definieren. Werden bestimmte Aufgaben wie die Datenpflege an einen oder mehrere Mitarbeiter vergeben? Wie kann der aktuelle Status einer Bewerbung erfasst oder festgelegt werden? Welche Stellen sind noch offen und welche Aufgaben sind damit verbunden? Lassen sich Termine innerhalb des Tools organisieren?

5. In regelmäßigen Abständen gilt es, die aktuelle Software zu hinterfragen. Wird das Tool derzeit allen Anforderungen gerecht? Kann es mithalten mit dem Wachstum des Unternehmens? Braucht es ein anderes Paket, neue Module oder Erweiterungen?

Welche Arten von HR Software gibt es?

Das Angebot von HR-Software ist vielseitig und sehr lösungsorientiert. Anbieter können Unternehmen entweder eine All-in-one-Lösung anbieten oder mit ihrer Software einen Teilbereich des Personalwesens abbilden. Abhängig ist dies in der Regel von der Größe des Unternehmens und welche indviduellen Anforderungen an die Software gestellt werden. Idealerweise sollte das Tool alle Funktionen abdecken, die vom Unternehmen eingefordert werden.

Die wichtigsten Aufgaben einer HR-Software im Überblick:

Recruiting

• Bewerbermanagement: Das Erfassen von Daten der BewerberInnen unter Berücksichtigung des Datenschutzes.

• Stellenanzeigen: Die Software sollte ein vereinfachtes Erstellen, Veröffentlichen und Verteilen von Stellenanzeigen durch Textbausteine und eine automatisierte Erstellung von neuen Jobangeboten mit wenigen Klicks ermöglichen.

• Bewerbungsunterlagen: Zum Abruf vor einem Gespräch ist die digitale Speicherung von Bewerbungsunterlagen eine zentrale Anforderung an die Software.

• Prozesse & Status: Mit Hilfe der Software sollte ein Bewerbungsprozess aufgesetzt werden können, der nicht nur den eigenen Mitarbeitern eine leichte Übersicht verschafft, sondern auch automatisierte Benachrichtigungen an Bewerberinnen und Bewerber über den Bewerbungsstatus versendet.

• Bewerberpool: Alle Verantwortlichen im HR-Bereich sollten mit Hilfe der Software einen Einblick in den Bewerberpool erhalten können.

• Vorstellungsgespräche: Die Organisation von Bewerbungsgesprächen ist ein wesentlicher Bestandteil der Personalmanagement-Software.

• Statistiken: Das Tool sollte relevante Statistiken zum Recruiting Prozess erstellen können. Interessant sind die erfolgreichsten Kanäle sowie die neu besetzten Stellen innerhalb des Unternehmens.

Onboarding

Der Onboarding-Prozess hat in den vergangenen Jahren deutlich an Stellenwert gewonnen. Schon ab dem Moment der Einstellung sollte der neue Mitarbeiter mit einem guten Gefühl mit dem Unternehmen verbunden sein. Die Digitalisierung und die Datenverarbeitung spielen dabei eine zentrale Rolle. Mit einem Frageformular an neue Mitarbeitende lässt sich das Onboarding für das Unternehmen erleichtern, während ein Lernportal mit Dokumenten und Lehrmaterial für die Einarbeitung den Einstieg deutlich erleichtert. Mit Hilfe einer passenden Personalmanagement-Software kann diese Anforderung gewährleistet und im Unternehmen eingesetzt werden.

Digitale Personalakte ersetzt den Aktenordner

Die digitale Personalakte ist eine Unabdingbarkeit im Personalmanagement. Es gibt noch unzählige Firmen, die alle notwendigen Informationen über ein Datenblatt bei Excel abbilden, das eine ständige manuelle Aktualisierung erforderlich macht. Mit der digitalen Personalakte innerhalb einer HR-Software können alle persönlichen Daten und Dokumente an einem Ort verwaltet werden. Bankverbindungen, Krankenversicherungen und viele weitere relevante Informationen können Personen zugeordnet werden. Der klassische Aktenordner sollte damit der Vergangenheit angehören.

Mitarbeiterportal für wichtige Informationen innerhalb des Unternehmens

Das Mitarbeiterportal kann je nach Unternehmen unterschiedlich gestaltet werden. Die Größe der Firma ist letztendlich entscheidend, welchen Funktionsumfang die Software leisten muss. Zu den wichtigsten Anforderungen gehören:

• Das Portal erleichtert die Kommunikation und den Austausch mit der Personalabteilung.

• Es bietet sich als zentrale Informationsstelle innerhalb des Unternehmens an.

• Es sollte das Einreichen von Urlaubsanträgen ermöglichen.

• Dienstpläne können hier veröffentlicht und Wünsche für kommende Monate eingetragen werden.

• Das Mitarbeiterportal liefert umfassende Informationen zur Weiterbildung und ist ein Wissensportal für notwendige Schulungen (im Catering Bereich beispielsweise Schulungen zu Hygiene).

• Die Selbstständigkeit der Mitarbeiter wird mit dem Funktionsumfang gefördert.

Zeiterfassung zur Übersicht für Mitarbeiter & Unternehmen

In zahlreichen Unternehmen im Bereich “Catering” spielt die Zeiterfassung eine zentrale Rolle zur Lohnabrechnung. Dazu sollte es möglich sein, über die Personalmanagement-Software den Arbeitsbeginn, die Pausen sowie das Arbeitsende zu erfassen. Dadurch ergibt sich sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen eine Übersicht zu den Überstunden beziehungsweise den ausstehenden Minusstunden. Die projektbezogene Erfassung der Arbeitszeit unterstützt die Übersicht zu den Personalkosten, die womöglich in Rechnung gestellt werden müssen. Dieser digitale Prozess mittels einer Software ersetzt Excel-Tabellen und Stundenzettel in Papierform. Im besten Fall ist das Online-Arbeitszeitkonto auch von Mitarbeitenden einsehbar.

Planung von Anwesenheit und Urlaub

Auf der Suche nach dem passenden Tool fällt der Personalplanung mit Anwesenheitszeit und Urlaub eine zentrale Rolle zu. Die HR-Mitarbeiter können dort den Urlaubsanträgen stattgeben oder die eingehenden Krankmeldungen erfassen. Diese Daten werden vom Tool automatisch an den Dienstplan übergeben, worauf der Verantwortliche bei der Personalplanung reagieren kann.

Workflow & Projektmanagement mit Automatismen

Fällt die Wahl auf eine All-in-One-Lösung, wäre die Integration eines Workflow Management Systems von Relevanz. Dabei gilt es, automatische Prozesse zu entwickeln, die beim Onboarding oder Offboarding von Bedeutung sind. Ein Beispiel wäre das Ausscheiden eines Mitarbeiters: In diesem Fall müssen verschiedene Accounts deaktiviert werden. Eingehende Mails auf der personalisierten Mailadresse des ausscheidenden Mitarbeiters werden weitergeleitet, damit keine Informationen und Kontakte verloren gehen. Die Abmeldung bei der Krankenkasse und weitere notwendige Schritte können vom Tool vollständig übernommen oder als wichtiger Hinweis hinterlegt werden.

Leistungsbewertung & Personalentwicklung

In vielen Unternehmen fallen die Leistungsbewertung und die Personalentwicklung ebenfalls in den Bereich HR. Mit einem Tool sollte es möglich sein, intern Mitarbeiter zu fördern und die jeweiligen Stärken optimal einzusetzen. Dazu müssen bei der Personalmanagement-Software folgende Anforderungen gegeben sein.

• Talentmanagement: Das Zusammensetzen von Teams, die sich idealerweise perfekt ergänzen.

• Anforderungsprofile: Für die Suche nach passenden Mitarbeitern werden Anforderungsprofile erstellt, die sich mit Bewerbern, aber auch mit internen Angestellten abgleichen lassen.

• Stärken: Das Erkennen von Stärken und Potenzialen bildet die Grundlage für die Weiterentwicklung der Mitarbeiter. Daraus lassen sich entsprechende Schulungen oder Weiterbildungen gezielt ableiten.

• Kompetenzen: Die Kompetenzen für jeden einzelnen Mitarbeiter zu erfassen und auszuwerten, kann wertvolle Unterstützung bei Personalentscheidungen liefern.

• Selbsteinschätzung: Die Selbsteinschätzung der Mitarbeiter mit den Angaben von Vorgesetzten usw. abgleichen, um bei Gesprächen entsprechende Perspektiven aufzeigen zu können.

Weiterbildung

Mit Unterstützung der gewonnenen Erkenntnisse zu den Kompetenzen der eigenen Mitarbeiter kann ein Lernportal entwickelt werden, auf dem beispielsweise alle wichtigen Dokumente und Ressourcen zur Einarbeitung und Weiterbildung bereitgestellt werden. Diese sind zu jeder Zeit von den Mitarbeitern abrufbar.

Die Planung von Weiterbildungsveranstaltungen innerhalb des Unternehmens oder durch externe Dienstleister für jeden Angestellten lässt sich problemlos realisieren und in den Arbeitsalltag integrieren. Der neu gewonnene Kenntnisstand wird nach dem erfolgreichen Abschluss im Tool automatisch übernommen.

Gehaltsabrechnung

Eine große Gewichtung genießen die Lohnabrechnungen innerhalb des Unternehmens. Im Umgang mit den Mitarbeitern besitzen sie einen besonders hohen Stellenwert. Lassen sich diese automatisiert erstellen, kommt es bei der Auszahlung zu deutlich weniger Fehlern oder Verzögerungen.

Eine digitale Lohnabrechnung ersetzt die papierbasierte Gehaltsabrechnung und spart damit Porto, Ressourcen und Aufwand. Neben dem umweltschonenden Aspekt liegt ein weiterer Vorteil darin, dass die Mitarbeiter jederzeit selbst Zugriff auf die Abrechnungen haben.

Bei sehr umfassenden Softwarelösungen ist die Funktion der Lohnabrechnungen inklusive. Alternativ werden über eine Schnittstelle zu einer externen Lohnbuchhaltungssoftware die entsprechenden Vorgänge realisiert. Besonders hilfreich sind Features einer HR-Software, die einfache Exporte beispielsweise zum Steuerberater ermöglichen.

Mit Befragungen die Potenziale erkennen

Eine hohe Zufriedenheit unter den Mitarbeitenden garantiert ein gutes Arbeitsklima und das Verwirklichen von Unternehmenszielen. Um einer potenziellen Unzufriedenheit schon im Vorfeld entgegensteuern zu können, sind Befragungen ein hilfreiches Instrument. Auf diese Weise können Verbesserungspotenziale erkannt und Unternehmen mit Hilfe der Angestellten weiterentwickelt werden. Deshalb sollte das Personalmanagement-Tool gewährleisten, dass digitale Fragebögen versendet und ausgewertet werden können. Offboarding

Das Ausscheiden eines Mitarbeiters ist entgegen der allgemein gültigen Annahme mit sehr viel Arbeit verbunden. Neben den bereits erwähnten Abmeldungen können die einfache Erstellung des Arbeitszeugnisses aus Textbausteinen und Informationen aus der digitalen Personalakte für das Offboarding eine große Hilfe sein.

Weitere Aufgaben eines HR-Tools

Wer sich eine sehr komplexe Software wünscht, kann Features wie die Reisekostenabrechnung oder die Arbeitsmittelverwaltung integrieren lassen. Das Erfassen von Firmen-Laptops und Handys sowie die Nutzung von Firmenwagen ist für die Übersicht und Verwaltung von Bedeutung.

Ein Überblick über HR Tools 2023

Wir haben Euch eine kleine Übersicht an sehr wertigen HR Tools zusammengestellt. Diese kann als Entscheidungshilfe dienen.

Papershift

„Papershift ist bestechend einfach! Das Erstellen von Dienstplänen sowie die Erfassung von Arbeitszeiten geht mit der Cloud-Lösung von Papershift schnell und bequem auf allen Endgeräten, egal ob am PC, im Unternehmen, im Home Office oder unterwegs. Papershift ist ein Tool, das in der modernen Arbeitswelt daher in keinem Unternehmen fehlen darf.”

Sven Häwel (Head of Content & Brand von Papershift)

Fakten zu Papershift

• Online: https://www.papershift.com/

• Software zur Erstellung von Dienstplänen, Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Lohnabrechnungen uvm.

• Self-Service Zugang für Mitarbeiter

• Flexibel und individuell für alle Branchen anpassbar

d.vinci

„Mit unseren Softwarelösungen können Unternehmen besonders gut komplexe Unternehmensstrukturen abbilden (beispielsweise Filial- oder Holdingstrukturen). Im d.vinci Bewerbermanagement punkten wir mit der Integration von Microsoft Teams, was virtuelle Kennenlerngespräche enorm erleichtert. Im d.vinci Onboarding können Unternehmen ihren Onboardees ein Mitarbeiterportal für eine frühe Bindung zur Verfügung stellen und Aufgaben automatisiert abarbeiten. In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden legen wir großen Wert auf Augenhöhe: Beispielsweise dürfen unsere Kunden bei Softwarefeatures mitbestimmen und sie wissen durch unsere Kostenstruktur immer, woran sie sind. Wir berechnen nach Unternehmensgröße, nicht nach Nutzeranzahl und unser gesamter Support ist bereits inklusive.“

Lara Jagdmann (Marketing bei d.vinci)

Fakten zu d.vinci

• Online: https://www.dvinci.de/

• Verschiedene Produkte (Bewerbermanagement, Onboarding Software)

HeavenHR

"Mit unserer kollaborativen HR-Software deckt ihr als Unternehmen nicht nur alle HR-Prozesse in eurem Unternehmen ab, sondern erledigt auch die Lohnbuchhaltung effizient und einfach. Dafür haben wir verschiedene Module in unserer Software integriert:"

Fakten zu HeavenHR

• Online: https://www.heavenhr.com/web/

• Recruiting

• On- und Offboarding

• Digitale Personalakte

• Zeiterfassung

• Abwesenheiten

• Lohnabrechnung

• Reporting

Aber was macht uns so besonders?

"HeavenHR ist ganz schnell einsatzbereit. Die Implementierung dauert nur wenige Tage bis Wochen. Denn Kontakte aus Listen und anderen Lösungen können wir problemlos importieren.

Mit HeavenHR 2.0 gehen wir einen ganz neuen Weg. Wir sind überzeugt, dass Zusammenarbeit der Schlüssel ist, um noch effizienter im Arbeitsleben zu sein. Deshalb haben wir eine kollaborative Software entwickelt, auf der alle, die irgendwie in die HR-Prozesse im Unternehmen involviert sind, arbeiten können: also externe Recruiter:innen, Teamleiter:innen, Lohnbuchhalter:innen und so weiter. Mit unseren cleveren Nutzer:inneneinstellungen entscheiden HR-Verantwortliche dann einfach selbst, was wer sehen kann.

Wenn alle gemeinsam arbeiten, können sie zusammen erfolgreich sein und schaffen so Zeit und Platz für andere Aufgaben. “Wie sieht diese Zusammenarbeit konkret aus?”, fragt ihr euch vermutlich. Mitarbeiter:innen können bisher Daten wie ihre Adresse in ihrer Personalakte ändern. Wir wollen mit HeavenHR 2.0 noch einen Schritt weitergehen. In der Software können Beschäftigte alles, was sie sehen, auch ändern - so zum Beispiel auch das Gehalt. Keine Sorge. Personaler:innen müssen es noch genehmigen. Aber Mitarbeiter:innen sind in der Lage, auch einen Kommentar zu hinterlassen. Besonders diejenigen, die Angst haben, ihre Teamleiter:innen direkt auf sowas anzusprechen, werden davon profitieren. Außerdem gibt es Mitarbeiter:innen Verantwortung und damit Motivation. Diese kleine Änderung in unserer Software kann der Anstoß für großartige Gespräche und Verhandlungen sein.

Mit unserer HR-Software bieten wir viele clevere Funktionen, damit Personaler:innen HeavenHR so personalisieren können, wie sie es brauchen. Mitarbeiter:innen müssen am Firmengeburtstag nicht arbeiten? Dann tragt diesen Tag als festen Feiertag in die Software ein. Ihr habt für verschiedene Abteilungen individuelle On- und Offboarding-Aufgaben? Erstellt euch dafür einfach Templates, die ihr immer wieder mit einem Klick kopieren könnt. Das sind nur zwei von ganz vielen Szenarien, bei denen ihr die Software an euch und euer Unternehmen maßgeschneidert anpassen könnt.

Zudem bieten wir optional die Auslagerung eurer Lohnbuchhaltung an. Wollt ihr noch effizienter sein, übernehmen wir diesen Prozess für euch. Denn wir haben ein großes Team an Lohnbuchhalter:innen, die absolute Expert:innen auf ihrem Gebiet sind.

Zusammengefasst schafft ihr als HR-Manager:innen mit HeavenHR also Platz auf eurem Schreibtisch, arbeitet reibungslos mit anderen zusammen und habt somit wieder mehr Zeit für eure Mitarbeiter:innen. Klingt doch toll, oder? Wer sich mehr über unser neues Konzept der kollaborativen Software anschauen will, findet auf unserer Website mehr Infos dazu."

Victoria Scholz (Marketing und Content bei HeavenHR)